La eliminación de documentos debe ser:
- Autorizada / Legal
- Apropiada e irreversible
- Segura/confidencial
- En tiempo
- Documentada
La destrucción física de unidades o series documentales sólo debe
realizarse una vez que han perdido completamente su valor y su utilidad
administrativa y no presenten valor histórico que justifique su
conservación permanente. Siempre se realizará fruto de una eliminación
reglada y autorizada.
La eliminación debe hacerse en seguimiento estricto a las normas
establecidas por el organismo con capacidad decisoria que establezca los
plazos y si la documentación es de conservación permanente o
susceptible de ser eliminada.
El proceso de eliminación de documentos forma parte de la política de
gestión documental de la organización. En este sentido, es necesario
definir los métodos de destrucción específicos según los soportes y en
función de una serie de escenarios, como puede ser el tipo de
documentación, el nivel de seguridad necesario para la información que
contiene, la eventual reutilización del soporte (para documentación
electrónica) o el tipo de control de la gestión (si el proceso de
destrucción va a ser interno o externo). Todos estos escenarios se van a
tratar en estas Directrices.
La eliminación se llevará a cabo empleando cualquier método que
garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su
posterior utilización, así como la recuperación de cualquier información
contenida en ellos. Es deseable que el método utilizado sea respetuoso
con el medio ambiente así como, en la medida de lo posible, el resultado
se pueda reciclar.
Se tienen que tomar precauciones extraordinarias para la destrucción
de materiales nocivos o tóxicos, por ejemplo, utilizando el reciclado
químico. En estos casos, se recomienda buscar un servicio especializado.
Asimismo, los documentos se deben destruir de una manera segura, también para quienes llevan a cabo la misma.
Las Administraciones Públicas deben vigilar que la destrucción de la
documentación se efectúe de acuerdo con la normativa de protección medio
ambiental, estableciendo un sistema de reciclaje adecuado para el
material en el que se soporta la información.
Los documentos que incluyan datos de carácter personal o confidencial
deben eliminarse de acuerdo con un procedimiento que garantice la
preservación de su información hasta el momento de su destrucción y la
imposibilidad de recomposición, tanto de la información como de los
soportes.
Los documentos que se van a destruir deben estar protegidos frente a
posibles intromisiones externas hasta su destrucción. El lugar o los
contenedores donde se almacenan los documentos que se van a eliminar
requieren medidas de seguridad eficaces frente a posibles intromisiones
exteriores. No deben permanecer al descubierto en el exterior de los
edificios, ni amontonarse en lugares de paso, ni en locales abiertos.
Las instalaciones donde se custodie dicha documentación hasta el momento
de su destrucción deben contar con medidas de seguridad adecuadas.
De la misma forma que ningún documento debe ser eliminado antes de lo
establecido, es también importante que no se conserven los documentos
más tiempo del necesario. Esto minimizará los costes administrativos y
de custodia.
Si hay motivos justificados para conservar una documentación más
tiempo de lo establecido según los plazos establecidos tras la
valoración, se deben documentar dichos motivos, por si hay que modificar
el dictamen recogido en el calendario de conservación / tabla de
retención documental.
El proceso de eliminación debe siempre documentarse a través de un
acta de eliminación. Debe constar, como mínimo, de la fecha de
destrucción, del método utilizado para la misma, de un listado de los
documentos que se han eliminado, de la firma de la persona que ha
supervisado la destrucción, así como, la mención del dictamen /
resolución / procedimiento reglado al que se acoge para poder realizar
dicha destrucción.
El órgano responsable de la custodia de la documentación, una vez sea
ejecutiva la autorización obtenida, abrirá un expediente de eliminación
de los documentos o series documentales de que se trate.
Las organizaciones públicas deben llevar un registro de la
destrucción (Registro de Salida de Documentos). En algunos casos, por
ejemplo en los procesos judiciales, se puede solicitar una prueba de
destrucción de la documentación, por lo que es sumamente importante
dejar constancia documental de la misma.
En la selección del método de destrucción se debe tener en cuenta,
además del nivel de confidencialidad de la información contenida en la
documentación a eliminar, el tipo de soporte que la contiene.
Es recomendable que la documentación triturada se entregue o venda
para su reciclaje. Lo que no es un método seguro es entregar o vender la
documentación a eliminar como papel usado para su reciclaje sin
destrucción previa. El receptor o comprador de papel usado normalmente
realizará una selección, descartando lo que considere inútil, sin que el
responsable de los documentos sepa cuál será el destino del papel que
no se considere apto para el reciclaje. Por otra parte, puede almacenar
intacta, durante un tiempo indeterminado y sin ninguna medida de
seguridad, la documentación a eliminar en espera de reunir una cantidad
suficiente de papel de un mismo tipo o color para reciclar, lo que no se
puede asumir por parte del responsable de dicha documentación.
Otro método que se ha utilizado es el enterramiento de los
documentos. No es un método recomendable porque no supone la
desaparición inmediata de la información, e incluso se ha comprobado que
el papel se conserva más tiempo enterrado que si se dejase al aire
libre. Además, no se puede garantizar la confidencialidad de la
información ni la imposibilidad de reconstrucción, ya que realmente no
se está destruyendo la documentación.
