Medio ambiente y almacenamiento
El Medio ambiente
y los métodos de almacenamiento ejercen una gran influencia en la
preservación de documentos. Las condiciones de descuido,
desorganización y amontonamiento, producen daños a las colecciones, por
lo que el control ambiental y las buenas condiciones de almacenamiento
constituyen la primera de todas las medidas preventivas.
La primera medida, cuando los documentos se reciben en el área
de admisión y registro, es revisarlos, para comprobar su estado físico
-buen estado o en estado de contaminación y deterioro.
En caso que los documentos se encuentren en buen estado, se
procede al procesamiento analítico sintético de la información (PAS),
por el personal del área de procesamiento. Si los documentos están en
mal estado, se debe analizar el tipo de daño que muestran. Los daños
pueden producirse por la acción de:
Las condiciones de temperatura y humedad
relativas a los depósitos, a largo plazo, ejercen un impacto
significativo y perdurable en los materiales bibliográficos. Por lo
tanto, es preciso que estas dos variables, que son interdependientes,
alcancen niveles satisfactorios, tanto en los depósitos como en las
zonas de lectura. El depósito al que se traslada los documentos una vez
procesados.
Factores externos
Entre los factores externos que afectan frecuentemente a los documentos se encuentran:
Temperatura: La temperatura
es la medida de una propiedad física que, en sí misma, no puede causar
daños directos a los materiales. El daño a los objetos se produce por
la exposición a temperaturas incorrectas, que pueden clasificarse en
tres categorías diferentes:
- Temperatura demasiado alta: produce tasas aceleradas de deterioro en compuestos químicamente inestables.
- Temperatura baja: puede hacer que ciertos materiales se tornen quebradizos.
- Temperatura que fluctúa: puede hacer que ciertos materiales se fracturen o se deslaminen.
La temperatura puede ser un factor determinante en la extensión de
la vida útil de los objetos inestables como películas fotográficas o
papeles ácidos. Mientras más alta es la temperatura, más rápido es el
deterioro de las colecciones, "cuanto más baja la temperatura, más
larga es la vida". Cada paso que se dé para mejorar el ambiente
beneficiará, a la colección.
Humedad. La humedad se clasifica en absoluta y relativa:
- Humedad absoluta: es la cantidad de agua sostenida como vapor en el aire. Se expresa como el peso de agua en un volumen determinado de aire.
- Humedad relativa (HR): se define como la cantidad de humedad que el aire sostiene a una temperatura determinada, en comparación con la que podría sostener.
La temperatura y humedad relativa de los documentos se mide a través de distintos instrumentos Termo-Higrógrafo: instrumento para medir la temperatura y humedad relativa de las instituciones depositarias de documentos el más utilizado en Cuba es el termohidrógrafo.
Termo-Higrógrafo: instrumento para medir la temperatura y humedad relativa de las instituciones depositarias de documentos.
Manipulación: Las condiciones de descuido,
desorganización y amontonamiento producen rápidamente daños evitables a
las colecciones. La manipulación normal de algún modo causa siempre
daños inevitables, pero una manipulación incorrecta conduce pronto a
daños serios e irreparables. Los libros se deben tratar con delicadeza.
Es inevitable cierto deterioro en los libros por el uso: las tensiones
que se producen con cada abrir y cerrar aflojan las costuras y los
adhesivos, además de causar abrasión en los hilos, papeles y cueros que
constituyen su cuerpo y sus tapas. Pero el usuario es el responsable
de que este proceso sea más o menos acelerado. El lector puede provocar
daños o evitarlos, en dependencia del cuidado con que manipule el
libro durante su lectura.
Las bibliotecas crecen y muchas veces falta el espacio para los
nuevos libros. Si éstos son forzados a entrar en las estanterías, se
les comprime. Cada vez que se saque alguno del estante, varios sufrirán
algún tipo de deterioro. Los documentos no deben retirarse del estante
por el lomo, porque ello provoca que la encuadernación se desprenda.
Los documentos que se encuentran a ambos lados del volumen deseado se
deben empujar para retirar suavemente este último, tomándolo por ambos
lados con el pulgar y los demás dedos. Al sacar el documento objeto de
interés, se deben reajustar los restantes y colocar soporte en caso
necesario. Al situarlo de nuevo, se procederá a aflojar el soporte y
reinsertarlo con cuidado. Una vez concluida esta acción, se reajustarán
los soportes. Al extraer del estante un documento de gran formato,
almacenado horizontalmente, los volúmenes de encima se deben transferir a
un tramo vacío o a un carrito para libros. Los documentos no se deben
trasladar o cargar en pilas demasiado altas, para reducir al mínimo las
posibilidades de que se caigan.
En caso de utilizar carritos para libros, estos deben ser
fáciles de maniobrar, los libros pequeños estructuralmente fuertes
deben colocarse en posición vertical.
Agentes biológicos: Los agentes biológicos (hongos,
insectos, roedores, etc.) pueden causar serios y, a veces, irreparables
daños a los materiales bibliográficos (y a las instalaciones de las
bibliotecas)
Es importante aprender a identificar las causas biológicas que
originan la infestación, así como tomar medidas para prevenir y
controlar los problemas antes de que lleguen a ser extensos.
Desastres naturales: Los desastres naturales como el
fuego, los fenómenos atmosféricos (ciclones o huracanes, tornados,
terremotos, maremotos, volcanes) son mecanismos que atacan directamente
a las colecciones, y pueden causar el deterioro o la pérdida completa
de los documentos, por lo que se recomienda en caso de catástrofe,
adoptar las medidas preventivas que ayuden a causar daños menores.
El hombre: Constituye el hombre el principal factor de
deterioro de cualquier
formato en que se presentan los documentos y se considera el causante
de daños irreversibles a los mismos, además de ser el único capaz de
poder darle solución a estos.
Fuente: https://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos
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