En cuanto al muestreo de documentos electrónicos, presenta algunas características especiales. Lo adecuado es que esté determinado, como cualquier otra decisión relacionada con la valoración y selección, desde el momento en el que se diseñan los sistemas. Esto nos permitiría realizar el muestreo automáticamente en el momento necesario, previo cotejo o validación por el responsable del sistema. Si el sistema no es capaz de realizar el muestreo de forma automática, se puede también llevar a cabo mediante búsquedas en el momento en que se decida actuar (por ejemplo, una vez al año).
El sistema de gestión de documentos electrónicos debe disponer de funcionalidades que permitan el borrado de determinados documentos y la conservación de los seleccionados para la muestra. Muchos sistemas no contemplan siquiera la posibilidad de eliminar documentos y menos realizando una selección previa. Una de las ventajas del muestreo en la documentación electrónica es que no está sujeta a los mismos condicionantes derivados de la ordenación que la documentación en papel. Para la documentación en papel, uno de los criterios más importantes en la práctica para decidir uno u otro sistema de muestreo es la ordenación de la serie: no tendrá lógica que elijamos un muestreo alfabético en una serie ordenada cronológicamente, pues el trabajo de selección de la muestra será en la práctica tan grande que no compensará su realización.
En un sistema gestionado electrónicamente esta cuestión no se presenta: a través de las búsquedas se puede localizar, separar y destruir aquéllos documentos que cumplan con el criterio elegido, sea este cual sea, siempre que esté contenido en la descripción y por lo tanto sea buscable. De esta forma se podrían aplicar, si se considera conveniente, criterios iguales para documentación de muy diverso tipo y ordenación. Algunos expertos consideran que no es necesario el muestreo en documentos electrónicos, pero en realidad tendría que aplicarse igual, no es una cuestión solo de ahorro de espacio virtual, sino de racionalización y de facilitar la investigación futura.
Fuente: http://www.ecadal.org/tag/Muestreo_documental
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