CONSERVACIÓN DE ACERVOS DE LA BIBLIOTECA CENTRAL DE LA
UNIVERSIDAD FEDERAL DE SANTA MARIA: UNA EXPERIENCIA DE LA
DISCIPLINA CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE ARCHIVOS
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CONSTANTE, Sonia Elisabete2
FERREIRA, Rafael Chaves3
ARABIDIAN, Lizandra Veleda4
Universidad Federal de Santa Maria (UFSM) – Santa Maria/Brasil
RESUMEN
Este trabajo trata de las actividades del proyecto de enseñanza realizado durante el
año de 2012 en la disciplina Conservación Preventiva de Archivos del Curso de
Archivología de la Universidad Federal de Santa María (UFSM). Como ámbito se
tuvo la Biblioteca Central de la UFSM, en que académicos de la disciplina realizaron
diagnósticos de acervos preestablecidos con el intuito de, posteriormente, elaborar
propuestas que visen contribuir para un programa direccionado a políticas de
preservación en dada unidad. Además, los académicos entendieron mejor la relación
de la teoría con la práctica en la enseñanza de Archivología, lo que contribuye
integralmente para su formación.
Palabras clave: Archivología. Biblioteca. Conservación de acervos. Enseñanza.
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También participaron en este trabajo, con contribuciones esenciales para su desarrollo:
Maria Inêz Figueiredo Figas Machado (direcaobcufsm@gmail.com), Directora de la Biblioteca Central
de la Universidad Federal de Santa Maria (UFSM); Raone Somavilla (raonarq@yahoo.com.br),
Archivero del Curso de Archivología de la UFSM; y Fabia Dalla Nora (fabiadallanora@gmail.com) y
Daniela de Mello (danimelloos@gmail.com), académicas del Curso de Archivología de la UFSM.
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Autora. Profesora del Departamento de Documentación/CCSH/UFSM. Correo electrónico:
soniaec559@gmail.com.
3
Autor. Académico del Curso de Archivología de la UFSM. Correo electrónico:
rafa.cf@hotmail.com.
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Autora. Bibliotecária de la Biblioteca Central de la UFSM. Correo electrónico:
lize1092@gmail.com.
1 INTRODUCCIÓN
Mantener, resistir, sustentar y permanecer: palabras que se refieren a un
conjunto de actividades esenciales que visan interrumpir y estabilizar el proceso de
degradación de objetos y de las más diversas unidades de registro de informaciones
como documentos y libros, por ejemplo. A este conjunto de actividades se aplica la
denominación de “conservación”, que tiene como responsabilidad la manutención
física y lógica de las unidades mencionadas anteriormente. Se trata de un concepto
y, en el campo práctico, un conjunto de acciones muy amplio, envolviendo muchas
alternativas, métodos, operaciones y etapas en su real aplicación.
Hoy, en un contexto social en que se valora mucho la producción de
conocimiento y el registro de este, o sea, su materialización, es fundamental que se
piense cada vez más en procedimientos adecuados de preservar tal conocimiento
producido por el ser humano, independiente de la forma en que sea registrado.
Uno de los locales detentores del saber son las bibliotecas, con sus inúmeros
y, algunos, hasta mismo raros acervos, lo que hace pensar que para tal naturaleza
interdisciplinar es necesario, antes de todo, un agente: el ser humano.
En este sentido, la disciplina Conservación Preventiva de Archivos del Curso
de Archivología de la Universidad Federal de Santa Maria(UFSM) buscó, por medio
de la realización de un proyecto intitulado “De la teoría a la práctica: diagnóstico de
conservación de acervos de la Biblioteca Central de la UFSM”
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, insertar sus
académicos en actividades que hicieran con que conciliaran la teoría y la práctica,
en el año de 2012. El proyecto fue desarrollado en la Biblioteca Central de la UFSM
con la participación, en grupos, de académicos, siendo diagnosticadas y analizadas
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Proyecto registrado en GEAIC/CCSH sob nº 033373. las condiciones de conservación de acervos de la Biblioteca y, por fin, fueron
elaboradas propuestas de conservación, visando acciones de preservación de este
patrimonio informacional.
Así, al final del proyecto fue posible contribuir con propuestas significativas
para subsidiar nuevos estudios y, también, acciones para la preservación de los
acervos de la Biblioteca Central de la UFSM, siendo esta responsable por criar y
proporcionar el conocimiento, estimular y facilitar el acceso a este conocimiento.
2 INSTITUCIONES/ENTIDADES ENVUELTAS
2.1 Universidad Federal de Santa Maria (UFSM)6
La Universidad Federal de Santa Maria fue creada por la Ley n. 3.834-C de 14
de diciembre de 1960, con denominación de Universidad de Santa María, instalada
oficialmente en 18 de marzo de 1961. Es una Institución Federal de Enseñanza
Superior, vinculada al Ministerio de Educación, siendo referencia de enseñanza
pública, gratuita y de cualidad del país. Como finalidades esenciales, de acuerdo con
el Estatuto de la Universidad Federal de Santa María, se destacan la promoción de
Enseñanza, Pesquisa y Extensión, incitando el desarrollo tecnológico, científico,
filosófico, literario, artístico y deportivo. Cuanto a sus objetivos, son fundamentales la
pesquisa pura o aplicada y la creación cultural, y el desarrollo científico y del
pensamiento reflexivo, buscando el desarrollo académico y la mejoría de la calidad
de vida de la comunidad en general.
