Recomendación #1. No cometas el error de denominar las Series Documentales con la primera palabra que aparece en el nombre de los Documentos.
Pienso que este es uno de los errores más comunes que he observado a la hora de nombrar las Series Documentales.
Esta práctica consiste en considerar que la Serie Documental
corresponde a la primera palabra que aparece en el nombre de los
documentos.
Te doy este ejemplo:
Tienes un conjunto de Actas de entrega de dotación, un conjunto de Balances Generales y un conjunto de Facturas de Venta.
El error que te menciono se basa en que consideres que las Series Documentales del ejemplo anterior son:
- Serie Actas, porque empieza por la palabra Actas.
- Serie Balances, porque el documento empieza por la palabra Balances.
- Serie Facturas…
¡Ojo!
No todo lo que empieza por la palabra Actas genera o pertenece a la Serie Documental Actas.
Lo mismo aplica para el resto de los documentos del ejemplo.
En la definición que te dí sobre Series Documentales del Archivo
General de la Nación, hay dos palabras claves para identificar de manera
correcta las Series Documentales.
Debes tener siempre presente la estructura y contenido homogéneo de los documentos.
Recomendación #2. Evita identificar las Series Documentales solo a partir de los documentos individuales que produce la oficina.
Sí solo te basas en los documentos individuales que produce la oficina, corres un gran riesgo.
Que identifiques Series Documentales que no existen. Como resultado no tendrán documentos que la alimenten.
Observa este caso:
Estás consultando cual es la producción documental de la oficina de contratación de tu empresa.
Resulta que uno de los tantos documentos que ellos producen, son los
certificados de disponibilidad presupuestal, aquel documento que las
entidades expiden con el fin de certificar que cuentan con el
presupuesto para adquirir a algún bien o servicio mediante un contrato.
Esta recomendación se basa en el error que podrías cometer en la siguiente situación:
De la forma como has identificado la producción documento por
documento y no por unidades documentales, corres el riesgo de terminar
creando una Serie Documental con el nombre: Certificados Presupuestales.
Ten cuidado, porque como expliqué antes los certificados de
disponibilidad presupuestal son un documento que permiten garantizar a
la entidad contar con el presupuesto necesario para realizar el
contrato.
Por tanto, más que una serie documental, los certificados presupuestales son una tipología de otra serie documental.
La Serie Documental Contratos.
Por eso te sugiero que no te enfoques en investigar por cada documento que produce la oficina.
Concéntrate en conocer cuales son las unidades documentales que genera o tramita, tanto sí son de tipo simples o compuestas.
Recomendación #3. No denomines las Series Documentales con nombres de empresas.
Recuerdo la vez que un estudiante me llamó preocupado en su primer
día de práctica y me consultó sobre un Cuadro de Clasificación
Documental que estaba elaborado de forma contraria de como él aprendió
en las clases.
Imagen tomada de Freepik.com
Me dijo: “Edin, esta empresa tiene Tablas de Retención Documental que
pagaron el año pasado a una oficina de abogados para su elaboración.
Me están pidiendo que la revise y la conozca bien para continuar con su aplicación en las oficinas.
Pero yo me siento perdido porque las Series Documentales están muy distintas según lo que aprendimos en las clases”
Le pregunto: “¿porqué dice eso?”
Él continúa: “Hay varias series documentales con nombres como:
- Convenios con emisoras
- Convenios con Bancolombia
- Correspondencia Cámara de Comercio
- Informes de educación anual al ministerio de Educación.”
Le pregunté: “¿según tu formación, qué piensas sobre esas Series Documentales?”
Respondió: “Están mal nombradas ya que no se deben de usar nombres de
empresas o personas para denominar las Series Documentales.”
Ya él con más confianza propuso un mejor borrador de Series Documentales a la empresa.
De acuerdo con lo anterior, si yo te pregunto:
¿Qué tipo de convenio con Bancolombia es el que tiene la empresa del ejemplo anterior?
¿Cuál sería tu respuesta?
No están fácil, ¿verdad?
Pues sabes que podrían ser varios tipos de convenios los que la empresa realizaría con otra entidad.
Además, si la empresa tuviera convenios con 15 bancos más, ¿serían 15 series documentales?
Algo mucho peor pasa algunas veces y es llamar a la Series Documentales solo por el tipo de empresa:
Bancos, emisoras, clientes, entes de control, etc.
Sólo imagina cuantos tipos de documentos o trámites distintos se pueden hacer con un banco.
Por ejemplo: Contratos de servicios, convenios comerciales, acuerdos comerciales, conciliaciones bancarias, etc.
Graba en tu mente: Estructura y contenido homogéneo.
Recomendación #4. No uses nombres de personas y fechas para denominar las Series Documentales.
Hazte la siguiente idea.
