Muestreo documental

Técnicas de muestreo

Las principales técnicas de muestreo se enumeran a continuación. Hay que señalar que de todas ellas las únicas que realizan un auténtico muestreo, estadísticamente fiable, son las dos últimas:

• Técnica del ejemplar: realmente no es un muestreo, sino simplemente la selección de algún ejemplar de tal manera que quede constancia de cómo se tramitaba o gestionaba y de qué tipo de documento se trataba. Cuando tras la valoración se decide la eliminación total de la serie, es práctica habitual conservar uno o varios ejemplos simplemente como muestra que permita conocer qué es exactamente lo que se está eliminando.
• Muestreo selectivo: consiste en elegir determinados documentos por su importancia o significación, porque se considera que tienen valor para fines de investigación. Puede ser una selección hecha para destacar situaciones excepcionales (como sería el caso de conservar los documentos referidos a personas de especial importancia para la vida política o cultural de un país) o precisamente por lo contrario, porque se consideran ejemplos de normalidad, casos típicos. La elección de estos documentos será a buen seguro diferente en función de quién sea el seleccionador, es decir, es una técnica totalmente subjetiva, que producirá una visión sesgada de la realidad, inútil para el análisis estadístico. Además normalmente el poco tiempo transcurrido entre la creación del documento y el momento de la selección de la muestra impide tener siquiera una perspectiva suficiente. En algunos países, como en Estados Unidos, se ha llegado a utilizar esta técnica de tal forma que se seleccionaban los expedientes por su grosor (far file method). Está claro que debe utilizarse solo con carácter excepcional, y que no está indicado para series homogéneas.
• Muestreo numérico o seriado: es aquél en el que se establece previamente una pauta de selección según la cual se conservan determinados elementos. Se decide el tamaño de la muestra a conservar y por lo tanto el intervalo entre las unidades. Es decir, la primera pieza de la muestra se elige al azar, y a partir de ésta se establecen intervalos según el tamaño de muestra que se desee conservar: si empezamos por el número 8 y hemos decidido conservar un 10 % del total, guardaremos el documento número 8, el 18, el 28 y así sucesivamente. Este tipo de muestreo es de los más utilizados. Útil para el caso de documentos o expedientes numerados correlativamente, solo es aceptable si el número que tienen los documentos se le ha dado al azar. Se aproxima a la aleatoriedad, pero no es aleatorio. Su mayor ventaja es que es muy fácil de realizar, y por eso es uno de los más utilizados.
• Muestreo cronológico: selección de determinados años o periodos (un año de cada 10, un mes de cada año, etc.). Es un método muy utilizado por su sencillez. La elección del año o periodo puede ser intencionada, en el sentido de que se considere especialmente importante en la vida de la organización o significativa. Es muy corriente, por ejemplo, seleccionar años censales o relacionados con cambios periódicos en la organización. Por supuesto debe ser aplicado en series con ordenación cronológica.
• Método del cumpleaños: se utiliza mucho en los países nórdicos, especialmente para documentación de la Seguridad Social. Consiste en elegir la muestra a partir de la fecha de nacimiento: por ejemplo, se conservan los documentos de las personas nacidas el día 7, 17 y 27 de cada mes. Su interés reside principalmente en lograr conservar todos los documentos relativos a estas personas en los diferentes ámbitos de la vida (laboral, de salud, etc.) para poder completar la visión de la vida de una muestra del total de la población. Ni que decir tiene que para hacer esto se requiere una coordinación en los métodos de muestreo a través de diferentes administraciones, además de las herramientas y el tiempo necesarios para llevarlo a la práctica (la ordenación de la documentación no tiene porqué obedecer a este criterio), y en todo caso no es una técnica de muestreo estadísticamente fiable.
• Muestreo topográfico: la base del muestreo es el territorio; se conserva la documentación referente a una zona. Solo se utiliza en documentación organizada según criterio geográfico, con divisiones territoriales más o menos homogéneas.
• Muestreo alfabético: para documentación ordenada alfabéticamente, como por ejemplo documentación referida a personas. Se puede conservar por ejemplo los expedientes de personas cuyo apellido empiece por una letra determinada, siempre teniendo en cuenta las desviaciones que se pueden dar (por ejemplo, por la lengua de origen de las personas). Hay que analizar que la letra escogida represente un porcentaje adecuado del total.
• Muestreo aleatorio simple: estadísticamente es el único realmente fiable, pues en él todos los documentos tienen la misma probabilidad de representar a la serie. Se toman una serie de números extraídos al azar de entre todos los existentes, sin depender de una pauta. Se obtiene a partir de una tabla de números aleatorios y por lo tanto toda la serie tiene que estar numerada. No es nada sencillo de realizar y necesita de asesoramiento especializado de un experto en estadística. Tienen que ser series homogéneas y contener una información matemáticamente cuantificable. Para que la representación sea perfecta, la serie debe mantenerse igual a lo largo del tiempo y todos los expedientes o documentos de la serie deben tener la misma información, sin que falte esta información en ninguno. También debemos asegurarnos de que no hay extravíos o faltas de expedientes. El tamaño de la muestra tiene que ser el adecuado.
• Muestreo aleatorio estratificado: cuando el universo del que se ha de extraer la muestra no es totalmente homogéneo se pueden estudiar las variables que influyen y utilizarlas para establecer subuniversos más iguales sobre los que realizar el muestreo. Este sería el caso de documentación repartida geográficamente en la que existe el mismo número de documentos de cada zona sin tener en cuenta, por ejemplo, la diferente población de cada una de ellas. O el de expedientes de recaudación fiscal que en su reparto a lo largo del año se ven influidos por periodos del año marcados por la ley. Por supuesto la introducción de esta estratificación debe ser realizada por profesionales de la estadística.

