Muestreo documental

El muestreo es una forma de selección, y consiste fundamentalmente en separar y conservar parte la documentación que será excluida de la eliminación, de tal forma que esta parte sea representativa de las características y el contenido de la totalidad. Está basado en la idea de que una parte del todo adecuadamente elegida puede representar a ese todo, que puede ser reconstruido con un índice de error muy bajo. El muestreo tiene como finalidad reducir el volumen de las series documentales seleccionadas, pero siempre que no se produzca una pérdida significativa de la información, de tal manera que el resultado sea representativo del conjunto y se pueda utilizar para la investigación a través de estudios estadísticos que permitan extrapolar los datos y sacar conclusiones generales.

Técnicas de muestreo

Las principales técnicas de muestreo se enumeran a continuación. Hay que señalar que de todas ellas las únicas que realizan un auténtico muestreo, estadísticamente fiable, son las dos últimas:

• Técnica del ejemplar: realmente no es un muestreo, sino simplemente la selección de algún ejemplar de tal manera que quede constancia de cómo se tramitaba o gestionaba y de qué tipo de documento se trataba. Cuando tras la valoración se decide la eliminación total de la serie, es práctica habitual conservar uno o varios ejemplos simplemente como muestra que permita conocer qué es exactamente lo que se está eliminando.
• Muestreo selectivo: consiste en elegir determinados documentos por su importancia o significación, porque se considera que tienen valor para fines de investigación. Puede ser una selección hecha para destacar situaciones excepcionales (como sería el caso de conservar los documentos referidos a personas de especial importancia para la vida política o cultural de un país) o precisamente por lo contrario, porque se consideran ejemplos de normalidad, casos típicos. La elección de estos documentos será a buen seguro diferente en función de quién sea el seleccionador, es decir, es una técnica totalmente subjetiva, que producirá una visión sesgada de la realidad, inútil para el análisis estadístico. Además normalmente el poco tiempo transcurrido entre la creación del documento y el momento de la selección de la muestra impide tener siquiera una perspectiva suficiente. En algunos países, como en Estados Unidos, se ha llegado a utilizar esta técnica de tal forma que se seleccionaban los expedientes por su grosor (far file method). Está claro que debe utilizarse solo con carácter excepcional, y que no está indicado para series homogéneas.
• Muestreo numérico o seriado: es aquél en el que se establece previamente una pauta de selección según la cual se conservan determinados elementos. Se decide el tamaño de la muestra a conservar y por lo tanto el intervalo entre las unidades. Es decir, la primera pieza de la muestra se elige al azar, y a partir de ésta se establecen intervalos según el tamaño de muestra que se desee conservar: si empezamos por el número 8 y hemos decidido conservar un 10 % del total, guardaremos el documento número 8, el 18, el 28 y así sucesivamente. Este tipo de muestreo es de los más utilizados. Útil para el caso de documentos o expedientes numerados correlativamente, solo es aceptable si el número que tienen los documentos se le ha dado al azar. Se aproxima a la aleatoriedad, pero no es aleatorio. Su mayor ventaja es que es muy fácil de realizar, y por eso es uno de los más utilizados.
• Muestreo cronológico: selección de determinados años o periodos (un año de cada 10, un mes de cada año, etc.). Es un método muy utilizado por su sencillez. La elección del año o periodo puede ser intencionada, en el sentido de que se considere especialmente importante en la vida de la organización o significativa. Es muy corriente, por ejemplo, seleccionar años censales o relacionados con cambios periódicos en la organización. Por supuesto debe ser aplicado en series con ordenación cronológica.
• Método del cumpleaños: se utiliza mucho en los países nórdicos, especialmente para documentación de la Seguridad Social. Consiste en elegir la muestra a partir de la fecha de nacimiento: por ejemplo, se conservan los documentos de las personas nacidas el día 7, 17 y 27 de cada mes. Su interés reside principalmente en lograr conservar todos los documentos relativos a estas personas en los diferentes ámbitos de la vida (laboral, de salud, etc.) para poder completar la visión de la vida de una muestra del total de la población. Ni que decir tiene que para hacer esto se requiere una coordinación en los métodos de muestreo a través de diferentes administraciones, además de las herramientas y el tiempo necesarios para llevarlo a la práctica (la ordenación de la documentación no tiene porqué obedecer a este criterio), y en todo caso no es una técnica de muestreo estadísticamente fiable.
• Muestreo topográfico: la base del muestreo es el territorio; se conserva la documentación referente a una zona. Solo se utiliza en documentación organizada según criterio geográfico, con divisiones territoriales más o menos homogéneas.
• Muestreo alfabético: para documentación ordenada alfabéticamente, como por ejemplo documentación referida a personas. Se puede conservar por ejemplo los expedientes de personas cuyo apellido empiece por una letra determinada, siempre teniendo en cuenta las desviaciones que se pueden dar (por ejemplo, por la lengua de origen de las personas). Hay que analizar que la letra escogida represente un porcentaje adecuado del total.
• Muestreo aleatorio simple: estadísticamente es el único realmente fiable, pues en él todos los documentos tienen la misma probabilidad de representar a la serie. Se toman una serie de números extraídos al azar de entre todos los existentes, sin depender de una pauta. Se obtiene a partir de una tabla de números aleatorios y por lo tanto toda la serie tiene que estar numerada. No es nada sencillo de realizar y necesita de asesoramiento especializado de un experto en estadística. Tienen que ser series homogéneas y contener una información matemáticamente cuantificable. Para que la representación sea perfecta, la serie debe mantenerse igual a lo largo del tiempo y todos los expedientes o documentos de la serie deben tener la misma información, sin que falte esta información en ninguno. También debemos asegurarnos de que no hay extravíos o faltas de expedientes. El tamaño de la muestra tiene que ser el adecuado.
• Muestreo aleatorio estratificado: cuando el universo del que se ha de extraer la muestra no es totalmente homogéneo se pueden estudiar las variables que influyen y utilizarlas para establecer subuniversos más iguales sobre los que realizar el muestreo. Este sería el caso de documentación repartida geográficamente en la que existe el mismo número de documentos de cada zona sin tener en cuenta, por ejemplo, la diferente población de cada una de ellas. O el de expedientes de recaudación fiscal que en su reparto a lo largo del año se ven influidos por periodos del año marcados por la ley. Por supuesto la introducción de esta estratificación debe ser realizada por profesionales de la estadística.

• Existe la posibilidad de combinar varios tipos de muestreo, por ejemplo el muestreo aleatorio simple con un muestreo selectivo previo; o la combinación de un muestreo cronológico con uno sistemático: guardar un año de cada cinco, y de éste, uno de cada veinte documentos.

Fuente: http://www.ecadal.org/tag/Muestreo_documental