Gestión de Calidad

Uno de los requisitos y objetivos fundamentales en la implantación del Sistema Gestor de Archivo es el de la gestión de la calidad, una gestión ordenada por procesos que nos permitirá saber lo que queremos, hacia dónde ir y lo que es más importante, conocer de manera objetiva dónde nos encontramos.

Los procesos nos permitirán medir las actividades que realizamos de una manera sistematizada y ordenada, sabiendo en todo momento en dónde fallamos o en dónde estamos acertando.

Todo lo que rodea en el trabajo a las actividades del hombre se ha ido perfeccionando con el tiempo lo que implica un cambio y una evolución, desde la capacitación de las propias personas, hasta la calidad de la materia prima, pasando por los instrumentos utilizados para su manufacturación. Esta mejora de la calidad de vida del hombre y su entorno conlleva el uso del término. «Calidad». Hasta entonces el control de calidad se realizaba principalmente por los propios obreros o trabajadores, denominándose «Control de calidad del operario», era lo único que existía en el ámbito del control de la calidad hasta entrado el siglo XX, puesto que la calidad no era un elemento que interesaba demasiado a las empresas y organizaciones de esta época.

Posteriormente, se introdujeron figuras que «controlaban» la calidad del trabajo de estos operarios, como, por ejemplo, los capataces; hasta que finalmente se llegó a lo que conocemos como el control de calidad de la era moderna.

Entre los años 1941 y 1942 se publicaron una serie de trabajos como Los estándares Z, y Un manual de métodos estadísticos para ingenieros, este último por Leslie E. Simons. Los primeros se conocieron como los estándares de la guerra, aprobando y eligiendo el uso de cuadros de control para el análisis de datos, y su posterior aplicación en la producción.

Es W.A. Shewhart, de Bell Telephone Laboratories, quien diseñó un sistema basado en datos estadísticos, mediante la cual controlaba variables relacionadas con el control de calidad. La principal herramienta de este automatismo eran los cuadros de control. Shewhart seria posteriormente considerado el padre de la calidad moderna.

Shewhart, fue llamado para la reconstrucción del personal japonés después de la guerra pero no pudo incorporarse lo que dejó como opción a una personalidad cuyo futuro marcaría el desarrollo de la calidad. Esta persona elegida fue W. Edwards Deming, que en los años 1946 y 1947 ya había estado trabajando en Japón y además era un buen conocido de los estudios de Shewhart en su etapa como profesor de la Universidad de Columbia.

Deming entrenó a numerosos gestores y administradores del Japón durante periodos no muy largos, estableciendo tres aspectos claves que serían los principales culpables de su futura fama:

• El ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).
• Las causas de las variaciones.
• El control de procesos con cuadros de control.

En estos años aparecen tres industrias que van a modificar los conceptos de calidad. Se trata de las industrias nuclear, aeronáutica y espacial. Estas industrias se caracterizan por un gran poder de compra y una necesidad de cumplir, de forma estricta, unas especificaciones más exigentes de lo habitual. Provocan la aparición de los sistemas de garantía de la calidad.

Se trata de, por un lado, documentar en manuales, procedimientos, instrucciones… lo que se va a hacer y, por el otro, de generar registros que prueben que se ha hecho.

La empresa presenta un sistema de calidad con dos características fundamentales:

• Mentalización a todos los niveles de la organización. Todos tienen claro hacia dónde dirigir sus esfuerzos para mantener y superar continuamente la calidad de los productos y servicios documentales.
• La calidad orientada al cliente y la sociedad.

El método implica a todo el personal de la organización y le hace partícipe de demostrar que en realidad su trabajo influye en el objetivo final de la organización. Una vez descrito de manera genérica lo que pretendemos a la hora de gestionar por procesos, así como las principales ideas de lo que entenderemos por la gestión por procesos, situamos a  la Unidad de archivo en una posición concreta en lo que se refiere a la organización. Es uno de los principios básicos sobre los que tendrá también que trabajar desde su puesta en marcha y les permitirá identificar los problemas derivados de las  deficiencias de la implantación o del mal establecimiento de protocolos y procedimientos.

En principio, a la hora de definir de manera inicial los procesos, tenemos que situarnos en el contexto inicial de una Organización que aún se encuentra en fase de creación y constitución y entender que no va a ser fácil describir las sistemáticas más comunes de este tipo de organización cuando ni siquiera se ha puesto en marcha, así que me centraré más en como desde la Unidad de servicio documental se plantean unos procesos asociados siguiendo técnicas de calidad de diseño, planificación y puesta en marcha del Sistema de Archivo.

El primer paso que debemos llevar a cabo para poder gestionar perfectamente los procesos es identificar los mismos. Las organizaciones se basan en desarrollar actividades, las cuales se agrupan para dar procesos, los cuales interactúan entre sí, como si de engranajes se tratara, para hacer funcionar máquina sin dejarse llevar por la inercia.

Para poder recorrer cualquier camino, lo primero que tenemos que tener muy claro es hacia dónde queremos llegar, para poder plantear, en un futuro no muy lejano, por dónde y cómo queremos ir. Es decir, cuál es el objetivo de nuestra inmediata gestión.

Las organizaciones y empresas están formadas por elementos que interactúan entre sí. Todas estas peculiaridades hacen pensar que como primer esfuerzo desde la Unidad de Archivo y servicio documental a la hora de gestionar, vamos a tener que poner una especial atención en la primera fase de la gestión de la calidad: la planificación. En la prestación del servicio de gestión en cualquier sector se ha de tener en cuenta la variabilidad de los procesos, y que las variables que rodean sus actividades son innumerables  y en muchos casos impredecibles, por lo que definir quien, como cuando y donde se deben hacer las cosas, evitará muchos problemas y discrepancias a la hora de analizar los resultados y las causas del éxito o fracaso de los mismos.

Es importante tener claro cuáles son nuestras necesidades y la de nuestros clientes internos  de la Institución como los externos, traducirlas en requisitos concretos, determinar funciones y responsabilidades, y un proceso preciso que sistematice los trabajos sin que generen dudas para el personal encargado de llevarlos a cabo.

Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/about/gestion-de-calidad/