• Existe la posibilidad de combinar varios tipos de muestreo, por ejemplo el muestreo aleatorio simple con un muestreo selectivo previo; o la combinación de un muestreo cronológico con uno sistemático: guardar un año de cada cinco, y de éste, uno de cada veinte documentos.

Muestreo de documentos electrónicos

En cuanto al muestreo de documentos electrónicos, presenta algunas características especiales. Lo adecuado es que esté determinado, como cualquier otra decisión relacionada con la valoración y selección, desde el momento en el que se diseñan los sistemas. Esto nos permitiría realizar el muestreo automáticamente en el momento necesario, previo cotejo o validación por el responsable del sistema. Si el sistema no es capaz de realizar el muestreo de forma automática, se puede también llevar a cabo mediante búsquedas en el momento en que se decida actuar (por ejemplo, una vez al año). El sistema de gestión de documentos electrónicos debe disponer de funcionalidades que permitan el borrado de determinados documentos y la conservación de los seleccionados para la muestra. Muchos sistemas no contemplan siquiera la posibilidad de eliminar documentos y menos realizando una selección previa. Una de las ventajas del muestreo en la documentación electrónica es que no está sujeta a los mismos condicionantes derivados de la ordenación que la documentación en papel. Para la documentación en papel, uno de los criterios más importantes en la práctica para decidir uno u otro sistema de muestreo es la ordenación de la serie: no tendrá lógica que elijamos un muestreo alfabético en una serie ordenada cronológicamente, pues el trabajo de selección de la muestra será en la práctica tan grande que no compensará su realización. En un sistema gestionado electrónicamente esta cuestión no se presenta: a través de las búsquedas se puede localizar, separar y destruir aquéllos documentos que cumplan con el criterio elegido, sea este cual sea, siempre que esté contenido en la descripción y por lo tanto sea buscable. De esta forma se podrían aplicar, si se considera conveniente, criterios iguales para documentación de muy diverso tipo y ordenación. Algunos expertos consideran que no es necesario el muestreo en documentos electrónicos, pero en realidad tendría que aplicarse igual, no es una cuestión solo de ahorro de espacio virtual, sino de racionalización y de facilitar la investigación futura.

