lunes, 9 de marzo de 2015

Politicas Archivísticas en la Universidad Federal de Santa María - Brasil

POLÍTICAS ARCHIVISTICAS EN LA UNIVERSIDAD FEDERAL DE SANTA MARIA: ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CORRIENTE DE LA SECRETARIA DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIÓN DEL CENTRO DE CIENCIAS RURALES

1CONSTANTE, Sonia Elisabete2 FERREIRA, Rafael Chaves3 ROSA, Tatiana Costa4 

RESUMEN Este trabajo trata de las actividades del proyecto de enseñanza que está siendo desarrollado en el primer semestre de 2013 en la disciplina “Estágio Supervisionado em Arquivologia” del Curso de Archivología de la Universidad Federal de Santa Maria (UFSM). Como ámbito se tiene la Secretaría de Apoyo Administrativo de la Dirección del Centro de Ciencias Rurales (CCR) de la UFSM, en que se tiene como objetivo la organización de su archivo corriente, por medio de elaboración y aplicación de un Plan de Clasificación de Documentos. Por medio de diagnóstico de la estructura física del local, se su organización estructural, bien como de su documentación, realizando se estudios de la documentación normativa de la UFSM, levantando informaciones de los funcionarios, están siendo posible tales acciones, que vienen auxiliar el proceso de gestión archivística de la Institución. Palabras clave: Archivología. Clasificación de Documentos. Enseñanza. Gestión. 1 También participaron en este trabajo, con contribuciones esenciales para su desarrollo: Dione Calil Gomes (Dionecg@hotmail.com), Directora del Departamento de Archivo General (DAG) UFSM; Rita Medianeira Ilha (ritilha@hotmail.com), Archivera del Departamento de Archivo General (DAG) UFSM. 2 Autora. Profesora del Departamento de Documentación/CCSH/UFSM. Correo electrónico: soniaec559@gmail.com. 3 Autor. Académico del Curso de Archivología UFSM. Correo electrónico: rafa.cf@hotmail.com. 4 Autora. Académica del Curso de Archivología UFSM. Correo electrónico: tatyrosaa@gmail.com.

1 INTRODUCCIÓN 
El presente trabajo es resultado del proyecto de enseñanza5 que está en desarrollo en el archivo corriente de la Secretaría de Apoyo Administrativo de la Dirección del Centro de Ciencias Rurales (CCR) de la Universidad Federal de Santa Maria (UFSM), localizado en el municipio de Santa Maria, Rio Grande do Sul/Brasil, iniciado en el primer semestre lectivo de 2013, en la disciplina “Estágio Supervisionado em Arquivologia” 6 del Curso de Archivología de la UFSM7 . Considerando la gestión de la información archivística, que debe viabilizar el acceso a los acervos constituidos y preservados por individuos, instituciones u organizaciones, se tuvo y se tiene por meta dar oportunidad a los funcionarios de la Secretaría una nueva propuesta de planeamiento de sus actividades, pautadas, esencialmente, en el tratamiento archivístico de la documentación del archivo corriente. Por eso, como acción propuesta y presentada en este trabajo, presenta-se acá el relato de la fase de organización del archivo corriente de la Secretaría, con la elaboración y aplicación del Plan de Clasificación de Documentos, conforme los padrones de la UFSM, de acuerdo con el Sistema de Archivos de la UFSM (SIARQ/UFSM), con la orientación de una profesora del Curso de Archivología y la supervisión de una archivera, del cuadro de funcionarios del Departamento de Archivo General (DAG).5 Proyecto de enseñanza “Propuesta de organización del archivo corriente de la Secretaria de Apoyo Administrativo de la Direción del Centro de Ciencias Rurales de la Universidad Federal de Santa Maria/RS”, registrado en GEAIC/CCSH sob el nº 033768. 6 Disciplina ofertada en el septimo semestre del Curso de Archivología de la UFSM que tiene por objetivos “Aplicar los conocimientos teórico-práticos adquiridos en el decorrer del curso y proponer soluciones para los problemas detectados con base en los princípios y técnicas archivisticas” (PPC, 2004, nuestra traducción). 7 El Curso fue creado en 10 de agosto de 1976 por el parecer nº 179/76 del Consejo de Enseñanza Pesquisa y Extensión de la UFSM y su instalación ocurrió en marzo de 1977. Integra el Centro de Ciencias Sociales y Humanas (CCSH), localizado en el Prédio 74, Campus Camobi UFSM. El Curso es presencial en período diurno, teniendo el número de 30 vagas por año. Su duración es de 7 semestres, con carga horária total mínima a ser vencida 2550 horas.

