Todas las empresas necesitan gestionar sus documentos de forma adecuada.
Gracias a los programas de gestión y los servicios profesionales, es
mucho más sencillo tener el pleno control.
Hay quien piensa que solo aquellas empresas
que se dedican generar una gran cantidad de documentos a diario, como es
el caso de las compañías financieras, consultoras o que están de un
modo u otros vinculadas a sectores como el legal, necesitan cuidar la gestión de sus documentos.
Aunque no les falta razón en que estas son las principales interesadas
en que todo esté gestionado de forma adecuada, la realidad es que
cualquier empresa, sea del tamaño que sea y de dedique o no a estos
campos de actividad, genera documentos, por lo que una correcta gestión
de estos es imprescindible para cualquier negocio.
Las ventajas de un software de gestión
La tecnología ha hecho mucho más sencillo el desarrollo de tareas de gestión documental. Un software avanzado es una de las herramientas imprescindibles hoy día, ya que permite adaptar el programa a las necesidades específicas de cada uno, gracias a la cantidad de módulos de especialización que incorporan.
El software de gestión facilita los procesos, mejora la planificación de todos los trabajos e incluso ayuda a reducir el error humano, que a menudo es un problema que retrasa las tareas. Además, reduce los costes y mejora el servicio al cliente, por lo que contribuye a rentabilizar los recursos utilizados.
Digitalizar documentos, rápido y eficaz
Otro de los beneficios de la tecnología es la posibilidad de digitalizar toda la documentación que manejamos en nuestra empresa, bien de forma interna o a través de servicios de business process outsourcing.
La digitalización reduce de forma considerable la cantidad de papel que hay en los archivos, lo cual además de ser muy ecológico ayuda a reducir el tiempo que se tiene que emplear en encontrar un determinado documento. Un archivo digitalizado es accesible desde cualquier lugar y se puede compartir con quien se quiera gracias a la nube. El resultado es una mejora muy significativa en los procesos de consulta, revisión y rectificación de estos.
Validar toda la documentación digital
Para que el proceso de gestión digital sea el adecuado, toda la documentación debe estar validada. De hecho, la validación de CFDI, o comprobantes digitales de los gastos que recibimos por vía telemática, es imprescindible si queremos tener un control pleno de toda la documentación que maneja nuestra empresa.
Validar y gestionar nuestra documentación digital permite saber en todo momento cómo se encuentran nuestras cuentas, lo cual es muy ventajoso de cara a estudiar movimientos empresariales que de otro modo nos llevarían mucho más tiempo.
Gestión online y offline para un mejor rendimiento
Aunque los sistemas de gestión y tratamiento de documentos online es muy ventajoso, no podemos dar de lado el hecho de que no todo puede hacerse de forma virtual. Es importante que haya de vez en cuando reuniones y conversaciones en vivo, delegar determinadas funciones a ciertos responsables con unos objetivos bien definidos y aplicar unas normas que sean iguales tanto en los documentos físicos como los electrónicos. Una buena contabilidad en línea no exime de la necesidad de tener unos libros de cuentas al día y accesibles en caso de que nos lo requieran algunos organismos reguladores. Y si estos no cuadran, nos expondremos a una serie de problemas que pueden dar al traste con todo nuestro trabajo.
Seas un autónomo que envía sus facturas directamente a los clientes o el responsable de documentación de una gran empresa, una gestión adecuada de todos los documentos es imprescindible si quieres que todo funcione de la forma adecuada.
Fuente: https://www.estrelladigital.es/articulo/empresas/tener-gestion-documental-eficaz/20170630111924324031.html
Las ventajas de un software de gestión
La tecnología ha hecho mucho más sencillo el desarrollo de tareas de gestión documental. Un software avanzado es una de las herramientas imprescindibles hoy día, ya que permite adaptar el programa a las necesidades específicas de cada uno, gracias a la cantidad de módulos de especialización que incorporan.
El software de gestión facilita los procesos, mejora la planificación de todos los trabajos e incluso ayuda a reducir el error humano, que a menudo es un problema que retrasa las tareas. Además, reduce los costes y mejora el servicio al cliente, por lo que contribuye a rentabilizar los recursos utilizados.
Digitalizar documentos, rápido y eficaz
Otro de los beneficios de la tecnología es la posibilidad de digitalizar toda la documentación que manejamos en nuestra empresa, bien de forma interna o a través de servicios de business process outsourcing.
La digitalización reduce de forma considerable la cantidad de papel que hay en los archivos, lo cual además de ser muy ecológico ayuda a reducir el tiempo que se tiene que emplear en encontrar un determinado documento. Un archivo digitalizado es accesible desde cualquier lugar y se puede compartir con quien se quiera gracias a la nube. El resultado es una mejora muy significativa en los procesos de consulta, revisión y rectificación de estos.
Validar toda la documentación digital
Para que el proceso de gestión digital sea el adecuado, toda la documentación debe estar validada. De hecho, la validación de CFDI, o comprobantes digitales de los gastos que recibimos por vía telemática, es imprescindible si queremos tener un control pleno de toda la documentación que maneja nuestra empresa.
Validar y gestionar nuestra documentación digital permite saber en todo momento cómo se encuentran nuestras cuentas, lo cual es muy ventajoso de cara a estudiar movimientos empresariales que de otro modo nos llevarían mucho más tiempo.
Gestión online y offline para un mejor rendimiento
Aunque los sistemas de gestión y tratamiento de documentos online es muy ventajoso, no podemos dar de lado el hecho de que no todo puede hacerse de forma virtual. Es importante que haya de vez en cuando reuniones y conversaciones en vivo, delegar determinadas funciones a ciertos responsables con unos objetivos bien definidos y aplicar unas normas que sean iguales tanto en los documentos físicos como los electrónicos. Una buena contabilidad en línea no exime de la necesidad de tener unos libros de cuentas al día y accesibles en caso de que nos lo requieran algunos organismos reguladores. Y si estos no cuadran, nos expondremos a una serie de problemas que pueden dar al traste con todo nuestro trabajo.
Seas un autónomo que envía sus facturas directamente a los clientes o el responsable de documentación de una gran empresa, una gestión adecuada de todos los documentos es imprescindible si quieres que todo funcione de la forma adecuada.
Fuente: https://www.estrelladigital.es/articulo/empresas/tener-gestion-documental-eficaz/20170630111924324031.html
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