A la hora de implementar un sistema de gestión documental en un entorno profesional existen en la actualidad una gran variedad de soluciones, tanto de software libre como propietarias. Seguro que a la mayoría os suena Sharepoint (Microsoft), Documentum o SAP. Aún persiste cierta tendencia a otorgar mayor validez al software propietario frente a soluciones open source y eso a pesar de que varias propuestas de estas últimas pueden ser merecedoras de la misma dignidad y confianza por méritos propios. El debate está en pleno auge ya que recientemente se publicó un artículo sobre la cuestión en el sitio CMSWire en el cual Gary Tyreman, CEO de una compañía dedicada a Big Data, defendía las bondades del software propietario apoyando su opinión en un estudio que afirma que las empresas que trabajan con software libre suelen sufrir problemas de escalabilidad, usabilidad, bugs y caídas de la aplicación. Es decir, que los inconvenientes principales de su uso están relacionados con su “inestabilidad” traducible de su fase beta perpetua y la inexistencia de una figura concreta a la que recurrir para solucionar problemas derivados del uso e implantación.
Estas dos circunstancias que son presentadas como dificultades, podrían llegar a verse desde el punto de vista positivo si pensamos que una fase beta continua puede contemplarse en realidad como una constante evolución y puede ir unida a la existencia de una comunidad de usuarios que continuamente están desarrollando mejoras para el producto (plugins, extensiones, templates, etc), lo cual es a mi parecer una garantía de durabilidad y una apuesta por la calidad que sin duda se aleja de la inestabilidad argumentada, sobre todo si el responsable de este movimiento es un equipo sólido y constante, plenamente dedicado, como lo podemos ver en los casos de proyectos internacionalmente conocidos de software libre como WordPress, Firefox o Athento. Por otro lado, la no dependencia de una empresa determinada, aunque puede suponer un vacío de responsabilidad, en la época actual en la que estamos es una oportunidad para abaratar costes con respecto a los profesionales que contratamos para el mantenimiento informático. El software libre permite a las empresas que los compran el ser los dueños del producto y escoger con libertad a los profesionales que los gestionan en su nombre e incluso ellas mismas implementar mejoras y adaptaciones si disponen de los conocimientos apropiados para ello. Y, por otro lado, esta bien recordar que las soluciones libres más utilizadas en la actualidad, y de las cuales hablaré más abajo, tienen detrás a proyectos empresariales de gran solidez que tienen a su servicio a profesionales que se encargan de su desarrollo y de ofrecer soporte postventa y mantenimiento, por lo que la situación de vacío que mencionábamos al principio como argumento en contra del open source no sería aplicable.
En el caso de soluciones propietarias, la exclusividad que ganan por un lado, puede tornarse en desventaja por requerir personalizaciones de un producto, en principio, estandarizado (lo que sin duda incrementa los costes), por la pérdida de soporte futuro por parte de la empresa desarrolladora al dejar de considerar rentable el producto y por la imposibilidad de controlar el funcionamiento interno del sistema de información por parte de la propia empresa precisamente debido a la exclusividad de dicho sistema. Además de que el coste del software propietario tiende a ser considerablemente mayor que el de las soluciones open source, con lo cual merece la pena intentar buscar opciones libres que además garanticen una gran calidad para los procesos de gestión documental por su capacidad multiplataforma y su sencillo manejo, como a continuación veremos.
En primer lugar, podemos poner nuestra mira en los proyectos Nuxeo y Alfresco. Los profesionales de la gestión documental consideran a estas plataformas las grandes alternativas a soluciones propietarias como Sharepoint o Documentum, con las cuales se pueden evitar los inconvenientes ya señalados de costosas licencias e implementaciones complejas para adaptar la plataforma a los entornos de trabajo. Optar por soluciones de software libre supone por tanto, también una forma más sencilla de trabajar, sin que ello implique una pérdida de eficacia y eficiencia, lo cual es otra ventaja añadida.
Nuxeo
Nuxeo es un software que permite implementar con gran funcionalidad un repositorio documental corporativo. Aporta soluciones a las necesidades primarias de gestión documental de las empresas, permitiendo gestionar cómodamente documentos mediante control de versiones, flujos de trabajo asociados, publicación remota o búsqueda avanzada a texto completo, además de integración con suite ofimáticas habituales como Microsoft Office y Open Office. Además, a través de Nuxeo DAM también se ofrece soporte para imágenes y vídeos.
Su implementación es sencilla si lo que se quieren cubrir son necesidades no muy específicas y además al estar desarrollado sobre estándares abiertos, cuenta de entrada con la facilidad de ampliar su funcionalidad mediante desarrollo y resulta interoperable con terceros lo cual pone al alcance de un mayor número de técnicos el conocimiento necesario para trabajar sobre él, ganando así en productividad. El que sea una plataforma significa que contempla el crecimiento futuro (fase beta en positivo) y además lo ventajoso es que su adaptación a propósitos específicos no es tan costosa como en el caso de Sharepoint, Documentum, IBM FileNet, u otras soluciones cerradas. Escoger esta solución te ofrece las siguientes características:
- Colaboración, flujos de trabajo, búsquedas eficientes.
