CONTEXTUALIZACIÓN DEL FENÓMENO DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES
Durante
los últimos siglos, y a lo largo de dos revoluciones industriales,
se sentaron las bases para el florecimiento de una tercera basada en
las tecnologías de la información y las comunicaciones. La primera, a
finales del siglo XVIII, tuvo lugar a partir de la introducción del
ferrocarril, el desarrollo de la industria textil, la máquina de
vapor, entre otros., lo cual tuvo un fuerte impacto en los procesos
de producción. La aparición de enormes fábricas y sofisticadas
maquinarias para elevar la eficiencia productiva, la asunción de
nuevas estructuras organizativas, un intensivo uso del capital, la
especialización del trabajo, la necesidad de mano de obra calificada,
así como un acelerado proceso de urbanización, entre otros aspectos,
caracterizaron el entorno social. Estos procesos tuvieron una amplia
y profunda repercusión en el universo de los documentos y de su
gestión. Desde los siglos XV y XVI los procesos de desarrollo económico
condujeron, en Europa, al aumento de los niveles de alfabetización, a
la difusión de las técnicas de escritura e impresión, al
desarrollo de sistemas de comunicación asociados al descubrimiento de
nuevas rutas comerciales y a la aparición de los primeros modelos de
organizaciones burocráticas. Esto condujo, por una parte, a la
diversificación de los usos de los documentos, producidos en gran
proporción ahora para la expresión de las ideas y los sentimientos, y
por otra, a la fragmentación de los actos jurídicos en varios actos,
jurídicos y no jurídicos, de manera que múltiples documentos simples
constituidos en una unidad documental compleja, el expediente,
vinieron a documentar un mismo acto. Los procesos de desarrollo de un
cuerpo de conocimientos y técnicas relacionadas con estas
consecuencias, en particular las dedicadas al tratamiento del conjunto
de los documentos archivísticos producidos en los aparatos
administrativos y la especialización de las técnicas para tratar esta
documentación, cristalizaron en el siglo XVIII, con el advenimiento
de la llamada modernidad. En medio de estas condiciones apareció y se
asentó el denominado por Max Weber modelo burocrático legal
racional como "…respuesta a las necesidades derivadas de la
modernidad (…) racionalizadora que se manifestaba en el dominio de la
eficiencia, la predictibilidad, la calculabilidad y el control tecnológico".2
Weber enfatiza
en la centralidad del documento archivístico en esta forma de
organización, en tanto que dicho modelo condiciona la forma de
creación de los documentos y las soluciones técnicas para su gestión.
El documento archivístico es el medio o instrumento a través del
cual se ejecutan los actos en las organizaciones y la necesidad de
las organizaciones de desarrollar sus actividades a través de ellos
pasa a ser en sí misma regulada. En el modelo burocrático, aunque la
realización de los actos es voluntaria, su ejecución a través de
documentos no lo es. Esta falta de voluntariedad relativa a la
creación del documento no está expresada solo en las normas de
legislación relativas a la propia documentación archivística, sino en
aquellas relacionadas con el resto de las funciones sociales para
las cuáles el documento funciona como un instrumento, o una
institución. Así, una serie de normas y reglamentos compulsivos
regulan, desde el entorno, la creación de los documentos archivísticos
en las organizaciones, con el propósito expreso de "atraparlos"
dentro de un conjunto de reglas que garanticen la veracidad de la
información en ellos contenida.
Desde
los años finales de la segunda guerra mundial comenzó a producirse
un proceso de cambio en los modelos organizativos de las
administraciones en general. Durante los años 50 y 60 del siglo XX la
economía mundial creció aceleradamente motivada, entre otros
factores, por el impacto de las teorías keynesianas en el
funcionamiento del Estado capitalista que recomendaban una
intervención más directa de este en la actividad económica, a la vez
que se convertía en el principal factor de estímulo para el
desarrollo de la empresa privada ("intervencionismo estatal" o
"doctrina estado-céntrica"). Las ideas del liberalismo keynesiano
contribuyeron al aumento de las dimensiones del aparato del Estado y
especialmente al surgimiento de un importante sector público
encargado de asumir las nuevas tareas propias del llamado "Estado de
bienestar" y favorecieron la introducción en las organizaciones de
técnicas gerenciales complejas. Estas técnicas, conocidas como
"gerencialismo clásico", se basaban en las ideas de F. W. Taylor y
pudieron ser aplicadas en las organizaciones de estos años por las
similitudes entre el modelo de organización weberiano y el
taylorismo.
