Patricia Alejandra Méndez Zapata.
Maestra en bibliotecología. Biblioteca de
Investigación Juan de Córdova, Fundación Alfredo Harp Helú Oaxaca AC. Oaxaca,
México.
Eduardo Javier Rivero López
Licenciado en ciencias de la informática. Biblioteca
Daniel Cosío Villegas, El Colegio de México AC. Distrito Federal, México.
Palabras Clave
Repositorios digitales, DSpace, México, Oaxaca,
Biblioteca.
Resumen
El objetivo de éste documento es, presentar la
metodología utilizada para la implementación de un repositorio de acceso
abierto en los procesos de gestión de colecciones digitales en la Biblioteca de
Investigación Juan de Córdova (BIJC), dando énfasis en las mejoras que se han
obtenido a partir de ello, mostrando como ejemplo el proyecto de organización, resguardo y preservación de la
colección fotográfica y documental de “Irmgard Weitlaner Johnson” (IWJ)
(1914-2011), quien fuera precursora en México de investigaciones sobre textiles
arqueológicos e indígenas.
Introducción
La Biblioteca de Investigación Juan de Córdova, es una
biblioteca especializada en filología mesoamericana, ubicada en la ciudad de
Oaxaca, conformada por un poco más de 25000 obras, que datan de 1500 a la
fecha, algunas de las cuales, debido principalmente a su antigüedad, estado de
conservación y falta de organización son de acceso restringido, como es el caso
de la colección de Irmgard W. Johnson.
En este contexto se diseñó un proyecto con el objetivo
de organizar la colección antes
mencionada e implementar DSpace como repositorio para la biblioteca.
Debido a lo anterior, los objetivos principales de
este trabajo son, describir las fases en las que fue llevado a cabo dicho proyecto
y mostrar las mejoras que se han tenido como resultado de la ejecución del
mismo.
1. Contexto: la
Biblioteca de Investigación Juan de Córdova
El área de acervos de la Biblioteca es una unidad
académica especializada cuyos objetivos son “localizar, evaluar, reunir,
organizar, preservar y brindar acceso oportuno a los recursos informativos
especializados en lengua y cultura de los pueblos indígenas de Oaxaca, México y
Mesoamérica, buscando ser intermediaria entre los pueblos y su historia”.
En esta se resguardan colecciones de importantes
investigadores, como la de John Paddock (1918-1997), pionero de la arqueología
y etnohistoria oaxaqueña; Luis Castañeda Guzmán (1914-2003) jurisconsulto,
político e historiógrafo; Irmgard Weitlaner Johnson (1914-2011), precursora en
México de investigaciones sobre textiles arqueológicos e indígenas; y la
colección del Museo Textil de Oaxaca, la cual está especializada en diversos
aspectos del textil, como son el arte, industria, historia, diseño y
conservación.
Debido a la naturaleza de las colecciones, se logró
conjuntar un importante acervo especializado en filología mesoamericana,
conformado por libros, publicaciones periódicas, fotografías, mapas, etc., que
pueden datar del siglo xvi al xxi.
2. Diseño e
implementación del repositorio digital
Debido a la importancia, antigüedad, estado de
conservación y falta de organización de las colecciones, se decidió implementar
un repositorio digital a través del cual se pudieran gestionar y preservar las
mismas.
“Un repositorio, depósito o archivo es un sitio web
centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente
bases de datos o archivos informáticos. Pueden contener los archivos en su
servidor o referenciar desde su web al alojamiento originario.” [1]
Pueden existir repositorios institucionales o de
software, en este caso a los que se hace mención es a los primeros. El objetivo
principal de un repositorio institucional es la organización, preservación,
diseminación y acceso a los recursos que se ingresen en el mismo.
2.1. Repositorio Digital
DSpace
Dspace es un software de código abierto diseñado por
el Massachusetts Institute of Technology (MIT) y Hewlett-Packard (HP),
utilizado para la implementación de repositorios digitales. DSpace se
seleccionó entre una comparativa[2]
entre Collective Access y Omeka, en la cual se tomaron en cuenta algunos
aspectos como: definición del sistema, forma de búsqueda, proceso de
instalación, requerimientos y actualizaciones.
Matriz de comparación
|
Collective
Access
|
Dspace
|
Omeka
|
|
Es un repositorio digital
institucional.