Algunas consideraciones sobre el muestreo

Las ventajas de la utilización del muestreo son claras: para los archivos, el ahorro de espacio y tiempo, ya que conservando una pequeña parte se mantienen las posibilidades de estudio futuras; para los investigadores supone menos esfuerzo al estar la información más concentrada. Normalmente se utiliza para series muy homogéneas y voluminosas, pues es en las únicas en las que el resultado es fiable y la inversión de tiempo y esfuerzo resulta rentable. Al decidir un muestreo, en el momento de la valoración, es fundamental tener en cuenta varios aspectos: en primer lugar, cómo y en qué condiciones se va a realizar el muestreo, de tal manera que no elijamos una técnica que se demuestre imposible o muy complicada de llevar a la práctica, bien porque requiera la manipulación de grandes cantidades de documentación, o porque no se adapte a la forma en que está ordenada y descrita esta documentación, y por lo tanto la realización del muestreo requiera una cantidad de trabajo previo que resulte imposible de asumir por el archivo. Por otro lado, hay que pensar en cómo accederá el usuario en el futuro a esta información, es decir, de qué manera se podrá utilizar esa muestra para recomponer el total, y hasta qué punto la decisión de guardar una muestra va a ser realmente útil para el investigador de mañana. Para ello será de especial interés la opinión de los expertos en investigación (historiadores fundamentalmente). La tercera cuestión que no se debe olvidar es dejar registrado el tipo de muestreo y la forma y fecha efectiva de realización, y actualizados los instrumentos de descripción correspondientes. Cuantos más datos se ofrezcan sobre las decisiones tomadas y las acciones efectuadas más fácil será en el futuro utilizar esa muestra. Una vez elegido un método no es conveniente cambiarlo a la ligera, ya que precisamente su utilidad está en la continuidad a través del tiempo de muestras iguales elegidas bajo los mismos criterios para poder realizar estudios comparativos. En series abiertas sin embargo es necesario revisar porque pueden cambiar las condiciones a lo largo del tiempo, por ejemplo el volumen total (lo que debería implicar un cambio en el porcentaje de la muestra), o el ámbito geográfico, etc. Esta revisión suele, sin embargo, limitarse a cuestiones como el tamaño de la muestra, más que al propio método de muestreo. La realización de los muestreos resulta complicada; para comprobarlo solo hay que constatar que no existe prácticamente bibliografía sobre este tema. No es de extrañar: la tendencia en los sistemas de valoración a utilizar el muestreo (muchas veces para cubrir una cierta inseguridad en las decisiones de eliminación) se enfrenta a la dificultad de llevarlo a la práctica y al poco control del aspecto científico del asunto. Lo que quiere decir que es muy fácil optar por el muestreo a la hora de la valoración pero muy difícil asegurar que ese muestreo se realiza correctamente y, aún más importante, que realmente va a servir para algo, es decir, que es representativo del conjunto. Por otra parte, al igual que debería existir una coordinación entre las decisiones de eliminación y conservación de los diferentes niveles de administración, pues muchas funciones son compartidas, debería haber una colaboración en lo que se refiere al muestreo, y tomar decisiones comunes, es decir, realizar muestreos relacionados. Por ejemplo, utilizar en las diferentes administraciones los mismos años para el muestreo cronológico, o la misma letra del alfabeto. O al revés, intentar evitar los sesgos mediante la conservación, en cada archivo de ámbito parecido, de una muestra distinta. También se podría tomar la decisión de conservar “archivos modelos”, es decir, archivos enteros que sirvieran en sí como una muestra del conjunto, por ejemplo, en el caso de archivos municipales, judiciales, etc.

Referencias

• ARCHIVES DE FRANCE. Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques. Julio 2014. Disponible en:http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7742
• CERMENO MARTORELL, Luis; RIVAS PALÁ, Elena. Valoración y selección de documentos. En: CRUZ MUNDET, José Ramón [dir]. Administración de documentos y archivos: textos fundamentales [en línea]. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos de España, 2011, pag. 215-271. [Consulta: 2015-11-27]. Disponible en: http://www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf
• HULL, Félix. Utilización de técnicas de muestreo en la conservación de registros: estudio del RAMP y directrices al respecto. Paris: UNESCO, 1981. Disponible en: http://unesdoc.unesco.org/images/0004/000474/047452sb.pdf.
• JARDIM, José María. Conception, diffusion, application du Calendrier de Conservation. En: Archivum, vol. XXXIX (1994), p. 38-46.
• LEPPÄNEN, Markku. The use of sampling in the appraisal and disposal of records. En: COMMA, 2005(1), p. 1–4.
• VÁZQUEZ MURILLO, M. Manual de selección documental. Carmona: S&C ediciones, 1995.

Fuente: http://www.ecadal.org/tag/Muestreo_documental