- INTRODUCCIÓN
Un buen archivo no consiste únicamente en conservar archivos para la historia y la investigación. Los archivos son esenciales para un buen gobierno. Gracias a ellos pueden rendir cuentas y demostrar su capacidad para promover la democracia. Una política de buena administración de los documentos y los archivos permite que un país comprenda el “quién, cuándo, cómo y por qué” de las acciones de un gobierno. Hace posible el respeto de los derechos del hombre y permite que el poder pueda explicar, defender y canalizar sus acciones. El archivar adecuadamente es, también, garantía de un gobierno eficaz.
«El archivero debe ser el primer investigador e historiador de una empresa», señala Manuel Carriedo en el club de Prensa durante la presentación del libro Los archivos de empresas. Qué son y cómo se tratan, escrito por José Andrés González Pedraza.
La digitalización ha supuesto un gran avance en la gestión de fondos documentales de las empresas en su preservación, ha contribuido a proteger la documentación empresarial del olvido y el deterioro, a conservar la memoria de su pasado. Pero este aspecto de la archivística no solo es parte importante de la gestión de un sistema de archivo empresarial ni el único, también ha supuesto un cambio en los procedimientos administrativos, en el tratamiento de los documentos y en las funciones del gestor de información. «El archivero tiene que conocer la empresa como la palma de su mano: organización, funciones, cambios jurídicos, cuadros, clasificaciones, valoración administrativa, de costes, riesgos, beneficios, contratos, auditorías, documentos, escritos, facturas, nóminas,…»
Una empresa es un gobierno donde se analizan los procesos de negocio y los procesos transaccionales a los que da soporte los nuevos Sistemas de Información. Una empresa con una Unidad de Información capacitada en el manejo documental reduce el costo de capacitación de los usuarios, facilita la identificación de los problemas y las oportunidades, mantienen un archivo histórico de la empresa con toda la información necesaria acerca de la organización, determina las necesidades clasificando la información.
Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos documentales.
2. TIPOS
A partir de una o varias entradas de documentos o información, dan lugar a una o varias salidas también de documentos o información con valor añadido.
En otras palabras, los procesos documentales es la manera en la que se hacen las cosas en la empresa. Ejemplos de procesos son el de producción y entrega de bienes y/o servicios, el de gestión comercial, el de desarrollo de la visión estrategia, el de desarrollo de producto,… Estos procesos deben estar correctamente gestionados empleando distintas herramientas de gestión documental.
La incorporación de las Nuevas Tecnologías de la Información permite redefinir los procesos alcanzando grados de eficacia y eficiencia inimaginables hace unos años. Las organizaciones que sean capaces de descubrir estas posibilidades e implantarlas correctamente, conseguirán ventajas competitivas debido a la disminución de costes y el aumento de flexibilidad frente a los requerimientos de los clientes.
Los procesos de negocio deben estar correctamente gestionados y documentados empleando los sistemas de información para la gestión adecuados. Un sistema de información para la gestión se puede definir como una Unidad de Información integrada en la gestión empresarial que maneja el flujo de información, consiguiendo así mejorar los procesos en distintas áreas (financiera, de producción, logística, comercial y de recursos humanos).
Sea cual sea la organización, el archivo como reflejo del órgano productor que es, asume esta tarea de custodia y servicio documental de información. Nos encontramos por tanto con archivos de empresa en función de:
El tamaño de la empresa:
-Pequeña empresa.
-Mediana empresa.
-Gran empresa.
Dependiendo del tipo de actividad, sean públicas o privadas. Por su expansión territorial y actividad comercial:
-Locales.
-Nacionales.
-Europeos.
-Internacionales.
Por la Edad de los Documentos:
-Administrativos.
-Intermedios.
-Históricos.
Y por último estarían los Archivos gestionados por empresas ajenas proveedoras de servicios.
3. CARACTERÍSTICAS
El propio carácter de las empresas determina que al archivo se le exija flexibilidad, innovación, reciclaje, iniciativa, eficiencia, eficacia, y todo ello tanto en archivos cuyo trabajo incide en los aspectos históricos y culturales de los documentos como en aquellos cuyo trabajo incide en la gestión administrativa.
El Archivo de empresa es una unidad de información que comprende un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de acceder, crear, encontrar, almacenar y transformar la información necesaria para respaldar las actividades de la empresa sirviendo de apoyo para la toma de decisiones.
Su pervivencia en la misma depende del concepto que la dirección tenga de ella. Si se la considera como un bien necesario su continuidad estará vigente mientras la empresa exista si no se la considera útil es muy probable que no tenga continuación y no se encontrarán razones que justifiquen su existencia. Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos documentales y por las razones que ejerzan estos en las decisiones empresariales. No todas las empresas han tomado conciencia de esto y se plantean como mejorarlos y evitar algunos males habituales como: bajo rendimiento, poco enfoque al cliente, barreras departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta de visión global del proceso, etc.
4. Los archivos de empresas en Europa; Alemania, Reino Unido, Francia, Italia, Bélgica.
La situación de los archivos de empresas en Europa está muy vinculada al modelo económico en el que los órganos productores, las empresas, se han desenvuelto.
