Gestión documental

Se puede hablar de “gestión”, o mejor dicho del inicio de las investigaciones sobre este concepto como tal proceso, a principios del s. XIX cuando la revolución industrial hizo posible la reproducción en serie de productos.

La gestión de archivos consiste en una serie de pasos interrelacionados, diseñados para asegurar la fácil identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de la gestión de archivos, hay que planificar con antelación para evitar tomar decisiones que limiten las opciones posteriormente.

Se propone administrar  toda la producción documental que surja de la generación del conocimiento de una determinada empresa, fruto de los resultados de las investigaciones, proyectos planes de desarrollo y en general todos aquellos archivos que surgen de las necesidades administrativas y científicas. En el estudio de caso se tratan la infraestructura y herramientas necesarias para que un gestor de información pueda iniciar sus actividades.

Una Unidad de Servicio Documental que asumirá y liderará un papel importante en la gestión del archivo empresarial, comprometiéndose en la promoción de la empresa así como en la edición la clasificación, la difusión y la perdurabilidad de los datos.

Aunque las nuevas tecnologías han facilitado nuevas formas de acceder, crear documentar, indexar, publicar archivar y difundir la información, la eficacia de este sistema dependerá mucho más de la exactitud y actualización de las bases de conocimientos, que de la calidad del software

La aparición de programas gestores de conocimiento en acceso abierto ha propiciado un cambio significativo en el proceso de comunicación científica institucional, promovido por el movimiento Open Access. La Unidad de Archivo del caso que exponemos aquí ha aprovechado esta oportunidad para protagonizar un rol determinante en la comunicación científica a través de los depósitos digitales.

En su avance las Unidades de archivo han experimentado transformaciones importantes en relación a las necesidades de sistemas de gestión. Nos encontramos en un escenario dominado por los sistemas integrados, un modelo de automatización, que está basado en módulos de catalogación, circulación, adquisiciones, gestión de publicaciones seriadas,  catálogo online, interconexión con otras bases de datos, con servicios implementados basados en Open url para la resolución de enlaces, gestores de contenido, repositorio institucional, servidores proxy hasta programas de gestión de provedores y usuarios.

Pueden funcionar de manera autónoma, comunicándose con sistemas externos fundamentalmente a través de protocolos específicos y basados en convenciones de formato de datos como son los metadatos.

El modelo tradicional y caduco no es adecuado para la gestión de los recursos actuales en la empresa. Para abordar la implementación de un sistema integrado de gestión. El objetivo de la plataforma de trabajo generado es la de gestionar contenidos, gestionar información, gestionar recursos de búsqueda y recuperación documental, gestionar procesos y flujos de trabajo especializados. Nos podemos encontrar un abanico amplio de diferentes Sistemas Gestores del conocimiento.

•  DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental.
•  ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de Gestión de “Records”.
•  CMS: Content Management System o Sistema de Gestión de Contenidos.
•  BPM: Business Process Management o  Gestión de Procesos de Negocio.
•  CRM: Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con Clientes. El gestor seleccionado para el modelo.
•  ERP: Enterprise Resource Planning o Gestión de Recursos Empresariales.
•  Business Intelligence (BI): Inteligencia Empresarial o Inteligencia de Negocio. Relacionada con “Data Mining”.
•  ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales.

Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/about/gestion-documental/