Diagnóstico Situacional del Archivo: una propuesta

Diagnóstico Situacional del Archivo: una propuesta 

El Diagnóstico Situacional Archivístico, es la primera etapa en la organización de un archivo donde se establecen los procedimientos metodológicos, se analiza y determina la situación y los problemas archivísticos de una institución, sea privada o pública.

Para realizar el Diagnóstico Situacional Archivístico, debe utilizarse una metodología que combine los aspectos normativos y teóricos en gestión documental con el fin de obtener una mezcla de actividades que en su conjunto describan de manera exacta la realidad actual del archivo.

Debemos establecer un método de análisis deductivo, de lo general a lo particular, clasificar los elementos a medir y evaluar.

Por ejemplo podemos medir: inventarios físicos, inventarios electrónicos, planes de mejoramiento archivístico, fondos, servicios, entrevistas, procesos y procedimientos archivísticos.

Primera etapa. Diagnóstico Situacional Archivístico

Esta primera etapa, nos permite explorar cuál es la situación y la problemática de un archivo.

Por medio del diagnóstico situacional archivístico podemos conocer la institución, su origen, la organización administrativa, la organización de los archivos de gestión, los trámites y gestiones administrativas, las clases y tipos documentales que se producen, etc.

Al iniciar considerar los siguientes criterios:

1. Identificar los objetivos, políticas y reglamentos de la institución.
2. Identificar las funciones, actividades y tareas del organismo y la documentación que se genera por cada una.
3. Conocer la gestión administrativa, sus normas, procedimientos y los trámites que se siguen.
4. Conocer la documentación que produce y utiliza la institución.
5. Identificar el sistema de clasificación, ordenación, descripción, selección, eliminación y transferencia de los documentos.
6. Identificar los tipos y series documentales.
7. Elaborar el flujo documental.
8. Elaborar instrumentos descriptivos.
9. Evaluar las condiciones físicas de los documentos.
10. Evaluar la selección y eliminación de la documentación de acuerdo con los plazos y las modalidades establecidas por la institución.
11. Describir los factores externos e internos del local de archivo. (Medidas y características del mobiliario, equipos en cada uno de los archivos de gestión y central)

Segunda Etapa. OBJETIVOS del Diagnóstico Situacional Archivístico

Los objetivos son los enunciados claros y precisos de las metas que se desea conseguir a través del diagnóstico situacioal archivístico. 

Los objetivos se dividen en generales y específicos.  Los objetivos generales son aquellos que tienen fines globales del diagnóstico archivístico y los objetivos específicos señalan los problemas particulares que se desea corregir.

Tercera Etapa.  Conociendo la Institución

•     Conocer la historia de la institución. (Creación, funciones y actividades)
•  Conocer la organización administrativa. (Organigrama).  Evaluar los diferentes organigramas que han tenido, lo cual servirá para evaluar los cambios que han tenido en el tiempo.
•       Conocer la misión, objetivos, funciones y actividades de la institución. Con ello nos permitirá conocer la gestión administrativa, sus normas, procedimientos y trámites.
•          Conocer a los trabajadores para crear un ambiente agradable de trabajo y de confianza.
•          Conocer la infraestructura.

Cuarta Etapa: Motivación y concientización

• Velar por la concientización de la importancia de tener un archivo (Archivo Central)
•  Motivar al personal de la importancia y beneficios que tiene una buena organización de los fondos documentales.
•  Dominar los conceptos básicos de archivos para ir motivando y concientizando al personal.
• Trabajar con las autoridades de mayor jerarquía para que agilice los proyectos del archivo. (Ministros, Presidentes, Gerentes, etc.)
• Aplicar un plan de marketing archivístico que debe ser: claro, preciso y directo.
• Mucha empatía

Conclusiones

• El diagnóstico situacional archivístico es la primera etapa en la organización de un archivo central.
• El diagnóstico situacional archivístico nos permite obtener una visión integral de la situación y problemática archivística de una institución.
• NO existe la preocupación por hacer el diagnóstico situacional archivístico en las instituciones.
• Se recomienda la elaboración de una matriz que permita identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas teniendo como insumo el diagnóstico y recopilación de información en los usuarios internos y externos.
• Finalmente, la importancia de hacer el diagnóstico situacional del archivo, tiene por objetivo brindar de manera exacta las carencias que pueda tener su archivo y encontrar la solución correcta a dichas carencias de acuerdo a la realidad documental.

Bibliografía

Fajardo Carvajal, A. K. (2018). Diagnóstico integral de archivos. Bogotá.

Gavilán, C. M. (2009). Descripción archivística: guías, inventarios, catálogos e índices. Normas ISAD (G) 15.

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (2016). Diagnóstico integral de archivos. Bogotá.

por Juana Rosas Vara