Se puede hablar de “gestión”, o mejor
dicho del inicio de las investigaciones sobre este concepto como tal
proceso, a principios del s. XIX cuando la revolución industrial hizo
posible la reproducción en serie de productos.
La gestión de archivos consiste en una
serie de pasos interrelacionados, diseñados para asegurar la fácil
identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos.
Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de la
gestión de archivos, hay que planificar con antelación para evitar tomar
decisiones que limiten las opciones posteriormente.
Se propone administrar toda la
producción documental que surja de la generación del conocimiento de una
determinada empresa, fruto de los resultados de las investigaciones,
proyectos planes de desarrollo y en general todos aquellos archivos que
surgen de las necesidades administrativas y científicas. En el estudio
de caso se tratan la infraestructura y herramientas necesarias para que
un gestor de información pueda iniciar sus actividades.
Una Unidad de Servicio Documental que
asumirá y liderará un papel importante en la gestión del archivo
empresarial, comprometiéndose en la promoción de la empresa así como en
la edición la clasificación, la difusión y la perdurabilidad de los
datos.
Aunque las nuevas tecnologías han
facilitado nuevas formas de acceder, crear documentar, indexar, publicar
archivar y difundir la información, la eficacia de este sistema
dependerá mucho más de la exactitud y actualización de las bases de
conocimientos, que de la calidad del software.
La aparición de programas gestores de
conocimiento en acceso abierto ha propiciado un cambio significativo en
el proceso de comunicación científica institucional, promovido por el
movimiento Open Access. La Unidad de Archivo del caso que exponemos aquí
ha aprovechado esta oportunidad para protagonizar un rol determinante
en la comunicación científica a través de los depósitos digitales.
En su avance las Unidades de archivo han
experimentado transformaciones importantes en relación a las necesidades
de sistemas de gestión. Nos encontramos en un escenario dominado por
los sistemas integrados, un modelo de automatización, que está basado en
módulos de catalogación, circulación, adquisiciones, gestión de
publicaciones seriadas, catálogo online, interconexión con otras bases
de datos, con servicios implementados basados en Open url para la
resolución de enlaces, gestores de contenido, repositorio institucional,
servidores proxy hasta programas de gestión de provedores y usuarios.
Pueden funcionar de manera autónoma,
comunicándose con sistemas externos fundamentalmente a través de
protocolos específicos y basados en convenciones de formato de datos
como son los metadatos.
El modelo tradicional y caduco no es
adecuado para la gestión de los recursos actuales en la empresa. Para
abordar la implementación de un sistema integrado de gestión. El
objetivo de la plataforma de trabajo generado es la de gestionar
contenidos, gestionar información, gestionar recursos de búsqueda y
recuperación documental, gestionar procesos y flujos de trabajo
especializados. Nos podemos encontrar un abanico amplio de diferentes
Sistemas Gestores del conocimiento.
- DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental.
- ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de Gestión de “Records”.
- CMS: Content Management System o Sistema de Gestión de Contenidos.
- BPM: Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio.
- CRM: Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con Clientes. El gestor seleccionado para el modelo.
- ERP: Enterprise Resource Planning o Gestión de Recursos Empresariales.
- Business Intelligence (BI): Inteligencia Empresarial o Inteligencia de Negocio. Relacionada con “Data Mining”.
- ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales.
Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/about/gestion-documental/
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