Este informe se elabora con el fin de dar a conocer las
circunstancias en las que se encuentra el fondo acumulado que se ubica en el
sótano de la torre norte del centro de comercio, con el fin de encontrar las
condiciones de almacenamiento de los documentos y establecer si cumplen o no
con los criterios archivísticos reglamentados en la tabla de retención
documental de acuerdo a la normatividad vigente.
INFORME
SOBRE EL DIAGNOSTICO A NIVEL
ARCHIVISTICO
DEL FONDO ACUMULADO
El
siguiente diagnostico se elaboro a partir de una encuesta que permite evaluar
el estado del Fondo Acumulado de la CFA.
1. ARCHIVO
Ø DESDE QUÉ FECHA SE CONSERVAN
LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD?:
Respuesta: actualmente se desconocen las fechas de conservación,
ya que allí no se establecen las fechas extremas a los documentos.
Ø QUÉ TIPO DE ORGANIZACIÓN TIENE
EL ARCHIVO?
Respuesta: en el
archivo se organizan los documentos respetando el principio de
procedencia y el de orden natural e implementan el ordenamiento numérico, ya que
se toma como referencia los Nit de las empresas.
Ø EXISTEN NORMAS GENERALES DE
ARCHIVO CONSIGNADAS EN MANUAL, INSTRUCTIVO U OTRO?
respuesta: no existen normas de archivo, por lo que en
este fondo acumulado no se apoyan o se basan en ningún manual ni instructivo de
gestión documental
Ø LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO
ACUMULADO OBEDECE A NORMAS TÉCNICAS?
Respuesta: no, el personal desconoce la normatividad técnica
establecida por el archivo general de la nación para la organización de los
fondos acumulados
Ø SE HAN DEFINIDO TÉRMINOS DE
VALORACIÓN DOCUMENTAL PARA LOS FONDOS ACUMULADOS?
Respuesta: no se han determinado los valores primarios ni
secundarios para la realización de transferencias, pues se desconocen las TRD y
por ende no se implementa el formato de estas.
Ø LA EMPRESA TIENE INTEGRADO UN
COMITÉ DE ARCHIVO? QUIEN LO INTEGRA
Respuesta: si se tiene implementado un comité de archivo,
que los guie sobre los diferentes procesos administrativos y esta conformado
directamente desde la dirección general, y en cada regional hay una persona que
hace parte del comité y guía el proceso en su regional.
FONDO ACUMULADO
Ø QUÉ CANTIDAD (METROS LINEALES)
SE CONSERVA ACTUALMENTE?
Respuesta: se conservan
actualmente 88 metros lineales
Ø EN QUE FECHA SE REALIZÓ EL
ÚLTIMO EXPURGO (SELECCIÓN O DESAFECTACIÓN).
Respuesta: el expurgo de los documentos en este archivo
no se realiza en una fecha determinado, es una actividad que se hace constantemente.
Ø SE HAN ELABORADO ACTAS DE
INCINERACIÓN O DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS HAY CONSTANCIA?
Respuesta: no se han elaborado ningún tipo de actas para
la destrucción de los documentos, pues las personas encargadas desconocen el
formato de estas.
Ø DESDE QUÉ FECHA ESTÁ SIN
CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS:
Respuesta: desde que los documentos ingresan al archivo las personas los comienzan a
clasificar, implementando la misma clasificación, es decir, respetando el
principio de procedencia e implementando el sistema de ordenamiento numérico.
Ø QUÉ AUXILIAR DESCRIPTIVO SE
ENCONTRÓ, QUE SE MANEJE PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL
FONDO ACUMULADO?: SE IDENTIFICARON LOS SIGUIENTES ASPECTOS: INSTRUMENTOS DE
CONSULTA; SU DILIGENCIAMIENTO, ROTULACIÓN
Respuesta: se desconocen instrumentos de descripción
llamase guías, catálogos, bases de datos,
pero existe una guía de afuera para la consulta. la rotulación de las
cajas esta diseñada correctamente.
Ø POR ENCONTRARSE LOS AUXILIARES
DESCRIPTIVOS EN ESE ESTADO, SE
RECOMIENDA:
Respuesta: en este archivo se recomienda una mayor implementación
de los instrumentos de descripción, como una base de datos que facilite la
consulta y ubicación de los documentos.
Ø IMPLEMENTAN MEDIDAS DE
PREVENCIÓN Y DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ATACANDO LA ALTERACIÓN DE DOCUMENTOS EN
CUANTO AH?: ACUERDO 047 DE 2000
·
Factores biológicos NO
·
Factores físicos NO
·
Factores químicos NO
Ø SE RESTAURAN LOS DOCUMENTOS?:
Respuesta: en este archivo no restauran los documentos,
no se prestan primeros auxilios, los documentos se archivan tal cual lleguen.
Ø CÓMO SE GUARDAN LOS
DOCUMENTOS? :
Respuesta: los documentos se archivan utilizando el sistema de ordenamiento numérico,
teniendo en cuenta el Nit de las organizaciones.
CARACTERISTICAS DEL SOPORTE
Ø HAY DOCUMENTOS EMPASTADOS?