No tiene sistema para exposiciones
virtuales.
|
Es un repositorio digital
institucional.
No tiene sistema para exposiciones
virtuales.
|
Es un repositorio digital
institucional.
Tiene sistema para exposiciones
virtuales.
|
|
El sistema de búsqueda es limitado.
Sólo realiza búsquedas por palabra clave.
|
El sistema de búsqueda es completo.
Tiene búsqueda básica y avanzada.
|
El sistema de búsqueda es completo.
Tiene búsqueda básica y avanzada.
|
|
El proceso de instalación es
complejo. Requiere instalarse por módulos.
|
El proceso de instalación es
relativamente sencillo.
|
El proceso de instalación es relativamente
sencillo.
|
|
No son tan frecuentes la
actualizaciones del sistema.
|
Las actualizaciones del sistema son
frecuentes y van al día.
|
Las actualizaciones del sistema son
frecuentes y van al día.
|
Esto ayudó a determinar Dspace como la mejor opción, pero
además también se identificaron las siguientes ventajas:
Facilidad de importación por medio del protocolo de interoperabilidad OAI. En el
caso de la BIJC, se utiliza KOHA como sistema integrador de Bibliotecas, el
cual cuenta con OAI para exponer los datos, y poder ser importados de forma
automática en DSpace, sin embargo, debido a que actualmente el repositorio
requiere de colecciones específicas y la importación por OAI no permite ser
selectiva, no se puede utilizar OAI para la importación, aunque si funciona
para exponer la información por medio de éste protocolo.
Dspace utiliza SOLR como motor de búsqueda, el cual es
conocido por su gran velocidad para gestionar alto volumen de información una
vez indexado el contenido.
Otro factor importante para la decisión fue el manejo
del sistema, para lo cual consideramos la instalación, actualización y
optimización.
DSpace comparativamente es mejor, ya que utiliza un
gestor de proyectos en Java, el cual permite realizar los puntos anteriores de
una manera fácil y rápida.
Además, es un sistema OpenSource, lo cual facilita
enormemente el proceso tanto de implementación, ya que no tiene costo, así como
de administración y optimización, gracias a la gran comunidad que este software
tiene.
2.2. Diseño e
Implementación
El proceso de diseño e implementación del sistema se
llevó a cabo en las siguientes etapas:
Etapa I. Investigación
preliminar: Esta etapa se enfocó en recabar información relevante para el desarrollo
del proyecto. Se identificaron los principales involucrados, los cuales se
dividen en 2 grupos, el primero, el personal de la BIJC y el segundo, los
investigadores, profesores y estudiantes, que acuden a la BIJC. A partir de los
grupos se trabajaron las necesidades de la biblioteca.
Etapa II. Instalación: El proceso de
instalación de Dspace se realizó Identificando el servidor para albergar el sistema,
y se optó por utilizar un servidor OSX con un entorno operativo basado en Unix,
posteriormente se descargó del software directamente del sitio oficial de
Dspace, instaló Java 7, instaló y
configuró Tomcat, y el servidor de Bases de Datos PostgreSQL. Para la
infraestructura se determinó que para garantizar la preservación del servidor
OSX que alberga el repositorio digital, este se ubicaría en el Site, mismo que
cuenta con las condiciones adecuadas para su instalación.
Etapa III. Configuración
y parametrización: Se rediseñaron las interfaces WEB, permitiendo así tener las
distintas interfaces de la BIJC, incluyendo a Dspace, el portal Web y el OPAC,
con una apariencia similar, se crearon comunidades y colecciones considerando
las necesidades y requerimientos de la biblioteca, y de forma provisional se
crearon tres comunidades para incorporar en ellas las colecciones digitales con
que cuenta la biblioteca.
Etapa IV. Pruebas de
usabilidad: Las respectivas pruebas de usabilidad están en proceso de aplicación y
consistirá en un análisis heurístico y pruebas orientadas a tareas específicas
para identificar errores en el sistema, las cuales se determinarán conforme a
la naturaleza de la colección y el público objetivo. Por medio de software de
pruebas de usabilidad, tal como lo es Morae, se analizarán varias tareas
determinadas en casos de uso cotidianos para ésta colección.
