lunes, 15 de enero de 2018

La importancia de una gestión documental efectiva


Todas las organizaciones independientemente de su tamaño y naturaleza generan información y por lo tanto son susceptibles de necesitar servicios de gestión documental.

La pérdida de información, la seguridad de los datos, el versionado de documentos, flujos de aprobación y metodologías corporativas o el acceso a información de personas que ya no se encuentran en la compañía, son preguntas comunes, y contar con un sistema de gestión documental que mantenga controlados y centralizados los documentos de la empresa mejora la productividad y la calidad de su trabajo.

Según datos ofrecidos por Dataprius, el 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información, además, el 60% del tiempo se pierde en la entrega de documentación. La gestión eficaz de documentos permite mantener viva la información y que esta fluya hacia todos los niveles de la organización. Los usuarios pueden controlar el acceso a documentos e información que poseen o administran. Para simplificar la revisión de documentos y los procesos de aprobación, los usuarios pueden enviar fácilmente los documentos a los miembros del equipo mediante flujos de trabajo.

Las ventajas de poseer sistemas de gestión documental son numerosas, las más destacadas son:
  • Se evita la pérdida de documentos ya que están alojados de forma segura en un sistema centralizado.
  • Se evita la pérdida de tiempo por el acceso a la documentación, ya que son inmediatamente recuperados por diferentes personas y en distintos lugares.
  • Mejorar la seguridad, al ofrecer la posibilidad de definir permisos de acceso a los documentos.
  • Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la documentación.
  • Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
  • Integración de la documentación del sistema de gestión con los demás sistemas de la empresa.
  • Fácil distribución mediante los conectores de salida de la documentación, que permite enviar cualquier documento integrado en el sistema.
  • Workflow: se pueden definir procesos sobre el ciclo de vida de los documentos.
  • Ahorro en costes de la empresa, ya que se ahorra tiempo de los empleados automatizando y facilitando las tareas al gestionar la documentación y los procesos.
  • Mayor eficiencia en los procesos de negocio.

Fuente: http://blog.micronet.es/la-importancia-de-una-gestion-documental-efectiva/

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