- Flexibilidad, empleando una arquitectura basada en estándares.
- Robustez, utilizando Java para entornos Enterprise (J2EE) entre otras tecnologías.
- Velocidad, gracias a la integración con el rápido motor de búsqueda Lucene.
- Capacidad de evolución en captura inteligente de documentos mediante Athento.
- Seguridad gracias a la implementación de estándares como SSL, Single Sign On (SSO) y facilitando el cumplimiento con normativas como la ISO 27.001 (Seguridad de la Información) o la Ley de Protección de Datos (LOPD).
Nuxeo actualmente está siendo empleado en sus procesos de gestión por cientos de empresas y organismos públicos de tamaño medio y grande. En España la startup Yerbabuena Software, surgida en Málaga en 2005 e instalada en Sillicon Valley, lo implementa con éxito desde hace más de 5 años y es partner certificado de la firma francesa.
Alfresco
Se trata de otro gran ejemplo de ECM open source. Es una solución versátil compatible con software tanto de la vertiente Microsoft, como de la rama Linux. Posibilita la creación y gestión de contenidos empresariales desde una gran cantidad de CMSs, blogs y paquetes ofimáticos (Office y OpenOffice). Además ofrece una gran variedad de herramientas colaborativas como calendarios individuales y de equipo, feeds de actividad, tableros de discusión, etc. Alfresco es para las empresas ante todo COLABORACIÓN, pero también constituye un gestor documental y un completo CMS corporativo. Su base de programación, junto a Nuxeo, es Java, lo que los convierte en soluciones multiplataforma adaptables a cualquier entorno, a diferencia de Sharepoint que depende de tecnología propietaria Windows, lo cual restringe sus posibilidades de despliegue.
Está disponible en dos versiones: Alfresco Community y Alfresco Enterprise. Ambas versiones son Open Source, aunque su versión Enterprise, diseñada para importantes volúmenes de trabajo, es de pago. Se trata de una plataforma ECM líder en su mercado con más de 2.500 implantaciones y probada en entornos con más de 100 millones de documentos. Entre sus principales características se encuentran:
- Facilidad de uso.
- Entorno web.
- Soporte para Gestión de Contenidos Empresariales (incluidas Gestión Documental y Gestión de Activos Digitales).
- Soporte para Gestión de Contenido Web (WCM).
- Soporte para Records Management.
- Soporte para Gestión de Contenido Social (Colaboración).
- Fácil despliege y administración.
- Escalabilidad.
Con un poco más de conocimiento de las grandes alternativas actuales a las soluciones propietarias de gestión documental, la pregunta que se me viene a la cabeza es: ¿Cuál sería entonces el papel de Athento con respecto a Nuxeo y Alfresco? Pues la respuesta pasa por identificar las mejoras de funcionalidad y las nuevas posibilidades que Athento aporta a estas dos plataformas, conscientes sus creadores, de las necesidades de flujo de trabajo, gestión, comunicación y recuperación de la información de formas inteligente necesarias en las empresas y entornos de trabajo.
Athento
Athento es una capa de software que añade funcionalidad de última generación a sistemas de gestión 
de contenidos empresariales como Nuxeo y Alfresco, proporcionándoles interoperabilidad para conectarse con aplicaciones de terceros. Utiliza estándares abiertos e incorpora los últimos avances de la Sociedad de la información como tecnología semántica, procesamiento de la imagen mediante OCR, Redes Neuronales, Análisis del color, y procesamiento del lenguaje natural (PNL), siendo fundamental su aportación en fases esenciales del ciclo de gestión de documental como la captura, la gestión y la distribución.
de contenidos empresariales como Nuxeo y Alfresco, proporcionándoles interoperabilidad para conectarse con aplicaciones de terceros. Utiliza estándares abiertos e incorpora los últimos avances de la Sociedad de la información como tecnología semántica, procesamiento de la imagen mediante OCR, Redes Neuronales, Análisis del color, y procesamiento del lenguaje natural (PNL), siendo fundamental su aportación en fases esenciales del ciclo de gestión de documental como la captura, la gestión y la distribución.
Ha sido desarrollado a modo de plugins o módulos que lo hacen adaptarse a los diferentes casos o sistemas que decidan implantarlo. Entre las aportaciones que se pueden obtener con su implementación se encuentran:
- Etiquetado automático de documentos.
- Funcionamiento bajo estándar CMIS.
- Incorporación de tecnología semántica a los procesos de gestión documental.
- OCR inteligente (Motor Tesseract).
- Facilidad de integración de la solución con otras aplicaciones.
- Gran cantidad de módulos de valor añadido fáciles de integrar.
