Con los rápidos avances en las tecnologías de la
información los cuales han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a
los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar
los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer
el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se
almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados,
dando lugar a documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han
sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a
los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son
identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser
accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del
archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y
terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal
del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio
de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los
documentos.
Al tratarse de documentos
electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones
en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.
No se puede decir todavía
que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los
documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato
papel.
Mayor información: http://archivo-tec.blogspot.pe/p/blog-page_23.html
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