Preparación de los documentos a transferir

Una vez autorizada una transferencia se deben preparar los documentos que se van a transferir por parte de la unidad remitente.

Por parte de la unidad remitente, ya sea el organismo productor o un archivo dentro del sistema, se deben revisar los documentos que se van a transferir. Para ello:

se comprobará que no falta ningún documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental y que las unidades documentales están completas
se verificará la organización correcta de las unidades documentales que se transfieren, reflejando la estructura orgánica y funcional de la unidad productora y el orden que le corresponde a cada tipo de expedientes (numérica, cronológica, alfabética, etc.)
se separará, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados, borradores... así como documentos de apoyo como legislación impresa, publicaciones periódicas, fotocopias, folletos, etc.
se quitará de los expedientes, siempre que se pueda, clips, grapas, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. Las carpetas colgantes serán sustituidas por carpetas de cartulina y las carpetas de anillas (A-Z) por cajas de archivo normalizadas
se eliminarán fotocopias y duplicados siempre que se conserven los originales. No sería una eliminación de documentación, únicamente una limpieza.

Tras la revisión de los documentos, se debe comenzar la preparación física de las unidades documentales para su transferencia:

los documentos se deben organizar en carpetas y subcarpetas normalizadas como forma de garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo. Es recomendable que dichas carpetas estén normalizadas y cumplan con requisitos de conservación (niveles de acidez y alcalinidad). Las carpetas contendrán información necesaria para identificar la documentación que contienen: unidad productora, código de clasificación, fechas extremas, volumen (en el caso de expedientes voluminosos que se separen en varias carpetas se debe indicar el orden secuencial)
una vez organizadas las carpetas (cronológicamente, por los códigos de clasificación, alfabéticamente, etc.), la unidad que transfiere procederá a alojar la documentación en cajas de archivo normalizadas. Para ello, es recomendable que el archivo receptor provea de dichas cajas a todas las unidades remitentes
debe procurarse que las cajas no queden excesivamente llenas, porque se cerrarían con dificultad, quedando resquicios por los que se introduciría el polvo y se haría más difícil su manejo y colocación en las estanterías; ni muy vacías porque favorecería que la documentación se deformase
en los casos de existir documentación que, por su tamaño o características, no pueda ser introducida en las cajas normalizadas (planos, fotografías, negativos, etc.) se informará al archivo receptor para que señale el formato de instalación más conveniente
las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible, para facilitar la redacción del formulario de transferencia, del que se hablará a continuación.

Fuente: http://mgd.redrta.org/directrices-transferencia-de-documentos/mgd/2015-01-27/105124.html