- Modelo de negocio adaptable a cada situación en coste e implantación de soluciones concretas.
- Búsquedas semánticas.
- Clasificación automática de documentos.
- Construcción de relaciones semánticas entre documentos que permiten resultados de búsqueda más cercanos a nuestros deseos (gracias al procesamiento del lenguaje natural).
- Extracción automática de metadatos de los documentos.
La utilización de Athento es 100% web, mediante los protocolos TCP/IP, además de la posibilidad de operar a través de dispositivos móviles (smartphones) y de implementar una interfaz web personalizada, disponible en inglés y en español. Se trata de un conjunto de soluciones independientes que pueden ser instaladas sobre cualquier sistema operativo que soporte Java, aunque se obtiene mayor rendimiento con cualquier distribución de Linux.
Específicamente con referencia a la captura de los documentos, una de sus grandes aportaciones, incluye entre otras funcionalidades:
- OCR.
- Extracción de metadatos desde el contenido de los documentos
- Procesamiento de imágenes para la clasificación de documentos.
- Soporte para los formatos de archivos TIFF, PNG, PDF, DOC, XLS, GIF y JPEG.
- Procesamiento de características de formato en documentos digitalizados (tablas, imágenes y párrafos).
- Indexación de datos y archivos adjuntos procedentes de e-mails.
- Captura de documentos por lotes.
- Reconocimiento de códigos de barras y códigos QR.
- Capacidad de uso de ontologías.
Utiliza conectores que le permiten compartir datos y contenidos con aplicaciones de negocio externas y con ello evita a las empresas que tengan que incurrir en grandes desarrollos cada vez que quieran integrar sus aplicaciones con los repositorios documentales que emplean. Se convierte por tanto en una herramienta de gran valor para las empresas que trabajando con diferentes repositorios quieran centralizar su documentación bajo un mismo punto de acceso, o para aquellas que desean utilizar datos contenidos en documentos procedentes de otras aplicaciones como ERPs, software de facturas, CRMs, etc, y todo ello sin un gran esfuerzo de despliegue y puesta en marcha por su parte. Como valor añadido, se trata del primer sistema de gestión documental en implementar los requerimientos de las Normas Técnicas de Interoperabilidad españolas.
Junto a ello, ofrece grandes prestaciones para el desarrollo de procesos asociados a los entornos profesionales, incorporando compatibilidad con firma digital de documentos (ViaFirma, @Firma, CryptoApplet, sellado de tiempo, etc), recursos de gestión de la documentación empresarial (creación de expedientes, búsquedas customizables de documentos, historial del documento y control de versiones), además de permitir la integración con las últimas versiones de Moodle y posibilitar flujo de trabajo automático, incluyendo mensajería interna entre usuarios del sistema, alertas y notificaciones de tareas pendientes, aprobación de documentos mediante correo electrónico y edición online de documentos con Google Docs.
Pero es que además, podemos encontrar soluciones funcionales de Athento pensadas para cubrir las necesidades de nichos profesionales específicos que garantizan la eficacia y la eficencia de los procesos de negocio:
- Athento Enterprise (iDM): Para empresas con un gran volumen de documentos que necesitan tener el control absoluto de su información.
- Athento Cloud (Saas): Para empresas que quieren abordar la gestión documental en la nube sin preocuparse por mantenimientos, backups, servidores, etc.
- Athento e-Administración: Gestión Documental aplicada a organismos públicos preocupados por interoperabilidad y mejora de trámites y procesos internos.
- Athento e-Salud: Para hospitales y clínicas que quieren liberarse del papel y mantener el control de la documentación clínica y no clínica que generan.
Entre los casos de éxito con los que Athento cuenta en su haber, se encuentran empresas y organismos públicos españoles y sudamericanos que han decidido confiar en esta solución libre e interoperable:
- ICOGAM ahorra más de 3 millones con la gestión documental y la captura de documentos
- La gestión documental en BBVA
- La DGT aplicará interoperabilidad en la Administración Electrónica
- Farmacia Hospitalaria Sin Papel en el Hospital Virgen De La Victoria
- Caso de éxito Diputación de Málaga
- La Gestión Documental Inteligente de Athento llega a Argentina
La pregunta final que podemos hacernos, antes de optar por una solución de gestión documental en una empresa o proyecto, es si damos más valor a soluciones exclusivas y costosas que normalmente asociamos a mayor calidad, pero que las posibilidades existentes actualmente han demostrado que no tienen porque ser la mejor opción para nuestros propósitos y que por otro lado llevan asociados problemas de escalabilidad y de continuidad en el soporte, o bien abrimos la mente para confiar en soluciones open source que tienen un proyecto empresarial de gran solidez como base y que cuentan con la confianza de cada vez más usuarios que se encuentran seducidos por su alta compatibilidad con aplicaciones de terceros, su interoperabilidad y su facilidad de uso y de implementación de nuevas funcionalidades. Yo lo tengo claro ¿y vosotros…
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