La diferencia fundamental entre conservación tradicional y
conservación digital es la propia naturaleza del formato del documento.
Conservación tradicional: su objetivo es conservar el documento en su formato original.
Conservación digital: su objetivo es conservar
inalterada la información del documento digital. En formato digital,
para poder preservarlo se hace necesaria la transformación de su formato
a lo largo del tiempo para permitir que la información contenida en él
siga siendo legible, auténtica e íntegra.
Tiempos y costes asociados a la conservación según el formato del documento
- Si el formato es de material físico, tendrá un deterioro más lento y, por tanto, con costes más bajos para su conservación directa.
- Si el formato es digital, conlleva un deterioro más rápido. No porque el documento digital tenga una caducidad, sino debido a la obsolescencia de los soportes que hacen posible su lectura. En consecuencia, los costes de preservación indirectos pueden ser más altos debido al constante cambio de soporte de almacenamiento.
Para la preservación de cualquier documento se tiene como objetivo
central garantizar su autenticidad y la integridad de la información en
él contenida. Se busca que cualquier cambio ulterior sea fácilmente
reconocible y se distinga fácilmente el original de la copia. En
documentos digitales esto se intenta conseguir a través de los
metadatos, el control de versiones y estándares sobre acceso, uso e
intercambios de la estructura de la información.
La digitalización documental se nos presenta como un buen método de
conservación y preservación puesto que diversifica riesgos al custodiar
un mismo documento en formato digital y en formato papel.
Reduciendo el uso y la consulta del documento en papel, evitaremos su
degradación y aprovecharemos los beneficios que el formato digital nos
ofrece. Se trata de ver la digitalización no solo como un método de
gestión más eficaz del documento, si no como un método eficaz para su
misma preservación.
Principales problemas para la preservación digital
Están directamente relacionados con las características que acompañan
a un documento digital, la dependencia de hardware y software para
poder visualizar y leer el documento y, por tanto, sujetos a la
obsolescencia de estos elementos esenciales. Cuando hablamos de
obsolescencia nos referimos a la caducidad tecnológica que puede llegar a
impedir la lectura de un documento que fue generado con programas
informáticos que, pasado un tiempo, no se sigan utilizando o con
componentes de hardware que hayan caído en desuso y hayan sido
sustituidos por otros. Los documentos afectados por este fenómeno se
suelen denominar “documentos huérfanos”.
Los documentos digitales gozan de un nivel de protección extra ante
desastres naturales ya que al poder alojarse en diferentes ubicaciones,
se diversifica el riesgo. Es cierto que si los servidores físicos donde
se aloja la información sufren un desastre, la información en ellos
contenida puede perderse, pero es una posibilidad mucho menor al
diversificar riesgos a través de copias de seguridad y backups situados
en diferentes ubicaciones físicas. De lo que se trata es de proteger el
contenido de los documentos digitales, más que el contenedor, ya que los
soportes tienen una función utilitaria y pueden sustituirse sin que se
dé una pérdida significativa para el valor del documento.
En la práctica, el cambio de un soporte a otro más moderno que
contenga los documentos, se denomina “migración”. Su función principal
es la conversión del documento creado en un entorno y codificado para un
formato determinado, a otro formato para que funcione y sea legible en
una nueva plataforma informática. Para conseguir esto existen múltiples
vías o caminos.
Uno de ellos es poder visualizar un nuevo documento en la nueva
plataforma pero sin perder la capacidad de poder visualizarlo también en
plataformas más antiguas. Si nos está leyendo algún fan de los
videojuegos, entenderá a la perfección este concepto, pues por ejemplo
juegos creados para la PlayStation se podían jugar sin problemas en la
PlayStation 2 (Es lo que se conoce con el término de “compatibilidad
retroactiva”), o los emuladores, que han hecho las delicias de los
jugones con ganas de juegos arcade, consolas y ordenadores de todas las
épocas.
Hay otras vías como la de la “interoperabilidad” que consiste en que
distintos programas puedan compartir los mismos formatos del documento
digital. Pero, sobre todo, la manera principal de preservación digital
es la búsqueda de formatos estándar y la conversión de los documentos a
estos formatos. Asegurando formatos estándar se garantiza la
funcionalidad de los documentos digitales bajo formatos seguros en los
que se puedan conservar los valores de un documento a largo plazo.
Tenemos en cuenta que conservación y preservación según el contexto
se suelen utilizar como sinónimos, pero tienen unos matices que
diferencian la conservación del documento de la preservación del
documento. Digitalizar no implica preservar.
Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el
deterioro. Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en
determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que así sea.
Preservación: Largo plazo. Mantener, proteger o resguardar a alguien o algo, intentando conservar su estado, de un daño o peligro.
Conclusión
La transformación digital es un fenómeno imparable que seguirá
creciendo. Sin embargo también es preciso señalar que este fenómeno
seguirá coexistiendo con el mundo tradicional de documentos en papel
durante bastante tiempo aún. Es imprescindible que estos dos mundos
coexistan y aprovechemos las oportunidades que cada uno de ellos nos
brinda.
El objetivo de la transformación digital de las empresas no es tanto
eliminar el papel, sino la recuperación eficaz de la información
contenida en los documentos. Así aseguraremos una mejor y más rápida
toma de decisiones además de agilizar todos los procesos documentales,
ahorrándonos tiempo y dinero.
Fuente: http://www.tandemweb.com/tandem/tag/servicios-archivisticos-12/
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