2 UNIVERSIDAD FEDERAL DE SANTA MARÍA 2.1 Histórico8 Creada por la Ley nº. 3.834-C de 14 de diciembre de 1960, con la denominación de Universidad Federal de Santa María, e instalada oficialmente en 18 de marzo de 1961, la UFSM es una Institución Federal de Enseñanza Superior, vinculada al Ministerio de Educación. Se localiza en el centro geográfico del estado de Rio Grande do Sul/Brasil, en el municipio de Santa María, polo de una importante región agropecuaria que ocupa la parte centro-oeste del estado. La actual estructura, determinada por el Estatuto de la Universidad aprobada por la Portaría Ministerial nº. 801, de 27 de abril de 2001, y publicada en el Diário Oficial da União en 30 de abril del mismo año, establece la constitución de 8 unidades universitarias: Centro de Ciencias Naturales y Exactas (CCNE), Centro de Ciencias Rurales (CCR), Centro de Ciencias de la Salud (CCS), Centro de Educación (CE), Centro de Ciencias Sociales Y Humanas (CCSH), Centro de Tecnología (CT), Centro de Artes y Letras (CAL) y Centro de Educación Física y Deportes (CEFD). 2.2 Sistema de archivos de la Universidad Federal de Santa Maria En 1988, el Rector Profesor Gilberto Aquino Benetti, por medio de la Portaría 21.941/88, designó un equipo de seis archiveros y un profesor con el objetivo de diagnosticar la situación de los archivos, visando establecer políticas archivísticas para la UFSM. A partir de tal diagnóstico, se dio inicio a la elaboración de un proyecto de implantación del SIARQ/UFSM, aprobado en enero de 1990 en la 438ª 8 Portal UFSM. Informaciones disponibles en: Aceso en: 17 de Enero de 2013.Sección de Consejo Universitario y creada por la Resolución 0006/90 y Resolución 0007/90. La estructura del SIARQ/UFSM fue construida a partir de la propuesta de creación de un Archivo General y la reestructuración de la División de Servicios Auxiliares, órgano hasta el momento responsable por registrar, controlar y guardar procesos y correspondencias de la institución. Esta reestructuración ocurrió en 2006, por medio de Proyecto aprobado en la 663ª Sección de Consejo Universitário, parecer nº 114/06 de la Comisión de Legislación y Regimiento, en que la División pasó a denominarse Departamento de Archivo General (DAG). El DAG es un órgano suplementar central subordinado directamente al Rector, bajo la supervisión administrativa de la Pro-Rectoría de Administración (PRA), teniendo por finalidad implementar y coordinar el SIARQ/UFSM. Son funciones del DAG: desarrollar y establecer la política de gestión documental de la UFSM; coordinar las actividades de protocolo, archivos sectoriales, archivo permanente, microfilmage y otros métodos reprográficos; integrar y uniformizar las actividades archivísticas en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos; promover la difusión y el acceso a las informaciones custodiadas por la División de Archivo Permanente; elaborar directrices, normas y métodos de trabajo relativos a las actividades del departamento; promover la mejora y la calificación de los servidores técnicoadministrativos. 9 El SIARQ/UFSM se constituye de la integración del DAG, de la Comisión Permanente de Evaluación de Documentos (CPAD) y de los archivos sectoriales. En mayo de 2012 fue aprobada la Resolución nº 009/2012, que dispone sobre las normas, organización y funcionamiento del Sistema de Archivos en la Universidad. Segundo esta, los objetivos del SIARQ/UFSM son: 9 Portal UFSM/DAG. Informaciones disponibles en: . Aceso en: 15 de Abril de 2013.I. desarrollar e implementar las políticas de gestión archivística en la UFSM; II. promover de forma ágil y segura, el acceso a los documentos de archivo resguardados los aspectos de sigilo y restricciones administrativas o legales; III. integrar las unidades/subunidades de la UFSM en las diferentes fases de la gestión documental; IV. constituir y preservar el patrimonio documental de la UFSM, sirviendo como referencia, información, prueba o fuente de pesquisa científica; V. racionalizar la producción de documentos institucionales; VI. promover la eficiencia y la transparencia administrativa; y VII. reducir los costos operacionales de gestión y almacenamiento de documentación archivística. 10 Conforme el art. 20 de la misma Resolución, “los archivos sectoriales son unidades responsables por las actividades de los archivos corrientes o intermediarios de cada unidad/subunidad a estos vinculados, con orientación técnica de la División de Apoyo Tecnico a los Archivos Sectoriales del DAG.” 11 Todavía, en su art. 21, hablase en competencias de archivos sectoriales, que son: I. aplicar la gestión documental en sus respectivas unidades/subunidades; II. cumplir y hacer cumplir las normas emanadas por el órgano central del sistema de archivos; III. proponer e implementar la clasificación de documentos en su ámbito de actuación, después de aprobado por el órgano central des sistema de archivos; IV. prestar orientación técnica a las unidades/subunidades en sus respectivos ámbitos de actuación; V. participar del proceso de evaluación y destinación de documentos, procediendo a los descartes necesarios y transfiriendo la documentación de acuerdo con la Tabla de Temporalidad de Documentos y planes de destinación establecidos; VI. controlar las consultas y préstamos de documentos que están sob su custodia; VII. elaborar rutinas de trabajo, en conformidad con las directrices y normas emanadas del DAG y de la CPAD; VIII. mantener actualizado el fichero de las unidades pertenecientes a sus estructuras organizacionales, acompañando las composiciones funcionales y las relaciones hiera quicas; y 10 Portal UFSM. Informaciones disponibles en: . Aceso en: 15 de Abril de 2013. 11 Portal UFSM. Informaciones disponibles en: . Aceso en: 15 de Abril de 2013.IX. celar por las condiciones de conservación del acervo documental producido y acumulado, mientras esté sob su custodia. 12 