Respuesta: los documentos no se encuentran empastados, su
medio de conservación es en carpetas.
Ø EN QUÉ CONDICIONES SE
ENCUENTRAN LOS DOCUMENTOS?
Respuesta: los documentos se encuentran en buen estado,
no presentan ningún tipo de deterioro físico o químico.
CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Ø LOS DOCUMENTOS SE CONSULTAN EN
QUE FORMA?:
Respuesta: los documentos se solicitan desde la oficina
por medios telefónicos, para asegurarse de que el documento si se encuentre allí,
para luego ir a consultarlo.
Ø CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA
LOCALIZAR LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS?
Respuesta: la localización se realiza atreves del Nit de las organizaciones.
Ø EXISTEN CONTROL PARA LA
CONSULTA, PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS?
Respuesta: para el préstamo y consulta de los documentos
se implementa un formato de control, donde se establece el número de Nit, la
persona que lo requiere, la fecha y hora del préstamo, lo que garantiza la recuperación
del documento.
Ø EXISTE UN PGD: PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL?
Respuesta: si, se tiene establecido un programa de gestión
documental basado en la ley 594 de 2000, el acuerdo 07 de 1994.
Ø CUÁNTO TIEMPO TRANSCURRE PARA
QUE EL DOCUMENTO SOLICITADO LLEGUE AL SOLICITANTE?
Respuesta: él tiempo que transcurre, es muy corto pues la
localización de hace muy rápida, lo que cuenta es el tiempo que gaste la
persona en bajar al sótano o subir al 11 piso.
Ø EN QUÉ PORCENTAJE SE DEJAN DE
ATENDER LAS SOLICITUDES DE CONSULTA?
Respuesta: en la medida de que la persona sub e se deja d
atender mientras que esta baja, ya que no hay una persona capacitada para
quedarse a cargo
2. RECURSOS LOCATIVOS
UBICACION
Ø LA DISTANCIA DEL ARCHIVO A LAS
OFICINAS ES:
Respuesta: la distancia del archivo a las oficinas es de
11 pisos.
Ø EN QUÉ PISO SE ENCUENTRA EL
ARCHIVO?
Respuesta: el archivo se encuentra en el sótano de la organización, junto al
parqueadero.
Ø LAS CONDICIONES DE
EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS SE
DISEÑARON TENIENDO EN CUENTA EL ACUERDO 049 DEL 5 DE MAYO DE 2000 DEL AGN?
Ø ESTÁ
SEÑALIZADA EL ÁREA?
respuesta: en esta área no se encuentra ningún tipo de
señalización, que ayude a la evacuación en algún incidente.
Ø EXISTEN
ÁREAS RESTRINGIDAS?
Respuesta: no existe un área restringida que garantice la
confidencialidad de los documentos que así lo requieran.
FUNCIONALIDAD
Ø EL
LOCAL SE ENCUENTRA DISTRIBUIDO COMO LO ESPECIFICA O SUGIERE EL ACUERDO 049 DEL 5 DE MAYO DE 2000 DEL
AGN?
Respuesta: NO
Ø EL
MOBILIARIO DE LOS ARCHIVOS ES ADECUADO
COMO LO SUGIERE EL ACUERDO 049 DEL 5 DE
MAYO DE 2000 DEL AGN, NTC 1805 Y EL
ARTÍCULO 61 DEL CAPÍTULO VII “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”, DEL REGLAMENTO
GENERAL DE ARCHIVOS SOBRE “CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A
ARCHIVOS”.
Respuesta: no existen los mobiliarios requeridos para la
ubicación de la documentación, esta se encuentra en pilas de cajas ubicadas en
el suelo.
CONDICIONES FISICAS Y DE SEGURIDAD
Ø IMPLEMENTAN
MEDIDAS DE PREVENCIÓN; ACUERDO
049 DEL 5 DE MAYO DE 2000 DEL AGN, PARA CONTROLAR
·
Humedad: no
·
Temperatura: no
·
Luminosidad: no
·
Ventilación: no
NOTA:
hay que tener
en cuenta que existe una ventana para la ventilación y control de olores
·
Plan
de mantenimiento para los archivos de la
empresa
Ø EXISTEN
VENTANAS?
Respuesta: no existe ningún
tipo de ventanas, solo hay una pequeña abertura en la parte superior junto a la
puerta.
Ø LA
UBICACIÓN DE ESTAS VENTANAS PROPORCIONA
UNA VENTILACIÓN:
Respuesta: esta pequeña abertura no proporciona ningún tipo de ventilación.
Ø SE
DISPONE DE EQUIPO DE VENTILACIÓN?
Respuesta: no se dispone ningún equipo de ventilación
para el archivo.
Ø LOS
DEPÓSITOS CUENTAN CON:
Termómetros: NO
Luxómetro: NO
Deshumidificador NO
Ø EL
ARCHIVO HA SUFRIDO ALGUNO DE ESTOS ACCIDENTES: INCENDIO, INUNDACIÓN, ROBO?
Respuesta: hasta el momento el
archivo no ha sufrido ninguno de estos incidentes.
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