Administración de Documentos

La administración de documentos tiene sus raíces en Norteamérica, pero con base en la teoría Archivística europea, ésta se crea poco después del establecimiento del Congreso en Washington como resultado del constante cambio de sede y por consecuencia de sus documentos, surge entonces la necesidad de investigar si todos los documentos son imprescindibles o si su resguardo es por demás inútil, ya que su mantenimiento, cuidado y traslado implicaba un considerable desembolso de recursos, al mismo tiempo la proliferación de estados y por ende de funciones a raíz de la democratización, la utilización de nuevos soportes para difundir los acontecimientos, culturales y políticos, etc., surge la innovación de la administración científica para la gestión de asuntos públicos, para lo cual el aparato burocrático de ese país crea comisiones cuyo interés esta centrado en la utilización y conservación de los documentos con fines de rentabilidad y eficacia, los resultados arrojados por estas comisiones fueron entre otras cosas la creación de leyes cuyo propósito se centraba en la normalización de los documentos creados por el sistema, evitando así los documentos para trámites poco útiles; sin embargo, no fue suficiente ya que la problemática persistía, entonces para el año 1938 se dan cuenta que los archivos nacionales se encontraban rebasados en cuanto a su capacidad de almacenaje y se crean políticas para la eliminación de documentos, en las cuales se contemplan la utilización de cuadros de conservación para aligerar el problema, mismo que se agravó cuando ese país entra en el segundo conflicto bélico mundial, ya que continúa creciendo las gestiones referentes a los asuntos bélicos; así como nuevas oficinas, hasta entonces surgen nuevas comisiones encargadas de solucionar la problemática, poco después se reconoce legalmente el records management, por parte de la Federal Records Act., cuyo objetivo principal era el estudio de la tipología documental, su valoración, vigencia, clase y calidad de su información, normalización de documentos, regulación de las transferencias, clasificación con base al organigrama, ordenación de las series, expurgos y listados, preparación de informes ante la solicitud de antecedentes, elaboración de índices, programas, formularios para mecanización y todo procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia en el manejo de los documentos de archivos federales.

No obstante la considerada nueva disciplina “administración de documentos” garantizaba las operaciones y eficiencia de los archivos, pero no era completamente aceptada por administradores e historiadores, quienes argumentaban que la eliminación documental masificada sin métodos de selección traería consigo pérdidas irreparables en historia de ese país, esto no le importó al Gobierno quien ordenó el desalojo de la documentación considerada inútil y que generaba gastos innecesarios, hasta entonces se comienza a pulir esta disciplina acogiéndose a las circunstancias de ese tiempo adaptándose a los cambios los archivistas, historiadores y encargados de archivos, evolucionando así de acuerdo a las necesidades del mundo adoptando el concepto del ciclo vital del documento.

Por su parte el Consejo Internacional de Archivos define el término como un aspecto de la Administración General, relacionado con la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos, La UNESCO lo define, como una parte del proceso administrativo relacionada con la aplicación de principios de economía y eficacia tanto en la iniciación, seguimiento y uso de los documentos, como en su eliminación.

En México es reconocida y difundida la Administración de Documentos hasta el año de 1986, con la finalidad de aplicarla en los archivos federales y abatir la problemática en materia archivística que se encontraba rezagada, uno de los principales precursores en su aplicación fue Enrique Ampudia, en calidad de Director de Administración de Documentos del Archivo General de la Nación, éste consideraba una metodología para planear, dirigir, controlar, circular y conservar el uso de los documentos de cualquier Institución, es importante mencionar que en parte, este concepto es adoptado dentro del sistema integral de archivos y que hasta la fecha se encuentra en una lenta evolución debido a la falta de profesionalización de los encargados de archivos, recursos, etc. mismos que se irán disipando con la proliferación de nuevas legislaciones en materia archivística que se han dado en estos últimos años. 

 

Fuente: http://capacitacionarchivistica.blogspot.pe/2011/03/la-administracion-de-documentos.html