jueves, 27 de agosto de 2020

LA GESTIÓN DOCUMENTAL “Un Papel importante en la Empresa”

 


En estos tiempos en los que es de vital importancia cuidar del medio ambiente y todo lo relacionado con lo ecológico, juega un papel muy relevante el buen manejo de los documentos físicos en el mundo empresarial.  Pero la pregunta es: ¿Tenemos claridad sobre qué, cuándo y cómo hacerlo?

                                                                                                                                                               

Vamos a tratar de resumirles en qué consiste un Sistema de Gestión Documental –SGD-, y corregir una serie de mitos que se han creado alrededor de este: uno de ellos es caer en el error de digitalizar todos los documentos de la empresa, para posteriormente eliminarlos y con esto solucionar un problema de espacio físico, pero además de los altos costos de digitalizar, realmente estamos solucionando el problema?; o lo que hicimos fue trasladar el desorden que teníamos en los documentos físicos a un desorden virtual, con el agravante de no tener en cuenta las normas sobre conservación de documentos físicos?, lo que podría a llevar a la empresa a enfrentar problemas legales.

 

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?, según el Archivo General de la Nación (AGN) “Es el Instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo  sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado”

 

“El sistema de gestión documental, es una política de toda empresa y no un área, dependencia o directivo”

 

Lo primero que es importante destacar es que el sistema de gestión documental, es una política de toda empresa y no un área, dependencia o directivo.

 

¿Cuáles son las sintomatologías que presenta una empresa que no cuentan con un Sistema de Gestión Documental?

 

Espacio Físico: Los documentos invaden la empresa, lugares preferidos, debajo de escaleras, pasillos, en los sótanos, debajo de los escritorios, y cualquier sitio donde se pueda colocar una caja, un AZ, un tomo o una carpeta, etc…, es decir en vez de tener un puesto de trabajo que le ayude a desarrollar su objeto social, este está ocupado con un archivo inactivo y nada lucrativo.

Tiempo: Dado que no existe un orden físico, no hay bases de datos o inventarios documentales; buscar un documento o una información puede tomar horas, días, semanas y hasta meses, si lo miramos desde el punto de vista de costos o más bien los sobrecostos en que incurre la empresa al gastar miles y hasta millones de pesos, además de perder clientes y acarrear sanciones por parte de las entidades del Estado.

Productividad: Por no tener los documentos o la información a tiempo, esto conlleva a no tomar decisiones, no corregir procesos o hacerlo tarde, se dificulta medir la verdadera capacidad productiva de los empleados o colaboradores, todo esto hace una empresa lenta y poco o nada versátil a los cambios que requiere enfrentar un mercado cada vez más competitivo.

Legales: Hoy por hoy en Colombia, casi todas la Superintendencias le están solicitando y exigiendo a sus regulados, tener un Sistema de Gestión Documental.

Si la empresa tiene algunos de estos síntomas, es hora de tomar medidas a la brevedad posible, tal como contratar una entidad que tenga el conocimiento, la experiencia y la capacidad de efectuarle un Diagnóstico de Gestión Documental y basado en este, le desarrolle el sistema de gestión documental más adecuado y ajustado a las políticas y al presupuesto de la empresa.

 

“El sistema de gestión documental, es una política de toda empresa y no un área, dependencia o directivo”

 

Es importante anotar que un Sistema de Gestión Documental no es un software como muchos empresarios piensan. El SGD es una cultura, una filosofía, una política, unos manuales, que se desarrollan de acuerdo a la personalidad de la empresa y a las normas legales que regulan la archivística en el país.

 

Ya vimos que es un SGD, ahora observemos como está compuesto:

 

Programa de gestión Documental

Comité de Archivo

Cuadros de Clasificación documental

Tablas de Retención Documental (TRD)

Tablas de Valoración Documental (TVD)

Manuales de Archivo y Correspondencia.

En un lenguaje sencillo, veamos de qué se trata cada una de estos componentes del SGD:

 

El Programa de Gestión Documental, son las políticas archivísticas que va a desarrollar la empresa en el corto, mediano y largo plazo, tales como: Consulta, almacenamiento, reproducción y eliminación de los documentos.

 

El Comité de Archivo, es un órgano empresarial integrado básicamente por un directivo o quien éste designe, un contable, un jurídico y una persona con formación en gestión documental, quien puede hacer las veces de secretario y demás personas que la empresa considere que deban pertenecer a dicho comité. Este comité está encargado de tomar todas las decisiones que tengan que ver con el manejo del archivo y correspondencia de la empresa.

 

El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), es una herramienta archivística, que utilizando códigos alfanuméricos nos muestra el listado de todas las series y subseries documentales de las aéreas o dependencias de la empresa.

 

Las Tablas de Retención Documental (TRD), nos muestran cuándo, cómo y dónde, debemos retener los documentos en las diferentes fases del ciclo de vida de los documentos, también su disposición y basándose en la valoración. Es importante anotar que se debe crear una tabla por cada área o dependencia que produzca o tenga procesos documentales.

 

Tablas de Valoración Documental (TVD), Se elaboran solo cuando las empresas tienen fondos acumulados de documentos, esta les hace un análisis y los organiza de acuerdo a sus fechas extremas, su valor, con estos criterios se determina la disposición final de éstos.

 

Manuales de Archivo y Correspondencia, éstos contienen las normas y procedimientos que se deben aplicar, tanto en el archivo como en la correspondencia.

 

Todos los componentes de un Sistema de Gestión Documental son aprobados por el comité de archivo.

 

Una vez se cuente con el SGD, de acuerdo al tamaño de la empresa se adquiere o se diseña un software al tamaño de esta, para aplicar y desarrollar el SGD, lo mismo sucede con la digitalización (Pasar de lo análogo a lo digital)  de los documentos, esto lo determina variables como el nivel de consulta o porque las TRD o el SGD lo impone, estos se deben digitalizar.

 

Un buen sistema trae muchos beneficios tales como:

La empresa mejora su eficiencia y eficacia, lo que la lleva a tener una mejor productividad y ser más competitiva.

Reducir costos al bajar el consumo de papel físico entre un 40 al 50% y evita procesos de reproducción (fotocopiado y digitalización) innecesarios para la empresa.

Reducir tiempos y mejorar procesos, al tener fácil acceso a la información y los documentos, además de evitar reprocesos y hasta utilizar personal adicional.

Liberar el espacio físico, el cual se utilizará para desarrollar el objeto social de la empresa.

Homologa todos los procesos documentales, tanto al interior de la empresa como los relacionados con proveedores y clientes.

Facilita la implementación de procesos y normas de calidad entre otras.


Por Revista Empresarial & Laboral

Fuente: https://revistaempresarial.com/tecnologia/inteligencia-de-negocios/gestion-documental-papel-importante-empresa/


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