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Portal UFSM. Informaciones disponibles en: Aceso en: 17 de Enero
de 2013.
2.1.1 Centro de Ciencias Sociales y Humanas7
El Centro de Ciencias Sociales y Humanas (CCSH) es una de las unidades
Universitarias de la UFSM, creado en 1970, originalmente llamado de Centro de
Ciencias Jurídicas, Económicas y Administrativas. En la misma década, con la
implementación de nuevos cursos, el Centro pasó a tener la actual denominación.
De acuerdo con su regimiento interno, tiene como finalidades atender el ciclo básico
y el ciclo profesional en el nivel de grado y posgrado de los cursos que hacen parte,
como, por ejemplo, el de Archivología, promoviendo, concomitantemente, las
actividades de pesquisa y extensión.
2.1.1.1 Departamento de Documentación y el Curso de Archivología de la
UFSM
El Departamento de Documentación y el Curso de Archivología de la UFSM
son subunidades vinculadas al CCSH. Por medio del Estatuto de la Universidad
Federal de Santa María se tiene idea que los Departamentos son las menores
fracciones de la estatura universitaria, siendo distribuidos por los diversos Centros,
comprehendiendo disciplinas afines y congregando los docentes respectivos con el
objetivo común de Enseñanza, Pesquisa y Extensión.
El Curso de Archivología fue creado por el parecer nº 179/76 del Consejo de
Enseñanza, Pesquisa y Extensión de la UFSM, en 10 de agosto de 1976. Po lo
tanto, su instalación ocurrió en marzo de 1977. Según Irion (1985, p.99, nuestra
traducción) el “fue proyectado en el sentido de atender a las solicitudes del
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Portal UFSM/CCSH. Informaciones disponibles en: Aceso em:
17 de Enero de 2013.mercado de trabajo emergente del desarrollo socio-económico-cultural y en razón de
la creciente demanda de profesionales habilitados para ejercer actividades técnicas
y científicas en Archivo.”.
2.1.2 Biblioteca Central de la Universidad Federal de Santa Maria8
Con la creación de la Universidad Federal de Santa María, fue fundada la
Biblioteca Central, reuniendo las colecciones bibliográficas de la Facultades de
Farmacia, Medicina, Odontología, Veterinaria, Ciencias Agrarias, Bellas Artes,
Politécnica, Filosofía, Ciencias y Letras. Funcionó, hasta 1971, en el edificio de
Administración Central – antigua Rectoría, localizada en el centro de la ciudad.
Actualmente, está localizada en la ciudad Universitaria “Prof. Mariano da Rocha
Filho”.
La Biblioteca Central es un órgano suplementar de la Rectoría, vinculada a la
Pro-Rectoría de Administración, coordinando técnicamente las doce bibliotecas
sectoriales de la UFSM, cuyo objetivo es poner a disposición de la comunidad
universitaria las informaciones bibliográficas actualizadas, de forma organizada,
favoreciendo es desarrollo de la enseñanza, de pesquisa y extensión. En medio a
sus proyectos y campañas se resalta la Campaña de Preservación y Conservación
del Acervo “Preserve el Conocimiento”, de 2009, que visó orientar y sensibilizar los
usuarios en el manejo correcto y en la preservación del material bibliográfico de las
bibliotecas de la UFSM.
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Portal UFSM/BC. Informaciones disponibles en: Aceso em:
17 de Enero de 2013
3 METODOLOGÍA
Las actividades del proyecto fueron realizadas por 30 académicos
matriculados en la disciplina Conservación Preventiva de Archivos, ofertada en el 4º
semestre del Curso de Archivología de la UFSM, cuyo objetivo es tornar el
académico capaz de “Distinguir los diferentes factores de deterioración de
documentos, bien como aquellos indispensables a su preservación.” (PPC
Arquivologia UFSM, 2004, nuestra traducción).
Las actividades fueron realizadas en los acervos de la Biblioteca Central de la
UFSM, siendo utilizados los siguientes procedimientos metodológicos para el
desarrollo de esta pesquisa:
- reunión con los responsables por la administración de la Biblioteca, la
docente que ministra la disciplina y los académicos del Curso, para presentación de
la propuesta;
- definición de los acervos a ser trabajados: “Colección Tesis”,
“Periódicos Áreas de la Salud”, “Libros Áreas de la Salud”, “Colección Tesis” y
“Diarios Oficiales”, que presentan un volumen mayor de materiales bibliográficos,
serian estudiados por grupos igualmente mayores en número de académicos;
- visita de reconocimiento de acervos en la Biblioteca Central, dando
inicio a las actividades de diagnóstico;
- aplicación de cuestionarios y/o formularios por parte de grupos a fin de
colectar informaciones referentes a los acervos, así como realización de entrevistas
y observación in loco;
- levantamiento de bibliografía, por parte de los académicos, para dar
base a sus trabajos, buscando en la literatura subsidios que contribuyeron con los conocimientos del área, pero dando mayor foco a la realidad encontrada en cada
acervo diagnosticado.
