La importancia de una gestión documental efectiva

by archivosagil on 15:43:00 in Gestión Documental

Todas las organizaciones independientemente de su tamaño y naturaleza generan información y por lo tanto son susceptibles de necesitar servicios de gestión documental.

La pérdida de información, la seguridad de los datos, el versionado de documentos, flujos de aprobación y metodologías corporativas o el acceso a información de personas que ya no se encuentran en la compañía, son preguntas comunes, y contar con un sistema de gestión documental que mantenga controlados y centralizados los documentos de la empresa mejora la productividad y la calidad de su trabajo.

Según datos ofrecidos por Dataprius, el 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información, además, el 60% del tiempo se pierde en la entrega de documentación. La gestión eficaz de documentos permite mantener viva la información y que esta fluya hacia todos los niveles de la organización. Los usuarios pueden controlar el acceso a documentos e información que poseen o administran. Para simplificar la revisión de documentos y los procesos de aprobación, los usuarios pueden enviar fácilmente los documentos a los miembros del equipo mediante flujos de trabajo.

Las ventajas de poseer sistemas de gestión documental son numerosas, las más destacadas son:

Se evita la pérdida de documentos ya que están alojados de forma segura en un sistema centralizado.
Se evita la pérdida de tiempo por el acceso a la documentación, ya que son inmediatamente recuperados por diferentes personas y en distintos lugares.
Mejorar la seguridad, al ofrecer la posibilidad de definir permisos de acceso a los documentos.
Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la documentación.
Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
Integración de la documentación del sistema de gestión con los demás sistemas de la empresa.
Fácil distribución mediante los conectores de salida de la documentación, que permite enviar cualquier documento integrado en el sistema.
Workflow: se pueden definir procesos sobre el ciclo de vida de los documentos.
Ahorro en costes de la empresa, ya que se ahorra tiempo de los empleados automatizando y facilitando las tareas al gestionar la documentación y los procesos.
Mayor eficiencia en los procesos de negocio.