POLÍTICAS PUBLICAS DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN BRASIL 
En Brasil, el Consejo Nacional de Archivos (CONARQ) es el órgano regulador de las funciones archivísticas, vinculado al Archivo Nacional13, con el objetivo de definir la política nacional de archivos, como órgano central del Sistema Nacional de Archivos/SINAR14, siendo que fue instituido por medio de la Ley 8.159, de 8 de enero de 1991, que dispone sobre la política nacional de archivos públicos y privados, estableciendo la gestión de archivos. Las políticas referentes a la clasificación son basadas en la Resolución nº14, de 24 de octubre de 2001, que aprueba la versión revisada y ampliada de la Resolución nº 4, de 28 de marzo de 1996, que dispone sobre el Código de Clasificación de Documentos de Archivo para la Administración Pública: Actividadesmedio, a ser adoptado como modelo para los archivos corrientes de los órganos y entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos (SINAR), y los plazos de guarda y la destinación de documentos establecidos en la Tabla Básica de Temporalidad y Destinación de Documentos de Archivo Relativos a las ActividadesMedios de la Administración Pública15 . La utilización de instrumentos, Planes de Clasificación, Tabla de Temporalidad y Destinación de Documentos, posibilita el control y la rápida 12 Portal UFSM. Informaciones disponibles en: . Aceso en: 15 de Abril de 2013. 13 Órgano que está subordinado al Ministério de la Justicia siendo responsable por la guardia, preservación, aceso y divulgacion de documentos públicos producidos por el Poder Ejecutivo Federal en su mayor parte, bien como por los Poderes Legislativo y Judiciário, y documentos privados, de personas físicas y jurídicas. Esta documentación está abierta a todos los ciudadanos: para comprovar derechos, pesquisar fuentes de la Institución para la produción de trabajos en diferentes áreas del conocimiento, entre otros. Está localizado en la ciudad de Rio de Janeiro/RJ Brasil. 14 Portal de la Legislación. Informaciones disponibles en: . Aceso em: 7 de Mayo de 2013. 15 Sistemas Corporativos UTFPR. Informaciones disponibles en: . Aceso em: 7 de Mayo de 2013.recuperación de informaciones, orienta las actividades de racionalización de producción y flujo documental, evaluación y destinación de documentos producidos y recibidos, aumentando la eficacia de servicios archivísticos de la administración pública. Actualmente, visando la estandarización, estudiase los términos y plazos de guarda de los documentos de instituciones públicas, coordinado por el Sistema de Gestión de Documentos de Archivo de la Administración Pública Federal (SIGA). 

4 METODOLOGÍA 
Como procedimientos metodológicos para el desarrollo de la propuesta de elaboración y aplicación del Plan de Clasificación de Documentos fue necesario: - conocimiento de la estructura física del locas y de los archivos de la Secretaria de Apoyo Administrativo de la Dirección del CCR; - levantamiento de informaciones relativas a la organización estructural de la Secretaria, bien como de su documentación y métodos de archivamiento utilizados; - realización de estudios en la documentación normativa de la UFSM considerando también las determinaciones de la Dirección del CCR, además de las políticas archivísticas determinadas por el DAG y por el CONARQ; - diagnóstico, por medio de entrevista y conversas informales con los funcionarios, y visitas semanales, para el levantamiento de tipos documentales en producidos (enviados y recibidos por la unidad); - elaboración, ajustes y aplicación del Plan de Clasificación de Documentos, con el archivamiento y organización de la documentación en cajas-archivo.