Todo
esto, junto al desarrollo de los primeros medios de comunicación
masiva, el surgimiento de la fotografía, la cinematografía, la
utilización de las tecnologías de microfilmación, la prensa rotativa y
un acelerado aumento de las de la producción documental en las
oficinas públicas, provocó, para mediados del siglo, el
establecimiento de la profesión de los Records Managers en el marco de la fundación de la American Records Management Association. Los records managers
se ocuparían, a partir de ese momento, de aquellos documentos que se
encontraban en manos de la administración, o sea, aquellos que,
según el concepto de ciclo de vida, se encontraban en la etapa
corriente y semicoriente. Al decir de Ricks, esta disciplina
estaba dirigida a "asegurar una documentación adecuada, evitar lo no
esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo,
mejorar la forma cómo se organizan y recuperan los documentos,
proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de
los documentos en los centros de archivos, y asegurar la ordenación
adecuada de los documentos que no se necesitan por mucho tiempo en la
conducción de los asuntos del momento''.3
La
necesidad de tratar de manera temprana los nuevos y grandes
volúmenes documentales de la época se hizo cada vez más
indispensable, sobre todo a partir del impacto desestabilizador de
las entonces llamadas "nuevas tecnologías de la información y las
comunicaciones" en la segunda mitad del siglo. Al decir de Bearman1
ocurrió una verdadera "revolución de la información electrónica" que
presentaría dos desafíos fundamentales a las organizaciones: por una
parte el reemplazo de la relativa estabilidad de la estructuras del
modelo de organización burocrático, y en segundo lugar la utilización
de nuevas prácticas de comunicación y especialmente de nuevas formas
documentales.
Aspectos
como la estabilidad y el carácter, hasta cierto punto predecible de
la tradicional estructura burocrática, se encontraron profundamente
comprometidos. A partir de ese momento las organizaciones pudieron
intercambiar información y realizar sus transacciones las 24 horas y
los 365 días del año, lo que provocó la transformación del sentido
del tiempo y permitió la interconexión de muchas más personas en las
actuaciones administrativas. Este proceso, llamado por Dollar
"instantaneidad" "…constriñe el sentido del tiempo y la secuencia
ordenada de acciones de manera tal que los procesos entre el inicio y
el completamiento de una tarea se condensan en una sola acción".4
Esto impacta extraordinariamente la segmentación funcional y
jerárquica, basada en rutinas procedimentales de las organizaciones
burocráticas e influye consecuentemente en la forma de creación y los
flujos de los documentos que registran dichas tareas. Influye
también porque el cambio en la temporalidad hace que más trámites y
actos puedan realizarse en un corto período de tiempo, con lo que
aumentan los niveles de información que es necesario tratar.
Por otra parte, Bearman
explica que, en la práctica, el uso del correo electrónico ha
conducido a que la documentación escrita tome una forma conversacional,
propia de la comunicación oral, por lo que "…es menos probable que
el contenido de un documento electrónico haga referencia a su contexto".1
Así, disminuye la normalización de los tipos documentales, pero
no se reduce, sin embargo, la necesidad de dicha normalización.
Un
cambio esencial ha ocurrido respecto a la forma de los documentos;
el papel ha dejado de ser una necesidad para convertirse en una
opción, si bien ha persistido, e incluso han aumentado
considerablemente, los volúmenes de producción de los documentos en
este soporte después de la aparición de las TICs. Ahora bien, los
sistemas electrónicos están creando una gran diversidad de tipos de
documentos, dinámicos, interactivos y experienciales que difieren
extraordinariamente de aquellos escritos, textuales y fijos con los
que la burocracia lidió desde el siglo XIX, y que no pueden ser
transcriptos a otros soportes sin que pierdan su propia naturaleza
funcional y valor informativo, por lo cual se hace obligatorio
tratarlos y mantenerlos en su forma electrónica, si se tiene por
objeto proteger su veracidad y que sirvan de evidencia veraz de las
actividades de negocios de las organizaciones.
Por
la presencia hegemónica de los sistemas electrónicos en el ambiente
organizacional, los gerentes se encuentran ante una disyuntiva
milenaria y recurrente a la vez: ¿resulta lo suficientemente
confiable la información que maneja la organización en torno a sus
operaciones de negocio?
Encontrar
respuestas a interrogantes como esta se volvió un imperativo para la
administración estadounidense a raíz de varios incidentes de impacto
internacional, como lo fue el caso Enron. Como consecuencia de las malas prácticas contables, las cuales fueron ocultadas a sus accionistas y a la Securities and Exchange Comision (SEC), la Enron llegó a la quiebra en el año 2001. Durante el proceso judicial que se efectuó, la SEC
exigió pruebas documentales que mostraban las operaciones contables y
los responsables implicados. Sin embargo, no fue un hecho casual que
su auditora, Arthur Andersen, ordenara destruir todos los correos electrónicos que tenían que ver con el caso.
A partir de escándalos como el de Enron, Worldcom
y otros, la gestión documental se colocó en una posición estratégica
dentro de las organizaciones, sobre todo por la ingente necesidad de
tratar de manera efectiva la documentación archivística, no solo
aquella que se encontraba en los archivos de papel, sino la que era
generada por los sistemas electrónicos.
Fuente: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352011000100005
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