Juliana Rabelo do Carmo[1]
Jadna Carla Sousa Cabral
Dutra¹
Eliziene Barbosa Gomes¹
RESUMO
Aborda o processo de
automação na Biblioteca Universitária, na perspectiva da migração de software
para seu gerenciamento, com vistas à organização e recuperação efetiva da
informação na Biblioteca Wanda de Aguiar Horta, em São Luís-Maranhão. Caracteriza a Biblioteca estudada, bem como seus
produtos e serviços. Analisa a Biblioteca Wanda
de Aguiar Horta, seus produtos e serviços no contexto universitário e as questões relacionadas à recuperação da informação
no sistema de gerenciamento da biblioteca. Nesse sentido, as motivações e
objetivos desta pesquisa consistem na necessidade de avaliar a migração do
software livre para o software Biblios Inforgeneses, como medida para aprimorar
os serviços desenvolvidos na biblioteca universitária. Emprega a metodologia de
pesquisa de campo, com abordagem exploratória e descritiva para coleta de
dados. Apresenta a estruturação das atividades que foram desenvolvidas no
decorrer deste processo. Conclui indicando que uma das maiores problemáticas de
Automação na Biblioteca Wanda de Aguiar Horta, seja
por fatores práticos, quanto de adequação do sistema, reflete diretamente na
recuperação da informação, o que origina a necessidade de buscar medidas para
suprir esta necessidade. Portanto, a automação
de Bibliotecas Universitárias, em especial com uso de softwares proprietários,
consiste em uma ferramenta eficaz para a organização, controle,
disponibilização e recuperação da informação para os usuários no ambiente
universitário.
Palavras-Chave: Automação
de bibliotecas. Recuperação da informação. Biblioteca universitária. Biblios
Inforgeneses.
RESUMEN
Aborda el proceso de
automatización de la Biblioteca de la Universidad, desde la perspectiva de la
migración de software para su gestión, con miras a la organización y
recuperación de información eficaz en la biblioteca Wanda de Aguiar Horta, en
São Luís, Maranhão. Características estudiaron Biblioteca y sus productos y
servicios. Analiza la biblioteca Wanda de Aguiar Horta, sus productos y
servicios en el contexto universitario y cuestiones relacionadas con la
recuperación de información en el sistema de gestión de bibliotecas. En este
sentido, las motivaciones y los objetivos de esta investigación es la necesidad
de evaluar la migración de software libre para el software BIBLIOS Inforgeneses
como una medida para mejorar los servicios que se desarrollan en la biblioteca
universitaria. Emplea la metodología de la investigación de campo con el
enfoque exploratorio y descriptivo para la recopilación de datos. Presenta la
estructura de las actividades que se desarrollaron durante este proceso.
Concluye indicando que uno de los mayores problemas en Automatización
biblioteca Wanda de Aguiar Horta, es por factores prácticos, la adecuación del
sistema, directamente reflejado en la recuperación de información, lo que lleva
a la necesidad de buscar medidas para satisfacer esta necesidad. Por lo tanto,
la automatización de bibliotecas de la Universidad, sobre todo con el uso de software
propietario, consiste en una herramienta eficaz para la organización, el
control, la entrega y recuperación de información para los usuarios en el
entorno universitario.
Palabras-clave:
Bibliotecas de automatización. Recuperación de la información. Biblioteca de la
Universidad. Biblios Inforgeneses.
1 INTRODUÇÃO
A Biblioteca
Universitária tem seu surgimento às Universidades visando refletir nas matérias
ou disciplinas lecionadas nos cursos de graduação, com o intuito de contribuir
para o progresso da ciência e, desse modo, se constituir como propulsoras do
conhecimento científico ao disponibilizar o acesso à informação em diferentes
suportes e por meio de seus serviços.
Tendo em vista
essa questão, as missões da Biblioteca Universitária caracterizam-se por servir
de apoio ao corpo docente na expansão e relação entre as aulas expostas e
outros referenciais teóricos; fornecer informação científica para consolidação
da produção científica nas Universidades, o que pode resultar na visibilidade e
desenvolvimento da Instituição em âmbito local, regional e nacional.
Levando em
consideração esta questão, e as inquietações levantadas durante a disciplina
Automação em Unidades de Informação, a finalidade desta proposta de migração de
software teve como objetivos e motivações: a migração de software para gerenciamento
da biblioteca, bem como a estruturação das atividades que serão desenvolvidas
neste processo; recuperação eficaz da informação; economia de recursos para a
Instituição.
