7 razones por las cuales tu empresa debe tener La Tabla de Retención Documental sin pensarlo.
Razón #1. La TRD define la producción documental de acuerdo a la realidad administrativa.
Ya sea que la gestión administrativa de la empresa esté diseñada por
procesos o mediante estructura orgánico funcional, los documentos
siempre se producen (incluyo los que se reciben) a raíz del ejercicio de
actividades o funciones.
¿No te ha pasado alguna vez, que hay colaboradores de la empresa que
siempre están imprimiendo o archivando electrónicamente documentos en
formatos nuevos cada semana?
Lo que te quiero decir, es que hay algunos administrativos que
producen y producen documentos porque ellos consideran (a veces por
capricho) que así es necesario para evitar algún tropiezo más adelante.
Entonces, ¿qué significa para la empresa que sus empleados estén creando nuevos tipos de documentos sin control?
¿Documentos que quizás a la luz de un buen análisis no son necesarios?
- ¡Gastos y más gastos en suministros de oficina!
- Tiempo muerto de un empleado realizando una actividad poco beneficiosa, es decir, más dinero.
Beneficio para la empresa:
Una buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos de archivo de toda la empresa.
Esto da como resultado que cada documento producido por la empresa,
se encuentre respaldado por unas actividades y funciones congruentes con
la realidad administrativa.
Razón #2. La TRD facilita la Gestión Documental de los trámites que hacen parte de la empresa.
Uno de los aspectos importantes que se identifican en el proceso de
elaboración de la Tabla de Retención Documental, es el hecho de detallar
el trámite por el que transita la unidad documental desde que se genera
hasta cuando esta concluye.
La anterior información, es valiosa para la empresa colocando como
base que se hace un exhaustivo análisis de la información que se levantó
desde las oficinas.
Las agrupaciones documentales con sus tipologías reflejadas en la
Tabla de Retención Documental, facilitan el camino documental en la
resolución de los trámites de la empresa.
¿Cómo?
¿Es carreta?
Créeme, no.
Debido a que la Tabla de Retención Documental contiene la tipología
documental, se conoce entonces de primera mano los pasos a seguir y los
documentos a diligenciar para resolver los trámites.
Beneficio para la empresa:
Facilidad de la gestión documental de los trámites ya que La Tabla de
Retención Documental especifica las agrupaciones documentales con base
en las funciones que dan resolución a dichos trámites.
Razón #3. La TRD propicia la Gestión del Conocimiento dentro de la empresa.
La Gestión del Conocimiento es el proceso de captura, distribución y uso efectivo del conocimiento dentro de una organización. Davenport (1994)
¿Te ha tocado en la empresa para la que trabajas, que renuncia una
empleado y se crea un estrés por no tener claro él como hacia su
trabajo?
Yo si lo he observado.
He presenciado que cuando alguien se va de una empresa, se suele decir:
“¿Cómo se contactaba él con este cliente? ¿en donde habrá guardado alguna información al respecto en su computador?”
O también frases por el estilo como que:
“Habrá que esperar a que llegue el reemplazo y saber como se hace
dicha tarea para preguntarle como me podría contactar con el cliente”.
Con La Tabla de Retención Documental, este tipo de impacto cuando un empleado renuncia, disminuirá.
Tu empresa tendría más control sobre el conocimiento que han generado
los empleados puesto que las evidencias de su aplicación (del
conocimiento) estarán en los respectivos documentos.
Así, si un empleado de tu empresa llegara a renunciar, su
conocimiento está plasmado en los documentos que generó, además sus
funciones están reflejadas en la Tabla de Retención Documental en las
agrupaciones documentales que le correspondían.
Beneficio para la empresa:
Disminución del impacto negativo de fuga de información cuando algún
empleado renuncia, si tienes en cuenta que La Tabla de Retención
Documental identifica el quehacer a partir de los documentos y captura
la información que se genera.
Razón #4. La TRD impacta la economía y la eficiencia administrativa de la empresa.
¿Cómo?
La Tabla de Retención Documental establece los documentos de archivo que se generan y tramitan en motivo de alguna actividad.
Tu empresa establecerá de primera mano la producción documental necesaria para cumplir con sus funciones y actividades.
El punto principal, es que en tu empresa se minimizaría la generación innecesaria de documentos.
Al minimizarse la producción documental al nivel requerido, se
agiliza entonces la búsqueda de información ya sea debido a la reducción
de documentos o la reducción del tamaño del volumen sobre el que habría
que buscar, además por la claridad de la ubicación de los documentos
requeridos.