A la serie documental Historias Laborales, le estás colocando el nombre de cada empleado.
¿Te imaginas que pasaría si tu empresa tiene 500 empleados?
Imagen tomada de Freepik.com
¡Peor aún!
¿Qué sucedería si cada día entra un nuevo empleado y sale otro de la
empresa? Tendrías que estar modificando el Cuadro de Clasificación
Documental ¿no es cierto?
El nombre de la persona debería estar descrito en la unidad
documental tan solo para facilitar su consulta, pero no en la
denominación de las Series Documentales.
Ahora bien.
¿Y si le asignas a las Series Documentales, fechas?
- Informes 2017
- Contratos 2017
- Actas anuales.
¿Qué consecuencia te traería?
Pues los más seguro es que al iniciar un nuevo año, tengas que cambiar otra vez las denominaciones de las Series Documentales.
Al igual en el caso de las “Actas anuales”, cuando éstas pasen a
elaborarse de manera trimestral o semestral, te tocará, ya sea cambiar
la denominación de la Serie Documental o crear otras dos para cada
período.
Lo mejor, es entonces que evites hacer uso de los nombres de personas y las fechas.
Recomendación #5. No Denomines las Series Documentales con nombres de oficinas.
Presta mucha atención a este error.
Voy de nuevo.
Analiza estructura y contenido de los documentos.
Resulta que encuentras en la oficina de contabilidad estos documentos:
Imagen tomada de Freepik.com
- Informes contables
- Declaraciones de impuestos
- Certificados de retención en la fuente
- Comprobantes de pago
- Estados de resultados
- Balances generales.
Y, como estos documentos están relacionados con el área contable, la Serie Documental la denominas:
Contabilidad.
Hay varias razones por las cuales no debes denominar las Series Documentales con nombres de oficinas.
Te quiero enfatizar solo una razón.
En el hecho que todos los documentos anteriores, no cuentan con la misma estructura y contenido.
Es decir, la forma en la que se presenta la información (campos o el formato) no coinciden entre ellos.
Aclaro, no quiero decir que la estructura deba ser igual en su formato, pero sí debe ser similar en sus componentes o partes.
Un ejemplo podría ser:
Los certificados tienen como estructura: Fecha y
lugar de elaboración, quien certifica, la palabra certifica, luego el
texto mediante el cual se especifica que es lo que se está certificando,
para que se expide el certificado y luego la firma de quien certifica.
Los informes presentan una estructura diferente:
fecha y lugar de elaboración, el título del informe, el objetivo del
informe, quien lo elaboró, luego el contenido que trata sobre informar
lo que se hizo y por último la firma del responsable.
Si comparas cada tipo de documento, es claro que ambos tienen estructuras diferentes.
Y ni que decir del contenido.
Descarga la Guía Técnica Colombiana 185 del Icontec y compara la estructura de los documentos.
Volvamos a la definición de series: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo.
En conclusión, cuando agrupas documentos bajo una Serie Documental
denominada con el nombre de una oficina, lo puedes comparar con las mal
creadas (pero comunes) carpetas llamadas “documentos varios”.
Son unidades documentales (que en realidad no lo son) que no comparten estructura ni contenido homogéneo.
Recomendación #6. Evita denominar Series Documentales en singular.
Singular y plural.
Lo primero se refiere a un elemento y lo segundo a varios.
Como ya has podido observar, las series documentales se componen de un conjunto de unidades documentales.
Es decir, agrupan varias unidades documentales.
Por tanto, cuando las denomines, no lo hagas de forma singular: Acta, contrato, informe, proyecto…
Siempre denomínala en plural: Actas, contratos, informes, proyectos…
Recomendación #7. No Denomines las Series Documentales con los nombres de lugares.
Serie Documental: Antioquia.
Serie Documental: Bogotá
Imagen tomada de Freepik.com
Y Serie Documental: Parque de las luces.
¿Podrías identificar los documentos que se producen en cada uno de los ejemplos anteriores?
Cuando las unidades documentales están identificadas con lugares,
están ligadas más a ser un Sistema de Ordenación de dichas unidades que
una Agrupación Documental.
El Sistema de Ordenación es de tipo Toponímico o Geográfico. (Si deseas, puedes consultar la Cartilla de Ordenación Documental del AGN de Colombia)
Haz de cuenta que las unidades documentales que se encuentran
etiquetadas con la palabra Antioquia, sean contratos que se ejecutan en
distintos municipios de este departamento.
La Serie Documental sería contratos y los lugares (municipios en este
caso) podría ser el sistema de ordenación que se utiliza para archivar
cada uno de los contratos de acuerdo al nombre del municipio.
Fuente: http://www.nosonpapeles.com/errores-denominar-series-documentales/
No hay comentarios:
Publicar un comentario