O impacto
esperado desta migração esteve na localização, acesso e recuperação da
informação contida nos periódicos da Biblioteca Wanda de Aguiar Horta em
relação aos seus usuários, e ainda controle e aprimoramento das atividades
desenvolvidas neste setor.
2
CARACTERIZAÇÃO DO AMBIENTE DE ESTUDO
A Biblioteca Profª.
Wanda de Aguiar Horta foi originada no momento do surgimento do Instituto
Florence de Ensino Superior no ano de 2007, com a missão de “Proporcionar
suporte informacional as atividades educacionais, científicas, tecnológicas e
culturais do Florence Superior, bem como preservar a informação, possibilitando
sua recuperação e difusão, através de serviços e produtos ofertados à
comunidade a qual está inserida.” (INSTITUTO FLORENCE DE ENSINO SUPERIOR,
2015).
Tendo como público
os alunos de graduação e pós-graduação, professores, colaboradores da
Instituição e o público em geral, o seu acervo contempla as seguintes áreas:
Direito, Enfermagem, Odontologia e Farmácia.
Em relação ao
espaço físico, a Biblioteca possui prédio próprio de 165,72 m², distribuídos em
quatro espaços: setor administrativo para atendimento ao aluno, setor de
referência e setor de processamento técnico; 2 salões de leitura, 7 cabines de
estudo em grupo com capacidades entre 4 e 6 pessoas, sendo uma sala para alunos
portadores de necessidades especiais; setor de referência e acervo, além de 21
computadores para consulta do acervo. Vale ressaltar que a Biblioteca
proporciona ainda, boa acessibilidade para pessoas portadoras de deficiência.
O acervo da
Biblioteca compõe-se de livros, CD’s, DVD’s, dicionários, guias, atlas,
catálogos, normas técnicas para elaboração de trabalhos padronizada da
Instituição, jornais, revistas, periódicos científicos nacionais e
internacionais, monografias de graduação e pós-graduação.
Todos os tipos de
materiais disponibilizados pela biblioteca encontram-se classificados por meio
da Classificação Decimal Universal (CDU) e pela Tabela de Cutter, e inseridos
no sistema de gestão da Biblioteca, que além do controle do acervo, emite relatórios
e etiquetas específicas do processamento técnico.
2.1
Serviços oferecidos
Visando a
contribuição do ensino-aprendizagem apregoado pela Instituição, a Biblioteca
dispõe dos seguintes serviços e produtos:
·
Atendimento aos usuários na
recuperação de informações;
·
Horário de funcionamento
ininterrupto;
·
Consulta ao acervo (local e online);
·
Reserva e renovação de livros
e outros materiais via Internet;
·
Empréstimo domiciliar;
·
Cobertura Wi-fi;
·
Comutação bibliográfica;
·
Acesso às bases de dados
científicas nacionais e internacionais;
·
Normalização de trabalhos
acadêmicos;
·
Disponibilização de catálogos
sobre as monografias produzidas na Instituição.
O serviço de
circulação de materiais bibliográficos no que diz respeito ao período de
empréstimo é assegurado na Tabela 1:
Tabela 1: Prazos e tipos de empréstimos realizados na
Biblioteca Wanda de Aguiar Horta
CATEGORIA
|
QUANTIDADES DE OBRAS
|
PRAZO NORMAL
|
PESQUISA LOCAL
|
Alunos de graduação e
pós-graduação
|
3 livros no prazo
normal;
3 livros para
pesquisa local
|
7 dias
|
Prazo até as 22h000 min
do dia do empréstimo, exceto nos sábados com prazo até as 12h00min.
|
Colaboradores da
Instituição
|
3 livros no prazo
normal;
3 livros para
pesquisa local
|
7 dias
|
Prazo até as 22h00min
do dia do empréstimo, exceto nos sábados com prazo até as 12h00min.
|
Docentes
|
4 livros no prazo
normal;
4 livros para
pesquisa local
|
10 dias
|
Prazo até as 22h00min
do dia do empréstimo, exceto nos sábados, com prazo até as 12h00min.
|
Fonte:
Regimento da Biblioteca Wanda de Aguiar Horta (2014, p. 11)
A Biblioteca
possui uma equipe de recursos humanos composta por 3 bibliotecárias e 3
auxiliares de biblioteca para auxiliar os usuários. A Biblioteca funciona de
segunda à sexta das 08:00 h às 22:00 h e aos sábados das 08:00 h às 12:00 h.