5 DIAGÓSTICO 
El diagnóstico, como menciona Lopes (2009. P.181, nuestra traducción), es una operación de construir el imagen de una o más organizaciones.” A partir de tal diagnóstico, fue observado que cuando al género de los documentos es textual (documentos manuscritos, dactilografiados e impresos). La documentación es archivada en el archivo corriente de la Secretaría en su mayor parte en recibida y expedida, y ordenada por año (cronológico). Es agrupada de acuerdo con el asunto que trata o procedencia (sectores), todo de acuerdo con su género. Pudo notarse que las políticas archivísticas de la institución son desconocidas. Cuanto al almacenamiento de la documentación fue verificado que algunos de los documentos estaban guardados en un armario vertical, datados desde 2006, pero con algunas Resoluciones desde 1983, dispuestos en cajas-archivo y carpetas AZ. Los documentos en las pastas AZ son usados diariamente (consulta de dos a cinco veces por semana), mientas los de las cajas-archivo son consultados de una a cuatro veces al mes. Cuanto al descarte de documentos, todavía no fue realizado el proceso de evaluación, y así, no fueron eliminados documentos, sin embargo no existe un local adecuado para la documentación. Actualmente, la mayoría de los documentos es colocada en el “archivo-muerto”, denominación dada al archivo intermediario y archivo permanente, que está localizado, provisoriamente, en una sala al lado del Gabinete de Proyectos (GAP/CCR), que no posee condiciones adecuadas para guardar documentos en razón de ser extremadamente chica, no poseer ventanas o cualquier medio de ventilación correcto, además de tener objetos como sillas viejas. Cuanto al estado de conservación de documentos del “archivo”, denominación dada al archivo corriente, fue observado que están en un buen estado, pero deben ser retirados ganchos y materiales de escritorio, y algunos deben ser desamasados. 

6 SITUACIÓN ACTUAL 
La clasificación, según Schellenberg (2004), es un procedimiento básico de la gestión documental para cualquier tipo de unidad. Tal instrumento, conocido como Plan de Clasificación de Documentos es esencial para la administración de archivos corrientes e intermediarios. En el ámbito de la Secretaria de Apoyo Administrativo de la Dirección del CCR los documentos del archivo corriente no son clasificados correctamente, conforme relatado en la etapa diagnóstico. De esa manera, teniendo por base las informaciones colectadas por medio de instrumento aplicado a los funcionarios, resultó en el levantamiento documental del archivo corriente, permitiendo la elaboración del Plan de Clasificación de Documentos para la Secretaría, que está en fase de aplicación. Este Plan de Clasificación está en conformidad con lo que la UFSM determinó cuanto a las políticas de clasificación de documentos, conteniendo ocho clases documentales. Siguiendo esa política, fue utilizado el método estructural, en lo que se refiere al fondo, grupos e subgrupos y, el método funcional cuanto a las clases, subclases y tipos documentales. Para el archivamiento documental se opto por el método cronológico y alfabético. 

7 CONSIDERACIONES FINALES 
A partir del diagnóstico fue posible observar la situación de la Secretaría de Apoyo Administrativo de la Dirección del CCR, sus problemas y necesidades en lo que se refiere a acciones archivísticas. La Secretaría está subordinada al SIARQ/UFSM, coordinado por el DAG, bajo la supervisión de una de las archiveras que compone el equipo del DAG. También fue realizado levantamiento de la producción documental que permitió hacer correlación con las funciones y actividades de la Secretaría, proporcionando la elaboración de una propuesta de Plan de Clasificación de Documentos, que está siendo efectivamente aplicada. Se noto, por fin, que los funcionarios de la Secretaría demuestran estar viendo el trabajo archivístico como una herramienta de auxilio para el desarrollar de sus oficios, hecho bastante significativo para dar continuidad a las actividades archivísticas realizadas por el grupo, orientador, archivera y, especialmente, académicos. Para estos, el trabajo realizado está posibilitando unir teoría y práctica, con excelencia, como vivencia y experiencia en las actuales acciones para el auxilio de una calificación del proceso de gestión archivística en el ámbito de la Institución. 

REFERENCIAS 
LOPES, Luís Carlos. A nova arquivística na modernização administrativa. Brasília: Projecto Editorial, 2009. SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Tradução de Nilza Teixeira Soares. 4. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004, 388p. UFSM (Universidade Federal de Santa Maria). PROGRAD (Pró-Reitoria de Graduação). Projeto Político-Pedagógico do Curso de Arquivologia. UFSM. PROGRAD: 2004.

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