Un documento electrónico se
define como: “información registrada, producida o recibida en el inicio, en el
proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un
particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura
suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio”.
Respecto al documento electrónico, su definición es
la siguiente: “unidades estructuradas de información registrada, publicada o no
publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”. En
esta definición se atiende a dos características:
- Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del documento.
- Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.
Actualmente y cada vez más, los documentos
electrónicos integran mayor parte de los recursos de información de las
organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un buen sistema de
gestión de documentos que soporte las necesidades de la organización y sea
capaz al mismo tiempo de proveer la información requerida rápida y eficazmente,
y de proteger los datos almacenados en el sistema.
No se puede decir todavía
que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los
documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato
papel.
Fuente: http://archivo-tec.blogspot.pe/p/blog-page_23.html
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