4 Pasos para conformar y organizar los expedientes archivísticos.
Primer paso: Analiza el trámite documental
El objetivo de este paso es identificar para cada trámite que información se genera desde su inicio hasta el fin.
Para llevar a cabo este punto es necesario contar con el manual de
funciones o el de procedimientos para conocer cuales son las actividades
que se ejecutan en la solución de los trámites.
En este paso sería genial si cuentas con flujogramas de los trámites,
pues así conocerás más al detalle quienes participan (áreas, cargos o
procesos) en la ejecución y su resolución.
Y algo importante que también se conoce, los distintos documentos que se producen o reciben para dicho trámite.
En caso que tu empresa no cuente con flujogramas de los trámites,
¡pues mucho mejor!, es tu oportunidad de demostrar que tú no solo
archivas y guardas documentos.
Es tú responsabilidad definir los flujogramas, es un elemento indispensable para implementar Gestión Documental.
Así empezarás a demostrarte a ti y a la empresa que la Gestión Documental va mucho más allá de lo que todos piensan.
Además tu aporte de valor a la empresa ¡crecerá!
Resultados de este paso:
- Listado de documentos por trámite.
- Flujogramas de cada trámite.
- Mapa documental de cada trámite.
Segundo paso: Elabora el Cuadro de Clasificación Documental o la Tabla de Retención Documental
La carencia del Cuadro de Clasificación Documental o la Tabla de
Retención Documental, es el factor común por el cual la empresa no
conforma y organiza los expedientes de manera adecuada.
Un segundo factor, es que hay entidades sí tienen alguno de estos dos instrumentos, pero ya te imaginarás lo que pasa.
¡No los utilizan!
El Cuadro de Clasificación Documental o la TRD son la base para conformar y organizar los expedientes archivísticos.
En ellos se crean las agrupaciones documentales, además la relación archivística y administrativa entre dichos documentos.
Resultados de este paso:
- Encuestas documentales (en donde se identifican los trámites)
- El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) o la Tabla de Retención Documental (TRD)
Tercer paso: Capacita sobre el principio de Vínculo Archivístico
Una vez más.
Se deben de conformar y organizar los expedientes de forma correcta desde su momento de trámite.
¡Desde las oficinas!
No esperes a que lleguen al Archivo Central para conformar y organizar los expedientes adecuadamente.
¿Te imaginas?
Sería algo de nunca acabar.
Esperar a que los documentos de un mismo trámite lleguen al archivo
central enviados desde los diferentes archivos de gestión para que sean
organizados como expediente.
Se podría hacer, pero uff…
Para evitar que esto pase, ponte en el rol de profesor, prepara el material didáctico y ¡manos a la obra!
Reúnete con cada una de las áreas u oficinas y explícales la
información que se produce de cada uno de los trámites, y quienes
participan en dichos trámites.
Así entonces, ya tú les aclaras que todos los documentos que se
producen o reciben que están relacionados con un mismo asunto, deben de
ser parte de un solo expediente.
Para concluir este paso, el vínculo archivístico se enfoca en
conformar y organizar los expedientes ya que los documentos deben de
estar agrupados de acuerdo al vínculo que tienen con un mismo asunto.
Sé lo que puedes estar pensando.
Es muy fácil decirlo, pero las personas son reacias a la Gestión Documental.
Mi respuesta es:
No te cierres la puerta, inténtalo y demuestra las ventajas que trae
para ellos y la empresa poner en marcha lo que desde Gestión Documental
estás recomendando.
Resultados de este paso:
- Circular de capacitación.
- Material de capacitación.
- Evidencias de la capacitación.
Cuarto paso: Haz seguimiento a los documentos de un expediente pero que están en soportes distintos.
Bien sabes que ha raíz de la irrupción de los medios tecnológicos de
comunicación, los trámites ya no solo se resuelven en soporte papel.
Ahora es común que un trámite se resuelva con documentos en soporte
papel y además con documentos en soporte electrónico o solamente en
soporte electrónico.
El error común en las empresas es solo mirar el soporte análogo, solo cuidar la información en el soporte tradicional (papel).
En este paso no me enfocaré en el expediente electrónico, pues a este
tipo de expediente tú le realizas los pasos anteriores como si fuera en
papel.
Ten claro que este artículo no está destinado a un tipo de soporte en especial, es indiferente para mi.
El tema de este artículo es conformar y organizar los expedientes sin importar el soporte documental.
Bueno, continuemos con el tema.
Si en tu empresa un trámite se resuelve con documentos en soporte
papel y documentos en soporte electrónico, el expediente que se está
conformando se le conoce como “expediente híbrido”.
El expediente híbrido entonces es la combinación de los dos soportes y no solo uno.
Por ejemplo:
Continuemos con el expediente del proceso de selección que utilizamos al inicio de este artículo.
Imagínate que uno de los candidatos decide no continuar en el proceso
de selección para lo cual envía un correo electrónico informándolo.
Así decidas imprimir el correo electrónico, el expediente del proceso
de selección seguirá siendo híbrido si tomas en cuenta que el documento
original no es el correo impreso sino el que se encuentra en el soporte
electrónico.
¿Entonces que deberías hacer cuando el expediente tiene documentos en soporte papel y soporte electrónico?
Aquí es en donde la Gestión Documental entra a aportar valor con fuerza.
De acuerdo a la necesidad de tu empresa, deberías diseñar
instrumentos de control que permitan realizar un seguimiento y una
relación entre los documentos en distintos soportes pero que pertenecen
al mismo expediente.
Una manera es implementar el CCD o las TRD en los correos
electrónicos y en los documentos electrónicos que los productores
conservan en sus equipos de cómputo.
Debes trabajar en conjunto con el equipo de sistemas de la empresa
para tomar decisiones en pro de preservar y organizar los expedientes
archivísticos físicos que además se compone de documentos en soporte
electrónico.
Si tienes la oportunidad de contar con un software de Gestión Documental, la tarea es algo más sencilla.
Pero si no cuentas con uno, esto no puede ser un impedimento para ti.
Todo lo contrario, es otra oportunidad que tienes para aportar una oleada de valor a la empresa desde la Gestión Documental.
El software es tan solo una herramienta para la Gestión Documental, más no es en sí Gestión Documental.
¡Lo anterior que no se te olvide!
Resultados de este paso:
- Manual de aplicación de TRD para los correos electrónicos y los documentos electrónicos en los PCs.
- Procedimiento de transferencia y preservación de documentos electrónicos.
- Registros de control de expedientes híbridos.
No hay comentarios:
Publicar un comentario