Incluso con la Tabla de Retención Documental evitarás la impresión de
documentos que por su originalidad deben permanecer en soportes
electrónicos y al imprimirse tan solo se está obteniendo una copia.
Ya sabes entonces que con la Tabla de Retención Documental se
esclarecen las tipologías en soporte electrónico y las que deben de
estar en soporte físico, lo que daría como resultado los expedientes
híbridos.
Hasta aquí el impacto de la Tabla de Retención Documental ha sido económico.
Se reducen gastos y costos.
Pero la Tabla de Retención Documental impacta también en gran escala sobre la eficiencia de los procesos administrativos.
Ten en cuenta que cada área (o proceso) de la empresa, al contar con
este instrumento, agilizará su producción documental para resolver los
trámites.
También, de una forma oportuna y ágil obtendrá la información que requiere para tomar decisiones con base en ella.
Beneficio para la empresa:
Disminución de gastos y costos en la reducción de insumos y la reducción de tiempo para la búsqueda de información.
Y muy importante, agilidad en los procesos administrativos al contar con la información al alcance y de manera oportuna.
Razón #5. La TRD es el punto de partida para implementar el Programa de Gestión Documental.
Una cosa es implementar buenas prácticas de procesos de Gestión Documental y otra implementar el Programa de Gestión Documental.
Buenas prácticas de procesos de Gestión Documental lo puedes llevar a cabo desde cualquier momento en tu empresa.
Pero poner en marcha un Programa de Gestión Documental requiere de un nivel administrativo y archivístico más alto.
Tienes que tener claro, que un Programa de Gestión Documental ya es un instrumento Archivístico en sí.
Lo que significa que necesitas aumentar tu nivel de conocimiento y
experiencia en temas de Archivística, Gestión Documental, Gestión
Administrativa, procesos administrativos y sistemas de información.
¿Por qué todo eso? te podrías estar preguntando.
Porqué el PGD (Programa de Gestión Documental) no solo impacta el
área de Archivo, sino que repercute en cada esquina y rincón de la
empresa (administrativamente hablando)
Por eso, la Tabla de Retención Documental es el punto de partida hacia el diseño del PGD.
Porque con la Tabla de Retención Documental estableces:
- Tiempos de retención y disposición final,
- Tipologías documentales,
- Reflejo de funciones
- Transferencias documentales
- Conformación de unidades documentales en diferentes soportes.
- Criterios de conformación de expedientes a partir de trámites.
Etc, etc, etc.
Te concluyo diciéndote, que además la Tabla de Retención Documental,
para mí, es base y fundamento para la implementación de un Software de
Gestión Documental.
Beneficio para la empresa:
Pone la base para crear las condiciones mínimas necesarias en el
camino hacia la implementación de un Programa de Gestión Documental.
Razón #6. La TRD es el pilar para organizar los documentos de manera adecuada desde las diferentes oficinas de la la empresa.
¿De dónde nace la Tabla de Retención Documental?
¡Tan tan tan tan!
Ahí está la respuesta de porqué es el pilar para la Organización Documental.
Sería lo mínimo ¿no crees?
Si para hacer la Tabla de Retención Documental, se tuvo que indagar
cuales son las unidades documentales que se generan o tramitan desde los
productores (oficinas), pues entonces a partir de ellos es que se
conforman las agrupaciones documentales acordes a dicha producción.
¡Upps. Pero el hecho de tenerla no significa que ya la organización documental será excelente!
Esto depende del proceso de divulgación de las acciones y
procedimientos necesarios para que se respete fidedignamente lo que en
ella (TRD) se expresa.
Además con la Tabla de Retención Documental, se dispone la
conformación de los expedientes en papel, en electrónico y estos dos
combinados (híbiridos).
Beneficio para la empresa:
Tener un instrumento Archivístico que sirve como guía, base y soporte
para la organización adecuada de los documentos que se generan desde su
productor.
Razón #7. La TRD garantiza la identificación de los documentos (físicos o electrónicos) que son evidencia histórica de la empresa.
Hoy en día, es un graso error pensar solo en mantener organizada la información en soporte papel que genera la empresa.
Peor aún, buscar solo conservar los documentos de valor histórico que se encuentran en soporte papel.
Tu empresa no debería descuidar los documentos que están produciendo en soportes distintos al papel.
La Tabla de Retención Documental, analiza y determina que documentos
en soportes cómo el electrónico, poseen valores de interés para la
historia.
No hay comentarios:
Publicar un comentario