2.2
Setores da Biblioteca
A Biblioteca possui 3
setores, com suas atividades descritas abaixo:
·
Atendimento
ao aluno: onde as bibliotecárias realizam orientações
sobre normalização de trabalhos técnico-científicos, de acordo com as normas da
ABNT e Vancouver para fins de trabalhos de conclusão de curso, bem como a
elaboração de fichas catalográficas para os discentes de graduação e
pós-graduação.
·
Referência:
auxílio dos usuários no processo de busca e recuperação da informação no
sistema Biblios Inforgeneses por meio de levantamento bibliográfico; execução
dos processos de circulação como empréstimo, devolução, renovação, impressão de
recibos de multas;
·
Processamento
técnico: classificação de livros, monografias, CDs e
DVDs utilizando a Classificação Decimal Universal (CDU) e a Tabela de Cutter
nas obras; inserção dos dados do material tais como autor, título, editora, ano
de publicação, entre outros dados, no sistema Biblios Inforgeneses, que gera o
número do tombo, etiquetas de identificação do material, como: etiquetas de
bolso, de código de barras, de classificação e notação do autor.
3
PROCESSO DE MIGRAÇÃO DE SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DA BIBLIOTECA PROFª WANDA DE
AGUIAR HORTA
A automação
desenvolve-se como proposta de aperfeiçoamento para os serviços oferecidos em
unidades de informação e centros documentais. Segundo Dutra e Ohira (2004, p.
3) entende-se por automação de bibliotecas “[...] a utilização de tecnologias
da informação (informática) nas rotinas e serviços de uma biblioteca.”.
Considerando que o ambiente das bibliotecas, sejam estas, escolares,
universitárias, públicas ou especializadas,
[...] estão
se informatizando com a finalidade de melhorar o atendimento aos usuários,
proporcionando-lhes melhorias na recuperação de informações contidas em suas
bases de dados. Além disso, outras ferramentas ligadas à tecnologia da
informação, como a internet, e um sistema de gerenciamento de bibliotecas se
tornaram instrumentos imprescindíveis na atualidade, já que estes
estabelecimentos têm a informação como produto e fazem parte da chamada
indústria da informação. (RODRIGUES; PRUDÊNCIO, 2009, p. 2).
A automação visa
à eficiência e eficácia ao que é oferecido aos usuários, assim como poupar-lhe
tempo, auxiliar na aquisição de informações, bem como de propor uma maior
organização nos serviços da biblioteca. De acordo com Rodrigues e Prudêncio
(2009, p. 4):
A informatização
da biblioteca não pode acontecer sem fundamento e de modo desordenado.
Informatizar bibliotecas é um processo cada vez mais complicado pelas
características dos serviços e a variedade das informações a serem tratadas e
dispostas para acesso e uso.
Ou seja, a
informatização neste contexto é um processo sistemático que requer conhecimento
e planejamento cuidadoso, que necessita de uma pré-avaliação por meio de um
diagnóstico que detectará as reais necessidades e a situação enfrentada pela
biblioteca. Esta avaliação torna-se relevante segundo Rodrigues e Prudêncio
(2009, p. 4) conforme a assertiva de que:
[...] é
fundamental por permitir estabelecer, com garantia, ideias e ações a respeito
de uma nova metodologia, ou a modernização de um recurso existente. Também é
importante que, com a análise, se consiga distinguir os problemas que possam
ser solucionados com a informatização, daqueles que podem ser resolvidos com um
novo arranjo do trabalho exercido pela equipe.
A utilização de
softwares para o gerenciamento das atividades da biblioteca é um dos vieses da
automação. Encontram-se disponíveis no mercado diversos tipos de softwares para
automação, uns estão disponíveis gratuitamente, enquanto outro é necessário
pagar pelo seu uso e por suas atualizações. O importante ao adotar um software
para automatizar uma unidade de informação é considerar as reais necessidades
do local, custos, benefícios, além das características próprias do ambiente.
Partindo
desse princípio, Côrte et al. (1999)
afirma que para a aquisição ou troca de sistemas de automação de bibliotecas,
torna-se necessária a organização em etapas a serem cumpridas, a qual demanda
algum tempo e muita dedicação dos profissionais envolvidos, sendo, porém,
altamente compensadora em termos de resultados obtidos. Tais etapas consistem
em:
1)
Decisão
A
escolha de migração de software partiu das observações acerca das inquietações
levantadas pela administração da biblioteca por parte dos seus usuários;
2)
Visitas
As
avaliações sobre o sistema atual Biblios Inforgeneses foi acompanhado de perto
pelo profissional da informação, onde foram levantados problemas operacionais
em confronto com as necessidades dos usuários, que muitas vezes desconheciam os
serviços oferecidos pela Biblioteca, como por exemplo, a reserva e renovação
on-line. Dentre os requisitos mínimos e exigências observadas para migração de
software entre o sistema atual e o proposto, destacamos: requisitos de software
para servidor e cliente; custos, taxas de manutenção; segurança, backup e
integridade dos dados; qualidade dos serviços oferecidos pelo sistema; suporte
técnico; funcionalidades adequadas para o setor envolvido.
