La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente
y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la
utilización y la disposición de los documentos. (ISO 15489-1: 2001 [E], Información y documentación - Gestión documental)
Los objetivos de un SGD son los siguientes:
- Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
- Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
- Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el
trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio
histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante
papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes
motivos:
- Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.
- Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
- Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
- Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
- Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del SGD.
Fuente: https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html
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