La incineración es otro método ampliamente utilizado. En este caso sí
se acaba con la información e imposibilita la reconstrucción, pero
resulta peligroso para el entorno, puede perjudicar al medio ambiente e
impide el reciclaje.
Hay varias normas del ámbito de ISO o de otras agencias nacionales de
normalización basadas en la destrucción de documentación. Una de ellas
es la Norma UNE – EN 15713:2010 Destrucción segura del material
confidencial. Código de buenas prácticas, versión de la agencia
normalizadora española (AENOR) de la aprobada por el Comité Europeo de
Normalización (CEN) EN 15713:2009, que proporciona recomendaciones para
la gestión y control de la destrucción de material de carácter
confidencial, asegurando que dicho material se destruye de forma segura.
Establece ocho niveles de triturado o desintegración (aplicables o no
según la clase de material) y determina el tamaño máximo de corte y el
método de destrucción en función de ese nivel.
Para documentos en papel establece el triturado o desintegración de la documentación según los siguientes niveles de seguridad:
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Documentos de carácter general para que sean ilegibles o anulados. Partículas de material con una superficie < 5000 mm² o tira de longitud indeterminada con un corte máximo de ancho de < 25 mm |
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Documentos internos que pasarán a ser ilegibles o anulados. Partículas de material con una superficie < 3600 mm² o tira de longitud indeterminada con un corte máximo de ancho de < 16 mm. |
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Datos sensibles y confidenciales, así como datos personales sujetos a
requisitos de protección. Partículas de material con una superficie
< 2000 mm² o tira de longitud indeterminada de ancho < 12 mm |
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Datos altamente sensibles y confidenciales, así como los datos personales que sean objeto de altos requisitos de protección. Partículas de material con una superficie < 800 mm² y regulares con ancho máximo de corte de < 6 mm |
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Datos con información confidencial de importancia fundamental para una persona, empresa o institución. Partículas de material con una superficie < 320 mm² y regulares con ancho máximo de corte de < 4 mm |
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Datos confidenciales con medidas de seguridad extraordinarias. Partículas de material con una superficie < 30 mm² y regulares con ancho de tira < 2 mm |
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Datos estrictamente confidenciales con las más elevadas precauciones
de seguridad. Partículas de material con una superficie < 10 mm² y
regulares con ancho de tira < 0.8 mm |
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Los documentos electrónicos poseen unas características específicas que deben tenerse en cuenta de cara a su eliminación:
- Se almacenan en soportes de almacenamiento con un formato específico
- El contenido informativo es independiente del soporte y el formato
- Los soportes son generalmente reutilizables
- Su vida útil es corta comparada con la de un soporte en papel
- Todo soporte o formato se hará obsoleto en un plazo más o menos largo de tiempo, lo que implicará necesariamente un cambio de soporte o formato (excepto algunos formatos longevos como PDF/A).
- Los procedimientos de destrucción deberán tener en cuenta las características de los soportes más adecuados para la conservación de los documentos electrónicos
- Pueden existir múltiples copias, no siempre controladas, de los documentos.
Atendiendo a estas características de la documentación electrónica se
propone emplear los términos borrado, entendido como el procedimiento
de eliminación de los datos o ficheros de un soporte o conjunto de
soportes, permitiendo su reutilización, y destrucción, entendido como el
proceso de destrucción física de soportes de almacenamiento que
contengan documentos electrónicos.
Se deben identificar las técnicas de borrado apropiadas para cada
soporte (si es óptico, magnético, memorias externas...) y tipo de
información que contiene. Como en cualquier otro proceso de destrucción,
es necesario dejar constancia de los procedimientos de borrado
realizados.
Los soportes y sistemas de almacenamiento más utilizados son:
Los soportes y sistemas de almacenamiento más utilizados son:
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Información en soportes de datos ópticos, por ejemplo CDs / DVDs.
Actualmente su uso está en retroceso ya que no pueden competir con la
capacidad que proporcionan los soportes de tipo magnético. |
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Información en soportes de datos magnéticos, por ejemplo, tarjetas de
identificación, disquetes, etc. Uso en retroceso por su escasa
capacidad. |
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Información en unidades de discos duros magnéticos. |
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La información en soportes de datos electrónicos, por ejemplo, en memorias USB o en tarjetas de chip. |
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Sin entrar en mucho detalle debido en parte a la gran cantidad de
datos técnicos, las técnicas específicas de borrado seguro de documentos
y destrucción de soportes más utilizadas actualmente son:
- La sobrescritura: consiste en reemplazar los datos almacenados por un patrón binario de información sin sentido. La eficacia de este método depende del número de ciclos de sobrescritura. Existen procedimientos avanzados que permiten saber, con bastante precisión, la información que existía originalmente, por eso la información que se debe sobrescribir debe generar tal desorden en el soporte magnético que la recuperación de los datos originales sea prácticamente imposible. No se puede utilizar en soportes dañados ni en aquellos que no sean regrabables, como CDs y DVDs de solo escritura.
