Implementación del sistema de gestión documental - Guías Prácticas

La implementación o puesta en funcionamiento del sistema de archivo debe acometerse de manera sistemática, utilizando un método apropiado para la situación y que tenga en cuenta la integración del sistema documental con los procesos de la asesoría y los sistemas relacionados (sistema informático, sistema de gestión de la calidad...).

El proceso de puesta en marcha del sistema de gestión documental puede realizarse de dos formas:

1. Fijar un día de partida (“día 0”) para el funcionamiento del nuevo sistema.
2. Establecer un período en que los dos sistemas funcionarán en paralelo.

Esta decisión dependerá básicamente de la complejidad de los cambios. Si el sistema de gestión documental que se pretende implementar representa un gran “salto” es preferible elegir la segunda opción.

Es preciso definir unas fases de implantación del sistema:

• Fase de prueba. El sistema de gestión documental se pone en marcha de forma experimental en un área de trabajo de la asesoría aplicando los nuevos procedimientos. Esto permitirá comprobar el funcionamiento del sistema y corregir posibles deficiencias.
• Fecha de puesta en funcionamiento. A partir de un día determinado todo el personal comenzará a trabajar con el nuevo sistema de archivo.
• Período de adaptación. Durante un cierto tiempo puede ser conveniente mantener los dos sistemas con determinadas funciones o en algunas áreas de trabajo de manera que la adaptación sea gradual.
• Período de evaluación. Transcurrido un plazo de tiempo previamente definido a partir de la fecha de puesta en funcionamiento, se analizan los resultados obtenidos, se realizan los ajustes necesarios en el sistema de gestión documental pertinentes y se da por concluido el proceso de implementación.

En general, la implantación escalonada del sistema crea menos disfunciones y permite correr menos riesgos.

Calendario de implementación

Una correcta distribución en el tiempo de las fases consecutivas de implantación del sistema es un factor que condicionará el éxito del nuevo sistema.

Al elaborar el calendario de implementación se debería:

1. Determinar los plazos necesarios para llevar a cabo las operaciones y actividades previstas. Se han de utilizar criterios prácticos y no forzar los cambios que va a producir la puesta en marcha del sistema. Es importante hacer una previsión realista del tiempo y del esfuerzo que va a suponer para el personal.
2. Identificar las operaciones y las actividades que están relacionadas entre sí, de manera que hasta que no se acabe una no es posible comenzar la siguiente.
3. Asignar responsables para cada una de estas operaciones o actividades. Se debe comprobar si se han asignado demasiadas tareas a una persona o unidad o si, por el contrario, hay empleados que pasan períodos de tiempo inactivos sin desempeñar ninguna función.

En la creación de un sistema de archivo se deberán seguir unos pasos determinados:

Procedimientos organizativos

El sistema de gestión documental ha de estar dotado de diversos procedimientos que especifiquen las actividades que se deben llevar acabo en un determinado proceso documental y las personas o unidades responsables. Estos procedimientos pueden ser elaborados por separado o ser incorporados al manual de la gestión documental. El plan de clasificación de los documentos, el calendario de conservación y eliminación y los sistemas de transferencia deben estar documentados en estos procedimientos.

Los procedimientos de organización del sistema de archivo concretan la política establecida. Por su parte, las instrucciones de trabajo detallan paso a paso cada una de las tareas establecidas en un procedimiento.

Una forma de estructurar el sistema de gestión documental es lo que se denomina la “pirámide documental”. Esta pirámide permite descomponer los elementos y las cuestiones que se han de tener en cuenta a la hora de poner en práctica el sistema de gestión documental.

El vértice de la pirámide representa los principios generales de la política de gestión documental. El nivel intermedio contiene los procedimientos que se implantan para alcanzar los principios generales. En la base de la pirámide se encuentran las instrucciones de trabajo o modos operativos que indican de forma detallada la manera de realizar una tarea concreta.

Para definir un procedimiento específico -por ejemplo, iniciar un expediente, guardar un documento electrónico en el servidor local, archivar la documentación fiscal y contable del ejercicio anterior, transferir documentos al archivo corporativo, etc.- se debe responder a una serie de interrogantes:

• Quién desempeña la operación (persona o departamento).
• Qué se hace: determinar con exactitud la naturaleza de la operación.
• De quién: definir qué persona o departamento proporciona la información o los documentos necesarios para realizar esa operación.
• Cómo se realiza esta operación: esta cuestión se concreta en las instrucciones de trabajo o modos operativos.
• Con qué se efectúa la operación: su realización puede requerir herramientas (informáticas, documentales...) que es preciso indicar.
• Hacia quién: definir qué persona o departamento es el destinatario de la información o los documentos que resultan de la operación.
• Qué obligación: qué requisitos debe cumplir esa operación en términos de tiempo, costes, control de calidad... Esta cuestión es opcional.

Fuente: http://www.guiagestiondocumental.com/documental/modulo9/cap9.html