3)
Migração
Tendo
como base a aceitação de todos os pré-requisitos oferecidos pelo software
proposto, torna-se essencial a observação da questão da portabilidades de dados
do sistema atual Biblios Inforgeneses, o que evidenciou a necessidade de
atualização de sistema, por meio de novos fluxos de trabalho para adequação ao
sistema proposto.
A respeito do
software Gnuteca, antigo sistema da biblioteca Profª. Wanda de Aguiar Horta,
Calcada (2009, p. 21) salienta que “[...] o
software pode também ser distribuído de forma cooperativa, tendo como princípio
de todo software livre, a cooperação para o seu desenvolvimento entre os
usuários.”. Esse aspecto representa um dos benefícios dessa tipologia de
software, possibilitando um compartilhamento mais amplo de suas
funcionalidades. Quanto as suas características técnicas o Gnuteca pode ser
instalado, tipicamente, em qualquer servidor Pentium III ou superior, com 512
Mb de memória, caso haja a necessidade de uma maior performance, o software
pode ser instalado em múltiplos servidos com funções especializadas.
Porém, uma das
maiores problemáticas encontradas na Biblioteca do software Gnuteca, consiste
no fato de que o sistema atendia de forma parcial às necessidades da biblioteca
e possuía algumas lacunas, fato que se refletia no processo de indexação e
recuperação da informação. Vale considerar que este software atendeu aos
requisitos de interoperabilidade com o software Biblios Inforgeneses, sistema
vigente que mais se adaptou às necessidades da unidade da informação ao propor
novos serviços para facilitar a operacionalização do sistema tanto pelos alunos
quanto pelo corpo técnico da Instituição.
Ressalta-se ainda
que o sistema Biblios Inforgeneses, está vinculado à Inforgeneses, responsável
por toda a parte de gerenciamento acadêmico, financeiro e administrativo do
Instituto Florence de Ensino Superior, que abrange os sistemas de biblioteca,
vestibular, eventos e patrimonial, bem como os ajustes, adequações e alterações
solicitadas, desde o ano de 2014.
O mesmo sistema funciona através da
Internet disponibilizando aos alunos informações sobre os cursos, serviços
gerais como histórico escolar, boletim de resultado final, consulta de notas,
consulta de programas de disciplinas, horários das aulas, solicitação de
declarações e sugestões.
O site do Instituto Florence de Ensino
Superior auxilia nas pesquisas dos interessados em conhecer os cursos
oferecidos e a obter informações extras, fornece ainda aos alunos a facilidade
de poderem consultar suas notas e faltas e titulação do corpo docente.
Todos os setores da faculdade estão
interligados através de uma rede interna de comunicação on-line, o que permite
a troca e a atualização de informações de forma rápida e eficiente.
No site da faculdade, são
disponibilizadas áreas destinadas aos alunos e aos professores onde o acesso a
serviços e informações são feitos de forma restrita através de login e senha.
No site está disponível material didático de apoio aos alunos.
Tendo em vista
esse ideal, destacamos as funcionalidades que beneficiaram a Biblioteca Profª.
Wanda de Aguiar Horta, com o uso do software proprietário Biblios Inforgeneses
na prestação dos serviços aos usuários, tais como:
Tabela 2:
Funcionalidades do sistema Biblios Inforgeneses
GERENCIAL
|
Gerenciamento
de diferentes tipos de materiais (bibliográfico, periódicos, dvd’s, cd’s,
etc.);
|
Avaliação
de demanda de informação (relatórios de obras
mais emprestadas por período);
|
Segurança
e integridade dos dados;
|
Alta
capacidade de armazenamento.
|
SELEÇÃO E AQUISIÇÃO
|
Permite
uma avaliação quantitativa e qualitativa do acervo para uma análise de
seleção e aquisição dos materiais bibliográficos;
|
Controle
de listas de sugestão, seleção, aquisição, reclamações e recebimento de material;
|
Controle
de assinatura de periódicos.