Etapa V. Correcciones: Con las pruebas
realizadas se identifican las correcciones a realizar con respecto a los
requerimientos, aunque esta etapa es repetitiva, ya que el sistema siempre requiere
de mejoras.
Etapa VI. Capacitación: Se impartieron 2
talleres, el primero para la catalogación en Dspace dirigido a los encargados
de la organización de la información de la BIJC. Posteriormente se impartió el taller de Administración y uso de
DSpace con el objetivo de capacitar a responsables y personal adscrito a la
BIJC, para administrar y operar el Gestor de Colecciones Digitales.
Etapa VII. Puesta en
marcha:
Una vez concluida la capacitación para la administración y uso de Dspace, se
iniciaron los trabajos de catalogación.
3. Estabilización,
digitalización y catalogación Colección
“Irmgard Weitlaner Johnson”
La colección, especializada en el textil indígena,
está conformada por un archivo fotográfico, uno biblio-hemerográfico
especializado en temas antropológicos, y un archivo documental que cubre las
décadas de 1930 a 1980, y contiene, entre otras cosas, las notas de campo de la
investigadora.
Esta fue donada a la biblioteca en marzo del 2015,
previamente, la organización ADABI de México realizó un inventario de los
materiales en un archivo de excel, siendo este la única herramienta de control
con la que se contaba, sin embargo debido a la importancia y valor histórico de
la colección, se decidió organizarla.
Para ello, se dividió el trabajo en dos etapas. La
primera (misma que se está llevando a cabo), incluye el diagnóstico,
estabilización, digitalización y catalogación de la colección fotográfica y
documental, así como su inclusión en un repositorio digital, teniendo como
principales objetivos, la preservación, organización, acceso y difusión de los
materiales.
3.1. Diagnóstico
Se llevó a cabo el diagnóstico, con la finalidad de
identificar el estado de conservación del acervo y su dimensión.
A partir de este, se pudo identificar que la colección
se encontraba en sus empaques originales, o en contenedores de plástico, madera
o cajas de archivo, colocados en estantería y organizados de acuerdo a los
criterios considerados por la propietaria.
Durante el diagnóstico se identificaron los siguientes
tipos y cantidades de materiales, todos ellos en buen estado de conservación
aunque no el más conveniente, por lo que la recomendación urgente fue
estabilizar el material.
|
Resumen general de la cantidad de material fotográfico
|
|||||||
|
Positivos
de pequeño formato
|
Folios
Mecano escritos
Y manuscritos
|
Foto postales
Y tarjetas
|
Hojas de contacto
Fragmentos y 8x10”
|
Negativos
en diferentes medidas
|
Placas
en diferentes medidas
|
Transparencias
|
Total
|
|
5616
|
238
|
127
|
4104
|
2649
|
1066
|
7871
|
21
671
|
|
25
%
|
1%
|
.5
%
|
19
%
|
13
%
|
5%
|
36.5
%
|
100%
|
3.2. Estabilización
El proceso de estabilización consistió en la limpieza,
montaje, etiquetado, resguardo del material fotográfico en cajas especiales y
registro, todos ellos con la finalidad de favorecer el estado de conservación
de la colección.
Se organizó, registró e inventarió el material según tipo de formato y al final, se etiquetaron las cajas y se
organizaron de manera ordenada en estantería.
3.3. Digitalización
Se decidió llevar a cabo la digitalización de todas
las imágenes teniendo en cuenta dos objetivos: la preservación y el acceso.
Por cuestiones de preservación, se decidió hacer un negativo digital a cada uno
de los materiales en formato tiff sin compresión y en archivos monopágina, y
resguardarlo en un sistema de almacenamiento RAID. A partir de las
características del material, definir la calidad y resolución (espacial y
tonal) de la imagen y dar mayor prioridad a los materiales frágiles, en mal
estado o en riesgo.
Respecto al acceso se determinó hacer una copia de las
imágenes en formato JPG, optimizadas para la web y en PDF, y realizar copias de seguridad de estas.
Para la realización del proceso, se adquirieron
escáneres especiales para fotografía, equipo de cómputo con programación
adecuada y un sistema de almacenamiento.
3.4. Catalogación
Pensando en la implementación de “Dspace” como gestor
de colecciones digitales, se decidió hacer uso de este último para el registro
de las imágenes.
