Organizar archivos en la empresa o tan solo almacenarlos en la Nube

Una vez más insistimos en que las aplicaciones de almacenamiento en la Nube de uso particular no sirven en la empresa. Por encima de todo, las empresas necesitan herramientas que las conduzcan a un mayor nivel organizativo. Poder organizar los documentos de la empresa es mucho más importante que la necesidad de que estén disponibles en la Nube.

Equivocadamente se sigue pensando que lo útil a nivel particular lo será también en el entorno empresarial. Esto no es así y muchos lo descubren por ellos mismos con aplicaciones muy populares como Drive y Dropbox. Estas  aplicaciones son muy populares porque son de uso genérico pero no aportan nada a nivel organizativo en una empresa, incluso son la semilla para generar caos.

Dice Elon Musk que “La gente cree y confía en lo conocido sin ni siquiera reflexionar“, se refería a aquellos que calificaban los coches eléctricos como lentos y con poca autonomía. En mi tierra hay un dicho “Cuando tu única herramienta es un martillo, todo te parece un clavo“, muchos han descubierto el almacenamiento en la Nube con estas aplicaciones y piensan que son válidas para todo.

Yo tengo una impresora en casa que me funciona de maravilla pero nunca he pensado en llevarla a la oficina dónde estará en red y tendrá que funcionar con doce personas mandando archivos a imprimir. Existen impresoras para esto, son más voluminosas y tienen otras características.

La buena experiencia a nivel individual con algunas Apps de almacenamiento en la Nube no significa que sean apropiadas en la empresa.

Como hemos dicho, aunque la experiencia particular con estas aplicaciones sea satisfactoria a nivel individual, no debe concluirse que son válidas en el entorno empresarial. Analizando un poco podemos llegar a las siguientes conclusiones:

1)  Son sincronizadores, pensados para almacenar una copia de los archivos de nuestro dispositivo en la Nube.

A nivel organizativo en la empresa el concepto es justo al revés, se trata de mantener un lugar central de almacenamiento de los documentos, el antiguo archivador. Un lugar central y único dónde los empleados puedan acceder a la información. Estas aplicaciones proponen que los cajones de las mesas de cada uno de los empleados sea el lugar dónde se almacena la información, una información que de rebote se sube a la Nube para que esté disponible. Este concepto tiene sus consecuencias en el mundo real,  pues el orden en la documentación solo se obtiene asimilando que hay un lugar o “archivo central” organizado bajo ciertas normas que todo el mundo conoce, todo lo demás es dispersar la información y esto no beneficia el orden.

2)  No cumplen ningún tipo de estándar de gestión ni normas legales de privacidad ni de protección de datos.

Muchas empresas se han llevado una desagradable sorpresa cuando han descubierto que al llevar estas aplicaciones como Dropbox y Drive a la empresa dejaban de cumplirse las normas legales y sus certificaciones de gestión.

3) No son aplicaciones diseñadas para múltiples usuarios.

Los problemas comienzan con tan solo dos usuarios, con conflictos de archivos, desorden de carpetas, borrados y otro tipo de problemas. Imaginemos cuando la empresa tan solo tiene 30 usuarios manejando los documentos, el caos es irremediable.

4) No aplican criterios empresariales.

En la empresa existen unas reglas para el acceso y manipulación de la información. No todo el mundo puede tener copias de todos los documentos, acceder a ellos, manipularlos e incluso borrarlos o cambiar la propia estructura organizativa de la empresa. Ese caos es el que introducen aplicaciones como Dropbox o Drive cuando alguien piensa que:  lo que le ha sido útil a nivel individual será útil para la empresa con multitud de empleados accediendo a la información.

La nube aporta ubicuidad pero esto no debe llevar al desorden

Poder tener nuestros archivos disponibles en la Nube es una ventaja tan enorme que nos ciega y se convierte en lo más importante o lo único.

Tras los ataques de Ransomware hace unos meses pude descubrir la obstinación de muchos con Drive y Dropbox. Puede leer con gran sorpresa como algunos recomendaban que para protegerse del Ransomware se usara Dropbox o Drive y de esta manera tener una copia de los archivos en la Nube. Lo que estaban haciendo era recomendar a la gente que precisamente instalara en sus ordenadores un agente transmisor del virus. Era como decirles que para detener la gripe lo mejor es ir a un sitio concurrido y toser encima a la gente.

La información puede estar en la Nube sin que esto suponga sembrar el desorden o el caos. De hecho el lugar más seguro y apropiado para los archivos y la información de la empresa es la Nube. Piense en un banco, ¿dónde están los datos de su cuenta corriente? Resulta que esos datos están en una Nube, el lugar centralizado que tiene el banco desde hace años para almacenar la información de sus clientes. En este caso no caben dudas de que centralizar la información es la solución,  nadie piensa que se debería de sincronizar la información de las cuentas de los clientes del banco en cada ordenador de cada empleado de cada sucursal.

Centralizar en la Nube aporta orden en la empresa.

Almacenar en la Nube aporta ubicuidad para disponer de los archivos. Centralizar la información y los archivos en la Nube es otra cosa.

Hasta la aparición del almacenamiento en el a Nube las empresas han venido utilizando servidores de archivos locales o discos duros centralizados. En cualquier caso se habían establecido ciertos criterios para el acceso y preservación de la información.

Un sistema que  centraliza los datos de la empresa debe disponer de las siguientes características:

• Centralización. Es lo contrario de distribuir los archivos en multitud de ordenadores como hacen Dropbox o Drive.
• Control de acceso. La información de la empresa y en este caso los archivos solo debe estar disponible para aquellos empleados que trabajan con ella y la necesitan.
• Trabajar sin dejar huella. No debemos dejar copias de los archivos de la empresa en diferentes ordenadores o dispositivos. Las versiones centralizadas son las únicas válidas.
• Compartir archivos con control. Se ha de controlar quién maneja los archivos de la empresa. Compartir con Dropbox o Drive implica perder el control de dónde acaban los archivos.
• Seguridad. El sistema central puede ofrecer más garantías que uno distribuido, existe un único punto de acceso que vigilar. El sistema ha de haber sido diseñado para esto, recordar los 65 millones de cuentas hackeadas de Dropbox.
• Preservación. Incorporar mecanismos de copias de archivos y backup en otra localización.
• Integridad. No permitir que cualquier empleado sea dueño y señor de la estructura de carpetas y archivos que la empresa ha establecido, esto ocurre con Dropbox y Drive.

Si un sistema de almacenamiento dispone de las características anteriores, tan solo se necesita que sea fácil de manejar por todos los empleados. Entonces la empresa podrá establecer los criterios de acceso y su estructura organizativa de archivos y carpetas. Cuando todos los empleados conocen la estructura y sus parcelas de acceso comienza a establecerse un orden que agiliza de forma definitiva el trabajo con los documentos.

Dataprius es de los pocos sistemas que están orientados a organizar la empresa y no solo a que los archivos estén almacenados en la Nube.

Fuente: https://blog.dataprius.com/index.php/2017/08/21/organizar-archivos-en-la-empresa-o-tan-solo-almacenarlos-en-la-nube/