Consejos para conseguir una gestión documental eficaz en las empresas

La gestión documental es uno de los aspectos que más deben de cuidar las empresas, principalmente las que dediquen gran parte de su actividad a la generación de documentos (como las compañías vinculadas al sector legal, a la consultoría o a las finanzas). 

 

La aparición de tecnología pionera en la administración y gestión de documentos,  como por ejemplo el software de gestión documental, ha provocado una auténtica revolución en el sector. 

A pesar de todo, el hecho de vivir en una era en la que la digitalización de la mayor parte de los procesos es una realidad, los sistemas de gestión documental tradicionales aún tienen muchas cosas que aportar desde un punto de vista organizativo.

No solo se trata de hacer uso de las funcionalidades de los programas especializados, sino también de dotar a esa tarea de una cierta lógica que ayude a maximizar la eficacia y eficiencia del mismo.

Un software de gestión documental incorpora módulos especializados en la administración de la información, generando un orden estricto basado en determinados aspectos previamente seleccionados por los usuarios del software (por ejemplo la fecha, la categoría o la prioridad).

Sin embargo, existen también otros aspectos relacionados con la gestión documental offline que siguen siendo importantes para mejorar la productividad:

1. Contar con un software de gestión documental no significa que los usuarios de una compañía deban despreocuparse. Por eso, deberían realizarse reuniones periódicas para determinar la idoneidad de la configuración del mismo. La organización es siempre primordial y básica para poder sacar rentabilidad a la inversión realizada.
2. Nombrar responsables: a pesar de que el programa de gestión de documentos e información automatice la mayor parte de los procesos, es importante contar con responsables que supervisen el correcto uso del software. También resulta importante desde un punto de vista estratégico, ya que sin objetivos que cumplir ni responsables que lo monitoricen, se puede estar tirando por la borda gran parte de la inversión realizada en la herramienta.
3. Las normas generales a las que se haya llegado como conclusión deben ser exactamente las mismas en soporte de papel como electrónico. Al fin y al cabo, la única diferencia existente entre ambas es el soporte. Ambos siguen utilizándose en la actualidad y son completamente necesarios para el desempeño de la actividad diaria de la mayor parte de empresas. Por eso, se debe gestionar su uso mediante el mismo conjunto de normas y protocolos.
4. Fechar los documentos y dejar clara su autoría: aunque parezca mentira, en la actualidad existen problemas derivados de este ámbito. Por suerte, los programas de gestión documental ya incorporan de forma automática este tipo de elementos, pero es importante tenerlos en cuenta para facilitar la gestión de la información que una empresa realiza.
5. Clasificación y control: ejercer un control sobre la documentación que se almacena, así como la seguridad de los datos confidenciales de muchos clientes, forma parte también de la correcta gestión de la información en las corporaciones. Un software de gestión documental incorpora este tipo de seguridad, especialmente si el servidor se aloja mediante la tecnología cloud computing, que asegura un mayor control de los datos debido a su alojamiento en la nube. Además, la información debe seguir un patrón claro de clasificación que debe determinarse antes de la puesta en marcha del software de documentos, para que exista una coherencia y se puedan establecer patrones definidos.

En definitiva, en la actualidad existen muchos aspectos de la gestión documental offline que se pueden aplicar al mundo online, y viceversa. Saber sacar el máximo provecho a cada uno de los dos soportes puede suponer un avance competitivo grande para las compañías, que superarán a sus rivales gracias a una mayor organización interna.

Fuente: https://www.quonext.com/blog/consejos-gestion-documental-eficaz-empresas/