Especificaciones en la transferencia de documentos electrónicos

Las transferencias realizadas en los sistemas de gestión de documentos electrónicos implican las mismas características que las realizadas en los sistemas de gestión de documentos en papel, aunque no se trate de un traslado físico de la documentación.

De todas formas, hay que tener en cuenta una serie de especificidades a la hora de programar una transferencia de documentos electrónicos.

1. Cuando la transferencia es de documentos electrónicos y se realiza de un sistema de gestión documental a otro, se debe prever:

• la compatibilidad de formatos, y
• la compatibilidad del soporte

2. Los metadatos del documento electrónico deben ser transferidos asociados al documento para permitir su identificación, así como su autenticidad y los procedimientos de conservación que puedan ser necesarios en el futuro

3. La documentación electrónica ingresará en el archivo junto con sus metadatos y las correspondientes firmas. Dado los problemas que pueden darse para mantener un sistema de verificación de firmas para todos los documentos electrónicos que se depositen, el archivo puede añadir un sello o firma para asegurar la integridad y autenticidad del documento a lo largo de su vida, lo que puede liberar de la tarea de mantener el sistema de verificación de firmas.

4. Además de los metadatos y las firmas correspondientes, los documentos deben ir acompañados de otra documentación complementaria como:

• Indicaciones de los procedimientos de privilegios de uso y acceso
• Indicaciones de los procedimientos para prevenir, corregir y descubrir pérdidas de información o alteración de los mismos
• Indicaciones de los procedimientos de conservación en relación al deterioro de los soportes y a la obsolescencia tecnológica

Al igual que en el caso de archivos físicos, se debe definir un protocolo de transferencia a archivos centrales, intermedios o históricos de documentos electrónicos. Dentro de las necesidades específicas, se debería incluir:

• La adaptación, cuando sea necesario, de aquellos documentos que vayan a transferirse a un formato longevo
• Añadir las firmas que pudieran faltar, así como la información necesaria para la verificación y validación y los sellos de tiempo que garanticen la conservación a largo plazo de las mismas, a no ser que la transferencia se produzca a un sistema que garantice la conservación de las firmas por otros medios
• Actualizar y completar los metadatos necesarios para la gestión archivística, como pueden ser los metadatos descriptivos o de trazabilidad
  El archivo receptor deberá verificar los datos contenidos en la relación de entrega o formulario de transferencia y el contenido del paquete transferido, confirmando que contiene los expedientes y los documentos acordados, en el formato correcto y con los metadatos necesarios. La constancia de la transferencia de documentos electrónicos queda reflejada en los metadatos de trazabilidad .