Uno de los requisitos y objetivos
fundamentales en la implantación del Sistema Gestor de Archivo es el de
la gestión de la calidad, una gestión ordenada por procesos que nos
permitirá saber lo que queremos, hacia dónde ir y lo que es más
importante, conocer de manera objetiva dónde nos encontramos.
Los procesos nos permitirán medir las
actividades que realizamos de una manera sistematizada y ordenada,
sabiendo en todo momento en dónde fallamos o en dónde estamos acertando.
Todo lo que rodea en el trabajo a las
actividades del hombre se ha ido perfeccionando con el tiempo lo que
implica un cambio y una evolución, desde la capacitación de las propias
personas, hasta la calidad de la materia prima, pasando por los
instrumentos utilizados para su manufacturación. Esta mejora de la
calidad de vida del hombre y su entorno conlleva el uso del término.
«Calidad». Hasta entonces el control de calidad se realizaba
principalmente por los propios obreros o trabajadores, denominándose
«Control de calidad del operario», era lo único que existía en el ámbito
del control de la calidad hasta entrado el siglo XX, puesto que la
calidad no era un elemento que interesaba demasiado a las empresas y
organizaciones de esta época.
Posteriormente, se introdujeron figuras
que «controlaban» la calidad del trabajo de estos operarios, como, por
ejemplo, los capataces; hasta que finalmente se llegó a lo que conocemos
como el control de calidad de la era moderna.
Entre los años 1941 y 1942 se publicaron
una serie de trabajos como Los estándares Z, y Un manual de métodos
estadísticos para ingenieros, este último por Leslie E. Simons. Los
primeros se conocieron como los estándares de la guerra, aprobando y
eligiendo el uso de cuadros de control para el análisis de datos, y su
posterior aplicación en la producción.
Es W.A. Shewhart, de Bell Telephone
Laboratories, quien diseñó un sistema basado en datos estadísticos,
mediante la cual controlaba variables relacionadas con el control de
calidad. La principal herramienta de este automatismo eran los cuadros
de control. Shewhart seria posteriormente considerado el padre de la
calidad moderna.
Shewhart, fue llamado para la
reconstrucción del personal japonés después de la guerra pero no pudo
incorporarse lo que dejó como opción a una personalidad cuyo futuro
marcaría el desarrollo de la calidad. Esta persona elegida fue W.
Edwards Deming, que en los años 1946 y 1947 ya había estado trabajando
en Japón y además era un buen conocido de los estudios de Shewhart en su
etapa como profesor de la Universidad de Columbia.
Deming entrenó a numerosos gestores y
administradores del Japón durante periodos no muy largos, estableciendo
tres aspectos claves que serían los principales culpables de su futura
fama:
- El ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).
- Las causas de las variaciones.
- El control de procesos con cuadros de control.
En estos años aparecen tres industrias
que van a modificar los conceptos de calidad. Se trata de las industrias
nuclear, aeronáutica y espacial. Estas industrias se caracterizan por
un gran poder de compra y una necesidad de cumplir, de forma estricta,
unas especificaciones más exigentes de lo habitual. Provocan la
aparición de los sistemas de garantía de la calidad.
Se trata de, por un lado, documentar en
manuales, procedimientos, instrucciones… lo que se va a hacer y, por el
otro, de generar registros que prueben que se ha hecho.
La empresa presenta un sistema de calidad con dos características fundamentales:
- Mentalización a todos los niveles de la organización. Todos tienen claro hacia dónde dirigir sus esfuerzos para mantener y superar continuamente la calidad de los productos y servicios documentales.
- La calidad orientada al cliente y la sociedad.
El método implica a todo el personal de
la organización y le hace partícipe de demostrar que en realidad su
trabajo influye en el objetivo final de la organización. Una vez
descrito de manera genérica lo que pretendemos a la hora de gestionar
por procesos, así como las principales ideas de lo que entenderemos por
la gestión por procesos, situamos a la Unidad de archivo en una
posición concreta en lo que se refiere a la organización. Es uno de los
principios básicos sobre los que tendrá también que trabajar desde su
puesta en marcha y les permitirá identificar los problemas derivados de
las deficiencias de la implantación o del mal establecimiento de
protocolos y procedimientos.
En principio, a la hora de definir de
manera inicial los procesos, tenemos que situarnos en el contexto
inicial de una Organización que aún se encuentra en fase de creación y
constitución y entender que no va a ser fácil describir las sistemáticas
más comunes de este tipo de organización cuando ni siquiera se ha
puesto en marcha, así que me centraré más en como desde la Unidad de
servicio documental se plantean unos procesos asociados siguiendo
técnicas de calidad de diseño, planificación y puesta en marcha del
Sistema de Archivo.
El primer paso que debemos llevar a cabo
para poder gestionar perfectamente los procesos es identificar los
mismos. Las organizaciones se basan en desarrollar actividades, las
cuales se agrupan para dar procesos, los cuales interactúan entre sí,
como si de engranajes se tratara, para hacer funcionar máquina sin
dejarse llevar por la inercia.
Para poder recorrer cualquier camino, lo
primero que tenemos que tener muy claro es hacia dónde queremos llegar,
para poder plantear, en un futuro no muy lejano, por dónde y cómo
queremos ir. Es decir, cuál es el objetivo de nuestra inmediata gestión.
Las organizaciones y empresas están
formadas por elementos que interactúan entre sí. Todas estas
peculiaridades hacen pensar que como primer esfuerzo desde la Unidad de
Archivo y servicio documental a la hora de gestionar, vamos a tener que
poner una especial atención en la primera fase de la gestión de la
calidad: la planificación. En la prestación del servicio de gestión en
cualquier sector se ha de tener en cuenta la variabilidad de los
procesos, y que las variables que rodean sus actividades son
innumerables y en muchos casos impredecibles, por lo que definir quien,
como cuando y donde se deben hacer las cosas, evitará muchos problemas y
discrepancias a la hora de analizar los resultados y las causas del
éxito o fracaso de los mismos.
Es importante tener claro cuáles son
nuestras necesidades y la de nuestros clientes internos de la
Institución como los externos, traducirlas en requisitos concretos,
determinar funciones y responsabilidades, y un proceso preciso que
sistematice los trabajos sin que generen dudas para el personal
encargado de llevarlos a cabo.
Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/about/gestion-de-calidad/
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