- La desmagnetización: consiste en la exposición de los soportes de almacenamiento a un campo magnético suficientemente potente para modificar la polaridad de las partículas magnéticas y, por tanto, eliminar los datos almacenados, impidiendo la recuperación de los mismos. Válido para dispositivos magnéticos, como por ejemplo los discos duros o cartuchos de cinta. Tiene varios inconvenientes, como que se debe analizar qué campo electromagnético se tiene que utilizar para cada dispositivo, se tienen que trasladar los dispositivos al lugar donde se encuentre el desmagnetizador y en algunos medios de grabación magnética (aquellos con caché de memoria Flash) no se elimina toda la información almacenada.
La destrucción física: consiste en la inutilización del soporte. Se puede hacer mediante:
- la desintegración: mecanismo de corte o triturado no uniforme que reduce el dispositivo a pedazos de tamaño y forma aleatorios.
- la pulverización: proceso que consiste en machacar el material y que se utiliza para la destrucción de discos duros.
- la fusión: proceso mediante el cual el material se calienta a una temperatura que es menor que el punto de encendido pero suficientemente alta para derretirlo, puede ser un medio efectivo de destrucción para los discos duros.
- la incineración: puede destruir completamente todos los dispositivos y para todos los niveles de seguridad. Debe llevarse a cabo en incineradoras que hayan sido aprobadas en cuanto a impacto medioambiental, para plásticos y otros materiales.
- el triturado: consiste en reducir el soporte a pedazos minúsculos de tamaño y forma uniformes. El uso de trituradoras está normalmente limitado a soportes de grosor fino, como los soportes de datos ópticos (DVDs o CDs).
Los métodos de destrucción física pueden ser completamente seguros en
cuanto a la destrucción real de los datos pero tienen algunos
inconvenientes como que los residuos generados deben ser tratados
adecuadamente, que implican la utilización de distintos métodos
industriales de destrucción según el soporte o que obligan a un
transporte de los dispositivos a un centro de reciclaje adecuado, lo que
hay que hacer con las medidas de custodia adecuadas para asegurar el
control de los dispositivos.
La criptografía y borrado criptográfico. En los
últimos años se han sacado al mercado dispositivos con cifrado
integrado, también conocidos como Dispositivos de AutoCifrado (SED "self
encrypting devices"). Disponen de un cifrado permanente que reduce la
probabilidad de que datos sin cifrar se conserven en el dispositivo. El
borrado criptográfico consiste en aprovechar el cifrado para implementar
el borrado de los datos mediante la eliminación de la clave de cifrado
del dispositivo.
Ello implica que en el soporte de almacenamiento sólo se conservan
los datos cifrados, impidiendo su recuperación sin la clave, efectuando
de esta manera un borrado seguro. Su mayor ventaja es que permite
realizar una limpieza de alta seguridad de una manera mucho más rápida.
Un inconveniente es que hay que ser muy cuidadoso y asegurarse que todas
las copias de las claves de cifrado se eliminan. También es complicada
la verificación de la eliminación porque los proveedores no suelen
proporcionar información sobre la tecnología utilizada para fabricar el
controlador que es necesaria para comprender las cuestiones de
permanencia en memoria de residuos de datos.
Se deben destruir todas las copias de los documentos cuya eliminación
esté autorizada, incluidas las copias de seguridad, las copias de
conservación y las copias de seguridad electrónica.
La contratación de una empresa especializada en servicios de
destrucción de documentos puede resultar, en función del volumen de
documentación y de los medios técnicos exigidos, una opción aconsejable.
Si se escoge esta opción, hay que tener en cuenta que se está cediendo
el control de la información a un tercero, por lo que se deben solicitar
las máximas garantías al proveedor.
El cumplimiento de los siguientes requisitos da garantías a los
responsables de la documentación de la seguridad y confidencialidad en
los procesos realizados hasta la destrucción física y eliminación de la
información:
- Debe suscribirse un contrato por escrito entre la empresa de destrucción y el cliente, en el que se regulen todas las transacciones. En él se debe dar información sobre las actividades, los medios de transporte, de custodia, de destrucción, así como de los compromisos asumidos y la entrega de los correspondientes certificados de destrucción.
- Se debe exigir que un representante del responsable de los documentos presencie la destrucción de los documentos y compruebe las condiciones en que se realiza y los resultados.
- Se debe garantizar la destrucción de los documentos en sus instalaciones y con medios propios, sin subcontratos que conlleven el manejo de los documentos por parte de otras empresas sin conocimiento del responsable de los documentos.
- La destrucción debe realizarse al nivel adecuado conforme a la confidencialidad de los documentos y del material que se tiene que destruir.
- El personal que lleva a cabo la recogida, transporte y destrucción debe contar con la formación adecuada, así como suscribir un compromiso de confidencialidad.
- Resulta evidente que a las empresas de destrucción se les debe exigir que cumplan con la legislación que les aplica por su actividad, por el tratamiento de los datos que realizan y por el potencial impacto medioambiental.
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Fuente: http://mgd.redrta.org/directrices-eliminacion-de-documentos/mgd/2015-01-20/125928.html
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