La valoración documental se concibe como una función archivística que forma parte de la gestión documental y por la cual se evalúan las series a partir de sus valores primarios y secundarios para fijar el tiempo de su conservación y destino final. En este sentido, los valores primarios se relacionan con la génesis del documento, con su finalidad o su uso (fiscal, judicial, legal, administrativo); mientras que los valores secundarios responden en términos informativos, trascienden el motivo por el cual se originó el documento (para la investigación, la historia, etc.).
Podemos afirmar, entonces, que la identificación precede a la valoración y a la selección.
El objeto del proceso de valoración son las series documentales, a
pesar de que los documentos son los que tienen valores. Sin embargo, los
valores repercuten en las series documentales, puesto que, tal como ya
lo señalamos, ellas son testimonio de una misma actividad repetida en el
tiempo.
La
evaluación deberá sustentarse a partir criterios valorativos trazados
teniendo en cuenta inicialmente tanto el ciclo de vida de los documentos
como el funcionamiento de la institución productora y, posteriormente,
su función informativa. Al respecto, Cermeno Martorell (2011) afirma que
“la atribución de valor a los documentos se realiza esencialmente
mediante la asignación de criterios. Estos no son más que una medida,
una norma o una pauta que se emplea para discernir las series
documentales valiosas de aquellas que no lo son tanto” (p. 215 y ss.).
Por
lo cual, la atribución de criterios para la conservación documental
resulta fundamental en materia archivística, en tanto determina la
valoración de los documentos y, como alega Cermeno Martorell (2011), “serán los que acaben configurando parte de la memoria futura de nuestra sociedad” (p. 216).
En
nuestro país, las herramientas legales que enmarcan la labor
archivística son escasas, sin embargo, el problema mayor no está en la
carencia de legislación específica o en su antigüedad, sino más bien en
la falta de cumplimiento de las mismas. Sobre este punto le sugerimos la
lectura de “La valoración documental: situación en la administración
pública nacional de Argentina”, de Cipolleta y Pak Linares. Aun así,
esencialmente, la resultante de la tarea de valoración debe ser la
determinación del tiempo o de los plazos que los documentos detentan,
su valor primario y, si poseen, su valor secundario.
fuente: http://radtgu.eco.catedras.unc.edu.ar/valoracion-y-seleccion-de-documentos-de-archivo/la-valoracion-documental/
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