El concepto de record/documento
archivístico, sus sinónimos en español y sus equivalentes en
diferentes lenguas especialmente el inglés, han sido sujetos de
intensos debates en la archivística desde la segunda mitad del siglo
XX, sobre todo desde finales de los 1980's. En el inglés, como afirma
Duranti, los términos record y archival document
son sinónimos y especifica que el segundo resulta del uso
especializado en la disciplina diplomática y de las lenguas latinas,
con su traducción literal de documento archivístico. Gran parte de
las discusiones en cuestión se deben a que, para la década del 50 del
sigo XX, Schellenberg introdujo su Teoría de los Valores de los Documentos, según la cual el concepto record
quedó reducido a aquellos documentos de activos o semiactivos que se
encontraban bajo la custodia de sus creadores, mientras que los
documentos inactivos o permanentes, que eran transferidos a una
entidad archivística, recibían el nombre de archives. Sin embargo, en la actualidad y muy probablemente bajo el influjo de las críticas a las teorías de Schellenberg y con la aparición de un modelo claramente integrador como el del record continuum, el término record
ha vuelto a ser utilizado para denominar la totalidad de los
documentos archivísticos, en cualquiera de los momentos o estados en
que este se encuentre. En las traducciones al español del término record,
en algunos casos lo encontramos como registro (normas de calidad,
informes de control interno) mientras que en otras, como es el caso
de la traducción certificada de la norma ISO 15489-1, aparece bajo la
denominación de documento de archivo.
Otra distinción importante es entre los términos documento archivístico y documento. Thibodeau
apunta que la diferencia clave entre uno y otro radica en la
especificación del contexto de la acción de la cual el documento
formó parte. Lo que aclara en este sentido es que para que un documento
sea considerado archivístico debe especificar el contexto de
evidencia en el cual tuvo lugar, a partir de una acción dada.
Precisamente el propio autor asevera que "…los documentos
archivísticos son documentos acumulados en el curso de la actividad
práctica", y agrega que ellos "como instrumentos y subproductos de
estas actividades (…) constituyen una fuente primaria y privilegiada
de evidencias de las actividades y actores involucrados en ellas".5
Al
margen de estas consideraciones existe consenso en definir al
documento archivístico como un objeto informativo que registra actos o
transacciones de la sociedad y que, por tanto, posee una naturaleza
funcional evidencial que le da valor administrativo y patrimonial. En
consecuencia, la norma ISO 15489-1 lo define como "información
creada, recibida y conservada como información y evidencia por una
organización o individuo en el cumplimiento de sus obligaciones
legales o en el desarrollo de sus transacciones y actividades de
negocios".6
Se
considera, en suma, que lo que define al documento archivístico es
su funcionalidad como instrumento, testimonio, prueba o evidencia de
los actos de la sociedad. Por eso, la definición de documento
archivístico nunca ha estado determinada por su soporte o por el tipo
de registro, sino por la función de la información que portaban. Su
naturaleza es precisamente la de dar fe y crédito y, por tanto, tiene
(o puede tener) consecuencias jurídicas, al tiempo que sirve como
fuente de información para la investigación. Entonces, la escasa
relación que en el discurso archivístico se ha establecido
históricamente entre este tipo de documento y su soporte ha dado
lugar a que las definiciones de este hayan sido consideradas "ciegas
al medio", es decir, se enfocan en el propósito informativo o función
del documento. Su definición no se asocia al soporte en que se registra
la información, sino que se relaciona con la función que ellos
cumplen socialmente.
Duranti y
el equipo de investigación de los proyectos InterPARES, al
proponerse definir los requisitos conceptuales para garantizar la
confiabilidad y autenticidad de los documentos archivísticos
electrónicos, lo definieron como "un documento archivístico que es
creado en forma electrónica…", y precisaron que ambos tipos de
documentos poseen un conjunto de componentes entre los cuales cabe
mencionar la forma documental, su contexto identificable, su vínculo
archivístico, sus anotaciones, así como personas que participan en su
creación. Como se puede apreciar de lo que se trata no es de dos
tipos de documentos archivísticos diferentes en cuanto a su
naturaleza funcional tal y como se demostró a lo largo de las
investigaciones realizadas por UBC e InterPARES. Ambos proyectos
concluyeron que el documento archivístico electrónico no es diferente
del tradicional en su naturaleza funcional - evidencial, solo que
sus componentes se comportan o manifiestan de forma diferenciada en
el ambiente digital. Las características que condicionan este
comportamiento pueden resumirse como sigue:
a) Forma de registro por medio de símbolos:
El contenido de un documento archivístico tradicional está
registrado sobre un soporte y por medio de símbolos que pueden ser
directamente comprendidos por los humanos. A diferencia de esto, el
contenido de un documento archivístico electrónico es registrado
en una forma y en un medio que necesita ser decodificado para ser
comprendido por el hombre. El surgimiento del documento archivístico
electrónico implica la transformación de este de uno comprensible
para el hombre a uno «comprensible» para una máquina. Esto tiene
gran influencia en el mantenimiento de la veracidad del documento
archivístico en sistemas electrónicos, pues hace necesario
establecer fuertes controles y referencias sobre los elementos de
forma de dichos documentos, desde el propio momento de su creación.