Se diferencian dos modelos: sector público como Francia y su referente el Archivo nacional del mundo del trabajo que tiene como objetivo recopilar, procesar, conservar y poner a disposición del público los archivos llamados “el mundo de trabajo “Los Archivos Nacionales del mundo del trabajo es un servicio nacional bajo la Direction del Ministerio de Cultura. Esta experiencia, recopila y mantiene fondos libres de archivos privados de interés histórico, independientemente de su fecha, su forma y soporte. Iniciativas por otro lado como Reino Unido donde se promueve la conservación de los registros comerciales de importancia histórica, se suministra asesoramiento e información sobre los archivos y registros de negocios modernos se fomenta el interés y el estudio de la historia de los negocios y los archivos en Gran Bretaña. Las universidades tienen también un papel importante. Iniciativas también como la de Alemania donde hay 6 centros regionales con documentos de empresas. Los documentos creados y almacenados por las empresas son propiedad privada y su conservación debe atenerse a las normas mercantiles, que establecen un periodo de 10 años para los principales libros de contabilidad ya desde el siglo XIX. En Italia el interés por los documentos de las empresas contemporáneas nace también, como en otros países dentro del ámbito de la historia económica y fruto en muchos casos de iniciativas privadas como la del famoso banquero Francesco Datini y su archivo que está compuesto por sus numerosos documentos mercantiles y escritos privados, así como por una gran serie de libros contables y comerciales, de elevado interés, relacionados con las actividades artesanales y de negocios de la época.
En común todos los Archivos Nacionales están interesados en los archivos de empresas que contengan documentos de interés histórico y patrimonial.
5. Los archivos de empresa en España
En España, los archivos de empresas han sido creados de forma mayoritaria para organizar y difundir la memoria histórica de las compañías y no para implantar una política de gestión documental, una necesidad que ha sido, hasta ahora, ignorada en la mayor parte de las organizaciones.
En la inmensa mayoría de los casos falta una visión global del ciclo documental
–desde su creación en las oficinas hasta su eliminación o conservación permanente en los archivos-, las funciones aparecen separadas y los archiveros no están presentes en las oficinas desde el momento de la creación de los documentos. Tampoco se han editado calendarios de conservación de series documentales en archivos de empresas.
Sí existen archivos que participan en la gestión administrativa de la organización a través de bases de datos comunes y recibiendo transferencias periódicas de series documentales desde las oficinas.
Por sectores económicos destacan por su importancia los archivos bancarios y los de empresas mineras.
En cuanto a los elementos negativos nos encontramos con un desinterés por parte de los empresarios de la importancia del archivo en una empresa lo que supone un problema grave. No existe una política nacional ni regional sobre archivos de empresas.
No existe ninguna Asociación de Archivos de Empresas en España. No existe un directorio de los archivos de empresas en España. Hay pocos archivos de empresas que hayan creado su página web en Internet, nos encontramos una ausencia de políticas específicas a escala nacional y un vacío legislativo. No obstante, hay tres iniciativas de la Subdirección General de Archivos Estatales de las que los Archivos de Empresas se pueden beneficiar de forma indirecta. También hay presencia en foros profesionales y un aumento de la bibliografía.
6. El consejo Internacional de archivos: su estrategia con los archivos de empresa.
El Consejo Internacional de Archivos (ICA) se dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial. Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la democracia y la buena administración.
Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el ICA se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad.
-El ICA es la organización profesional de la comunidad de archivos, dedicada a promover la conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los archivos.
-Reúne a los responsables de archivos nacionales, asociaciones profesionales de archivistas, archivos locales, regionales y archivos de otras organizaciones, así como archivistas independientes.
-El ICA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios, por lo que tiene un carácter verdaderamente internacional.
-Es una organización no gubernamental, lo cual significa que se mantiene independiente de los avatares o procesos políticos y que sus socios incluyen a personas e instituciones públicas y privadas.
-El ICA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones intergubernamentales tales como la UNESCO y el ICCROM. También está vinculada a otras organizaciones no gubernamentales.
El ICA es una organización neutra no gubernamental, financiada por sus miembros y cuya acción está ligada a las actividades de sus diversos miembros. Después de 60 años, el ICA reúne instituciones archivísticas y profesionales a través del mundo para defender la gestión eficaz de los archivos y la protección material del patrimonio escrito, para producir normas reconocidas y buenas prácticas, y para favorecer el diálogo, los intercambios y la transmisión de estos conocimientos más allá de las fronteras nacionales.
Un ejemplo significativo de la realización de proyectos ideados en el CIA es la
“Guía de fuentes sobre inversiones extranjeras en España 1780-1914” realizada por Teresa Tortella, del Archivo del Banco de España, y editada en el año 2000.
El ICA trabaja en estrecha colaboración con organizaciones intergubernamentales como UNESCO y el Consejo Europeo. También tiene fuertes lazos con otras organizaciones no gubernamentales como el Comité Internacional del Escudo Azul.
Este artículo responde a una síntesis elaborada e implementada del informe de José Andrés González Pedraza “Los archivos de empresas: un estudio comparativo” , editado en la revista andaluza de archivos.Nº 2 (enero 2010).p.57
Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/los-archivos-de-empresas-tipos-y-caracteristicas/
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