Dspace utiliza el sistema de metadatos para
descripción “dublin core” formado por quince elementos, los cuales fueron
considerados en su totalidad, utilizando en paralelo para la normalización de
la información, las normas RDA (Resource Description and Access), SEPIADES:
recommendations for cataloguing photographic collections, RCAA (Reglas de
Catalogación Anglo Americanas), Library of Congress Subject Headings, el
catálogo de autoridades de la biblioteca, así como el tesauro del textil y de
arte y arquitectura del Getty Research Institute, estándares aplicados por la
biblioteca para la descripción otros materiales.
El proceso consistió en describir la fotografía con
base en la imagen impresa, identificar y documentar cada una de ellas a partir
del archivo de la investigadora, vincular los registros con los materiales
existentes en el acervo e incluir al registro la imagen en formato jpg,
identificando los metadatos generados para la misma.
4. Mejoras en los
procesos
En conjunto, los procesos por los que ha pasado la
colección y la gestión de la misma con Dspace, permiten una mejor organización,
control, mantenimiento, manejo, acceso, compartimiento y preservación de esta,
aunque de manera individual se pueden observar, entre otras, las siguientes
ventajas:
|
Proceso
|
Ventajas
|
|
Gestión de la
colección
|
· Control de inventario
· Control de localización física del
material
· Identificación de la información
disponible en la colección
· Control del estado de conservación
· Registro de movilidad de la colección
|
|
Estabilización
|
· Preservación de los materiales por más
tiempo
· Identificación del estado físico de los
mismos
· Reconocimiento de materiales que
requieren ser restaurados
· Organización e identificación de
existencias
|
|
Digitalización
|
· Se evita el desgaste de los materiales
· Acceso a una mayor cantidad de usuarios
· Reducción en la manipulación del
material físico
· Utilización de los materiales para
distintos fines.
· Reducción del tiempo en la compartición
de la información
|
|
Catalogación
|
· Documentación de los recursos
· Preservación del contenido intelectual
· Posibilidad de vincular diferentes obras sobre un mismo
asunto
· Intercambio de información a niveles
nacionales o internacionales
|
|
Acceso
|
· Mayor disponibilidad de los materiales
· Mayor cantidad de usuarios tienen la
posibilidad de acceder a la colección
· Proporcionar una mayor cantidad de
materiales sobre un mismo tema
· Permite la consulta simultánea
· Se puede acceder a materiales antiguos
o en mal estado .
· Posibilita la cooperación entre
instituciones y/o investigadores
|
5. Conclusiones
La implementación del repositorio ha sido un trabajo
multidisciplinario en donde se han mezclado profesiones, conocimientos y
experiencias en diversas áreas (restauración, diseño gráfico, informática,
bibliotecología, museografía y antropología), a partir de las cuales ha sido
posible realizar el proyecto.
Hasta el momento no ha sido concluido en su totalidad,
está pendiente la integración de más colecciones y el poder empezar a compartir
el repositorio con instituciones afines, y preservar así mas colecciones.
Como objetivo a futuro se desea poder importar
colecciones por medio de la funcionalidad del protocolo OAI para la importación
automatizada de colecciones específicas, esto se pretende mediante el manejo de
la Base de Datos de DSpace, al eliminar todos los elementos importados que no
pertenezcan a la colección en cuestión.
Es importante mencionar que el implementar un
repositorio digital es un trabajo que implica una considerable inversión de
dinero, tiempo y trabajo; sin embargo, es mínimo, comparado con las ventajas
que se pueden obtener de éste con respecto a la gestión de los materiales, pero
principalmente en relación al beneficio que obtienen los usuarios.
Bibliografía
1. Repositorios digitales.
(n.d.). [Fecha de consulta: 1 de agosto de 2015]. Disponible en: http://bibliotecabiologia.usal.es/tutoriales/catalogos-repositorios-bibliosvirtuales/repositorios_digitales.html
2. González, H. (2015).
Evaluación de repositorios de objetos digitales.
Enlace a la presentación:
[1] Repositorios digitales. (n.d.). [Fecha de consulta: 1
de agosto de 2015]. Disponible en: http://bibliotecabiologia.usal.es/tutoriales/catalogos-repositorios-bibliosvirtuales/repositorios_digitales.html
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