b) Conexión entre contenido y medio:
El contenido de un documento archivístico electrónico es
registrado en un soporte, pero la fragilidad, obsolescencia y
rápida incompatibilidad de estos trae como consecuencia la necesidad
de periódicos refrescamientos y migraciones para garantizar su
preservación, que permiten la pérdida de información relativa a los
contextos de los documentos, vital para el control de su
veracidad. Otra consecuencia importante de estos procesos es el
hecho de que ejecutarlos, a diferencia de lo que ocurre con los
documentos en papel, implica la destrucción del original y la
consecuente imposibilidad de compararlos con los originales. Por
todo esto es necesario establecer requisitos funcionales para los
sistemas de creación y mantenimiento de los documentos
archivísticos que garanticen que estas copias puedan ser
consideradas copias veraces de los documentos originales y que
mantengan sus componentes de contenido y forma que estos portaban
en el momento de la creación.
c) Características de la estructura física y lógica:
La estructura de los documentos soportados en papel, en tanto
objetos físicos, es visible al usuario y representa uno de los
elementos esenciales para la verificación de su veracidad. Sin
embargo, los documentos archivísticos electrónicos "…no son
entidades físicas inertes con interdependencia de sus estructuras
lógicas y físicas…", lo que trae como consecuencia que estas se
almacenen de forma independiente, de acuerdo a las características
técnicas del software que los genera. La estructura física de un
documento archivístico resulta tanto de la estructura con que el
productor lo crea en la pantalla, de la que es generada por el
software que lo produce, así como de la disponibilidad de espacio en
el dispositivo de almacenamiento. Como resultado una buena parte de la
información relativa a la estructura física del documento no es
visible al creador a través de la representación que el propio
sistema le muestra, y más aun, si el sistema no está diseñado con
ciertas características esta información no es capturada,
perdiéndose una parte de aquella que es esencial para la evaluación
de la veracidad. Existe una estructura lógica, que el usuario
percibe como el documento "real", y que representa sus elementos
estructurales internos. Otra consecuencia importante de esta
característica es que la gran mayoría de los documentos «nacidos»
electrónicamente no pueden ser preservados en copias de papel, pues
resulta imposible imprimir los elementos de la estructura física
que aporta el sistema informático, y la garantía del mantenimiento
de su veracidad depende tanto de la evaluación de sus estructuras
lógicas, como de la relación entre ambas.
d) Necesidad del uso de metadatos:
Las relaciones del documento tradicional con su contexto funcional
y administrativo son posibles de determinar a simple vista. Sin
embargo, en los documentos archivísticos electrónicos al no ser
objetos físicos con interrelación entre sus estructuras físicas y
lógicas el vínculo con sus contextos y su estructura tiene que
establecerse a través del uso de metadatos. Así, los metadatos son
los que establecen la relación entre el documento y su contexto
funcional y administrativo y proporciona evidencia del acto en que
el documento participa. Pero los metadatos no solo documentan dicha
relación, sino que describen además cómo la información es
registrada y mantienen el vínculo archivístico entre los
documentos, lo que garantiza la preservación del contexto
documental de estos. El análisis del comportamiento diferenciado de
los elementos necesarios y suficientes de los documentos
archivísticos en el ambiente digital permitió al proyecto
InterPARES 1 concluir que en última instancia, "…la preservación de
un documento electrónico es literalmente imposible; esto solo es
posible a través de su reproducción".7 Tal asunción
subraya la dificultad que tienen los documentos archivísticos
electrónicos de constituir una "evidencia veraz" de los actos o
transacciones en los que participan, lo que afecta su naturaleza
funcional.
Fuente: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352011000100005
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