Archivo de documentos. La Organización Moderna.

Autor: Ismeria Oca

Archivo: Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna  emanada del mismo. y adoptan los procedimientos que consideren más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de los documentos.

Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, éstos pueden clasificarse en:  Sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos, notariales, educacionales, particulares.

Funciones de los archivos.

a.-  Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.-  Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.-  Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

COMPROBACIÓN

1.- ¿Con qué propósito se archiva?

2.- Elabore una definición de archivo.

3.- Establezca diferencias entre archivo y archivar

4.- ¿Qué importancia tiene el archivo en una organización?

ARCHIVOS. TIPOS

Tipos de Archivos.  Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales,  las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal.  En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información.  Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven.  De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical:  Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral:  Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal:  Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos:  activos, semiactivos e inactivos.

Archivos activos:  Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo:  Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo:  Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

COMPROBACIÓN

1.-  Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo.

2.- ¿De qué depende que un archivo preste un buen serviciio al usuario?

ARCHIVO. MATERIALES.

Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:

Carpetas:  Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás.  En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta.  Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo asunto.  Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas:  Carpetas individuales y carpetas misceláneas.  Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volúmen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente.  se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.   Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación.  Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual.  Es el hogar "temporal"de toda correspondencia.

Guías: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos.

Rótulo:  Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía.  Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

COMPROBACIÓN

1.-  Establezca diferencias entre carpètas individuales y carpetas misceláneas

2.-  ¿Cuál es la función de las guías en un sistema de archivo:

3.-  ¿ Por qué se dice que la carpeta miscelánea es el hogar temporal de toda correspondencia?

ARCHIVO. CLASIFICIACIÓN.

Clasificación:  Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980).  Se puede considerar también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.

-  Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación por términos semejantes y para su posterior localización

-  Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.

Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que permita mayor fluidez y garantía de información y control.

Manual o Código de Clasificación.

Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algún servicio general.

La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la existencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificado en todos los archivos.

Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:

- Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas y archivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para carpetas y archivadores.

Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran deterioro.

ARCHIVO. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

"La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que  debía ser resuelto por los propios empleados.  Por esta razón muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con archivos llenos de documentos inútiles" (Landa Y Farner, 1982).

Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines...

El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo demuestran ampliamente.  Bajo este aspecto, lógico es pensar en la economía del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación, que se adapte a las exigencias de la empresa, que dé seguridad a la información conservada y que esté disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los documentos innecesarios.

Principios Fundamentales de Clasificación.

los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

-  Clasificar, ordenar y archivar.

-  Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

-  Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.

-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.

Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.

ARCHIVO. SISTEMAS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIÓN

Sistemas de clasificación.  Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico.  Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación.  En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.

Sistema alfabético.  Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual esuno de los más conocidos.  Se puede archivar alfabéticamente por:  nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema (asunto).

Sistema numérico.  En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente.  Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento.  Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Fuente: http://mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=288