Muchas empresas llevan demasiado tiempo condicionadas por unos procesos deficientes de gestión de la información. El empleado medio dedica del 30 al 40 por ciento de su tiempo a buscar la información necesaria para completar sus tareas en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivadores.
¿Y si todas esas horas se dedicaran a incrementar la competitividad de su empresa? No es ninguna sorpresa que las empresas y organizaciones con visión de futuro empiecen a usar documentos digitales y soluciones de gestión de contenido empresarial para obtener una ventaja competitiva en el mercado global.
4 ventajas esenciales
si actualiza su sistema de archivado en papel a una solución digital, los empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.
¿Lo sabía? Sin un sistema adecuado de gestión de contenido empresarial, los empleados dedican una media de 18 minutos a buscar un documento.
la creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado. Un archivo de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta 1500 € al año. Mantener doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona. El cambio a un sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal.
¿Lo sabía? En una empresa mediana, los documentos en papel se acumulan a una tasa anual de un 22 por ciento, es decir, cada 3,3 años el papel duplica su volumen.
un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los procesos de gestión de registros financieros y retención.
¿Lo sabía? Actualmente, hasta un 5 por ciento de los archivos de una organización llegan a perderse o extraviarse.
además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aun en caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para recuperación en casos de desastre.
¿Lo sabía? 7 de 10 cada empresas dejarían de existir en un plazo de 3 semanas si perdieran su documentación impresa en un desastre.
Fuente: https://www.docuware.com/es/Gestion-documental-soluciones/c%C3%B3mo-sacar-partido-de-los-sistemas-de-gesti%C3%B3n-documental
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