Desarrollo de un plan de transferencia

Los beneficios de un proceso de transferencia regular y planeada, entre otros, son:

un uso eficiente de los recursos
optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos documentos cuyo uso es poco frecuente
el traspaso a un servicio especializado, como es el archivo, de las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos
una reducción de los costes de mantenimiento y almacenamiento
una reducción en el riesgo de pérdida de documentos dictaminados como de conservación
un mejor acceso a los documentos
una mejora en las condiciones de almacenamiento que permitirá la conservación de los documentos durante el tiempo estipulado en la valoración, y
el ingreso únicamente de los documentos pertinentes en cada archivo, evitando trabajos de custodia, control y acondicionamiento de documentación prevista como eliminable.

Las transferencias implican una serie de cambios fundamentales:

el ingreso de la documentación en el archivo lleva consigo un cambio de responsabilidad, un traspaso de la responsabilidad de la custodia
a partir del momento de transferencia, se aplicarán las políticas de acceso, acciones de conservación y destrucción, conservación, etc., siguiendo lo establecido en la comisión de valoración competente y en la política de gestión llevada a cabo por el archivo receptor.

La documentación que se transfiere siempre tiene que estar identificada y valorada. Las transferencias se hacen a partir de series documentales, lo que se transfieren son series o fracciones o partes de una serie. En series abiertas, que se siguen produciendo, lo normal es transferir fracciones de esa serie, una vez que haya disminuido su uso o ya no tenga valores primarios, produciéndose sucesivas transferencias una vez cumplidos los plazos establecidos. En series cerradas, en las que ya no se produce más documentación, se suele hacer una transferencia completa de la serie.

¿Cuándo se debe enviar la documentación de la unidad productora al archivo? Son varios los criterios a tomar en consideración, como señala J. R. Cruz Mundet (2006):

La finalización de la tramitación: la tramitación de los expedientes debe estar finalizada, como principio general. Sólo se deben transferir los expedientes y documentos conclusos, cerrados.
La frecuencia de uso: aquellos expedientes que siguen siendo de consulta frecuente por las unidades gestoras o se solicitan en préstamo asiduamente por los productores no deberían transferirse. Se puede valorar esta situación consultando los instrumentos de control utilizados para consignar los movimientos de los documentos (tablas de consulta, de préstamos, etc.).
Las dimensiones del sistema: hay que valorar la situación del archivo receptor con respecto a la unidad productora. Si el archivo que va a recibir la documentación se encuentra en el mismo edificio o en uno cercano y puede proporcionar los documentos que se soliciten por parte de la unidad con rapidez, es posible acordar plazos más ajustados de transferencia. Por el contrario, si el sistema de archivos en el que se realizan las transferencias es de grandes dimensiones, por ejemplo, un sistema nacional, es conveniente que los plazos de transferencia sean más amplios.

En todo caso, los plazos deben detallarse en un calendario de transferencias elaborado por el archivo en colaboración con las unidades remitentes en el que se señalen las fechas para que cada unidad transfiera sus documentos. Este calendario se revisará periódicamente para adaptarlo a las necesidades y contingencias que puedan surgir. Esta planificación es necesaria para no colapsar al archivo receptor y que pueda atender las transferencias adecuadamente y se realizará a través de las peticiones de información para previsión de transferencias.

El plazo de conservación de los documentos en las unidades productoras o en los distintos archivos del sistema viene fijado por el organismo competente en cuestiones de valoración documental, sobre la base del análisis de cada una de las series documentales.

Fuente:http://mgd.redrta.org/directrices-transferencia-de-documentos/mgd/2015-01-27/105124.html