|
CIRCULAÇÃO DE MATERIAIS
|
Entrada
e atualização de dados on-line;
|
Controle
e rapidez na rotina de empréstimo, renovação e reserva;
|
Renovação
e reserva on-line;
|
Disseminação
seletiva de informação (envio de informações de novos livros).
|
CLASSIFICAÇÃO E CATALOGAÇÃO
|
Padronização
de catalogação e classificação;
|
Pesquisa
e importação de registro de outra biblioteca (intercâmbio).
|
PESQUISA
|
Pesquisa
do acervo qualquer computador ligado a internet;
|
Pesquisa
ou filtragem por tipo de material bibliográfico;
|
Acesso
simultâneo de usuários às bases de dados.
|
RELATÓRIOS
|
Impressão
de relatórios e etiquetas, por usuário, por período ou por Curso
|
Fonte:
dados da pesquisa.
Contando com todos esses benefícios característicos do
sistema, considera-se este o mais viável para proporcionar o gerenciamento e a
organização da biblioteca, devido à expansão quantitativa constante do seu
acervo que requer um sistema mais completo para atender às demandas
informacionais neste espaço.
4
CONCLUSÃO
Considerando que
a informação é um elemento que impulsiona e colabora para o desenvolvimento
intelectual, social e econômico dos indivíduos na sociedade, descortina-se o
principal objetivo da pesquisa: tornar a informação disponível no contexto
universitário, partindo da automação como mecanismo de disseminação e
recuperação da informação, além de ferramenta para dinamizar os serviços e
rotinas das bibliotecas.
A Biblioteca Profª.
Wanda de Aguiar Horta encontra-se bem estruturada, com seus procedimentos e
rotinas bem organizadas, possui um quantitativo de recursos humanos que apoiam
os serviços prestados pela Instituição, o que resulta de uma visão ampliada da gestão
da IES, fato que reflete diretamente na qualidade e visibilidade da Biblioteca no
Instituto Florence de Ensino Superior.
Portanto, para
que a Biblioteca Universitária possa cumprir a sua função de integrar-se ao
ensino, pesquisa e extensão, faz-se necessário o fortalecimento do elo entre
biblioteca e alunos, fato que tem se efetivado a partir de medidas de
organização e gerenciamento dos processos da biblioteca, ao fornecer
informações sobre atualizações e muitas vezes inovações nas áreas de
conhecimento em questão.
Diante dos dados expostos com a pesquisa, nota-se
que por meio do uso de software proprietário torna a disponibilização,
recuperação e apropriação de conteúdos se tornam efetivos, tanto por parte da
Instituição, ao adquirir um produto que possibilita a produtividade e resposta
ágil às necessidades informacionais de seus alunos e funcionários.
REFERÊNCIAS
CALCADA,
Fernanda Berger. Gnuteca e PHL: estudo avaliativo de soluções livres para
automação de bibliotecas. 2009. 67 f. Monografia (Bacharelado em
Biblioteconomia) – Faculdade de Biblioteconomia e Comunicação, Universidade
Federal do Rio Grande do Sul, 2009.
CÔRTE, Adelaide Ramos et al. Automação
de bibliotecas e centros de documentação: o processo de documentação: o
processo de avaliação e seleção de softwares. Ciência da Informação, Brasília: IBICT, v. 28, n. 3, p. 241-256,
set./dez., 1999.
DUTRA,
Anna Khris Furtado; OHIRA, Maria Lourdes Blatt. Informatização e automação de
bibliotecas:análise das comunicações apresentadas nos Seminários nacionais de
bibliotecas universitárias (2000, 2002 e 2004).Informação & Informação, Londrina, v . 9 , n .1/2, jan./dez.
2004. Disponível em:
<http://www.brapci.ufpr.br/documento.php?dd0=0000006062&dd1=94968>.
Acesso em: 15 abr. 2014.
INSTITUTO FLORENCE DE ENSINO SUPERIOR.
Biblioteca. 2015. Disponível em: <http://www.florence.edu.br/>. Acesso
em: 14 maio 2015.
RODRIGUES, Anielma Maria Marques;
PRUDÊNCIO, Ricardo Bastos Cavalcante. Automação:
a inserção da biblioteca na tecnologia da informação. Biblionline, João
Pessoa, v. 5, n. 1/2, jan./dez. 2009. Disponível em:<http://periodicos.ufpb.br/ojs2/index.php/biblio/article/view/3944/3109>
. Acesso em: 06 fev. 2014.
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