Al final del proyecto, cada grupo presentó sus propuestas de mejoría para la
conservación de estos acervos, permitiendo, así, que los responsables por la
Biblioteca tengan subsidios de elaborar, posteriormente, nuevas acciones de
preservación.
4 NOCIONES DE CONCERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE ACERVOS
Camargo y Bellotto (1996, p.18, nuestra traducción) definen conservación
como “conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar la protección
física de los archivos contra agentes de destruición.” Costa (2003) trae la idea de
conservación como siendo la relación entre levantamiento, estudio y control de esos
agentes de destruición, de esas causas de degradación, visando adoptar medidas
preventivas, por medio de diagnóstico, monitorio ambiental e inspección, por
ejemplo. Entiende se, que la conservación es una medida destinada a prevenir
daños que podrán ser causados tanto a los documentos, cuanto a cualquier tipo de
soporte de información, cuyo objetivo es proporcionar la estabilidad física de estos
soportes y la inteligibilidad de sus informaciones.
Cuanto a la preservación, es de conocimiento general que preservar no se
trata solamente de información, pero también de soporte. Sin la manutención de
estén, no se podrá preservar aquel. Para Costa (2003) preservación es un conjunto
de medidas y estrategias de orden administrativa, política y operacional que
contribuyen directa o indirectamente para la protección del patrimonio. En este
sentido, puede ser comprendida como siendo una forma de combatir la deterioración por medio de políticas, que envuelven desde concientización, aspectos
administrativos y financieros, hasta investigaciones científicas y procedimientos de
conservación, siendo esta una de las medidas prioritarias en la preservación de
acervos.
Se percibe así que preservación y conservación están íntimamente ligadas,
siendo efectuadas de acuerdo con el principio de que siendo adecuadas, la
restauración será evitada. La preservación tiene una finalidad, como dice la Política
de Preservación de Acervos Institucionales (2005, p.15, nuestra traducción): “solo
preservamos para que las informaciones presentes en los bienes culturales puedan
favorecer el hombre en el rescate de su identidad y de su historia, permitiendo, así,
el ejercicio pleno de su ciudadanía.”.
5 RESULTADOS
Los resultados de las actividades desarrolladas están directamente ligados a
los diagnósticos que permitieron a los académicos la presentación de propuestas
cuanto a sus respectivos acervos.
El diagnostico de cualquier acervo documental busca comprender la situación
en que estos se encuentran, identificando sus problemas, sus recursos, sus
condiciones. Los grupos de académicos diagnosticaron las condiciones cuanto a
infraestructura, muebles, acondicionamiento y almacenamiento, seguranza del local,
tanto para el acervo como para las personas. También fueron observados las
condiciones ambientales, higienización, acceso y accesibilidad, reposición de los
acervos en las estanterías y criterio de descarte del acervo.Como propuestas de los académicos pueden ser mencionadas: instalar
sistema de climatización; obtener capilla de higienización; realizar inspecciones
periódicas en los acervos; establecer rutinas de limpieza; poner a disposición
guantes y máscaras a los usuarios; realizar una profunda análisis de infraestructura
del local; separar materiales infestados por agentes biológicos de los demás; crear
programas que capaciten equipos responsables por mantener la preservación de los
acervos; crear programas de concientización de preservación de los acervos.
6 CONCLUSIÓN
Este proyecto de enseñanza posibilitó que los académicos del Curso de
Archivología de la UFSM tuviesen mayor dominio y conocimiento de conceptos y
prácticas en relación a conservación preventiva de objetos y unidades de registro de
informaciones. Con eso, aprendieron a tener una visión más crítica en relación a la
situación de los acervos, realizando diagnósticos y elaborando propuestas visando la
mejoría de los acervos de la Biblioteca Central de la UFSM. Así, además de
contribuir para esta unidad tan importante de la institución, beneficiaron también su
formación, a final, el archivista debe estar preparado para situaciones diversas,
independiente del ambiente de trabajo, actuando de modo relevante en la sociedad.
REFERÊNCIAS
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Dicionário de
Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB/Núcleo Regional de São
Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 1996.COSTA, Marilene Fragas. Noções Básicas de Conservação Preventiva de
Documentos. Rio de Janeiro: FIOCRUZ/CICT, 2003. Obtenido el 29 de Abril de
2013 del sitio web: http://www.bibmanguinhos.cict.fiocruz.br/normasconservacao.pdf.
MUSEU DE ASTRONOMIA E CIÊNCIAS AFINS; MUSEU DA REPÚBLICA. Política
de preservação de acervos institucionais. Rio de Janeiro: MAST, 1995, 33p.
UFSM (Universidade Federal de Santa Maria). PROGRAD (Pró-Reitoria de
Graduação). Projeto Político-Pedagógico do Curso de Arquivologia. UFSM.
PROGRAD: 2004.
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