Muestreo documental: Algunas consideraciones sobre el muestreo

Las ventajas de la utilización del muestreo son claras: para los archivos, el ahorro de espacio y tiempo, ya que conservando una pequeña parte se mantienen las posibilidades de estudio futuras; para los investigadores supone menos esfuerzo al estar la información más concentrada. Normalmente se utiliza para series muy homogéneas y voluminosas, pues es en las únicas en las que el resultado es fiable y la inversión de tiempo y esfuerzo resulta rentable. Al decidir un muestreo, en el momento de la valoración, es fundamental tener en cuenta varios aspectos: en primer lugar, cómo y en qué condiciones se va a realizar el muestreo, de tal manera que no elijamos una técnica que se demuestre imposible o muy complicada de llevar a la práctica, bien porque requiera la manipulación de grandes cantidades de documentación, o porque no se adapte a la forma en que está ordenada y descrita esta documentación, y por lo tanto la realización del muestreo requiera una cantidad de trabajo previo que resulte imposible de asumir por el archivo. Por otro lado, hay que pensar en cómo accederá el usuario en el futuro a esta información, es decir, de qué manera se podrá utilizar esa muestra para recomponer el total, y hasta qué punto la decisión de guardar una muestra va a ser realmente útil para el investigador de mañana. Para ello será de especial interés la opinión de los expertos en investigación (historiadores fundamentalmente). La tercera cuestión que no se debe olvidar es dejar registrado el tipo de muestreo y la forma y fecha efectiva de realización, y actualizados los instrumentos de descripción correspondientes. Cuantos más datos se ofrezcan sobre las decisiones tomadas y las acciones efectuadas más fácil será en el futuro utilizar esa muestra. Una vez elegido un método no es conveniente cambiarlo a la ligera, ya que precisamente su utilidad está en la continuidad a través del tiempo de muestras iguales elegidas bajo los mismos criterios para poder realizar estudios comparativos. En series abiertas sin embargo es necesario revisar porque pueden cambiar las condiciones a lo largo del tiempo, por ejemplo el volumen total (lo que debería implicar un cambio en el porcentaje de la muestra), o el ámbito geográfico, etc. Esta revisión suele, sin embargo, limitarse a cuestiones como el tamaño de la muestra, más que al propio método de muestreo. La realización de los muestreos resulta complicada; para comprobarlo solo hay que constatar que no existe prácticamente bibliografía sobre este tema. No es de extrañar: la tendencia en los sistemas de valoración a utilizar el muestreo (muchas veces para cubrir una cierta inseguridad en las decisiones de eliminación) se enfrenta a la dificultad de llevarlo a la práctica y al poco control del aspecto científico del asunto. Lo que quiere decir que es muy fácil optar por el muestreo a la hora de la valoración pero muy difícil asegurar que ese muestreo se realiza correctamente y, aún más importante, que realmente va a servir para algo, es decir, que es representativo del conjunto. Por otra parte, al igual que debería existir una coordinación entre las decisiones de eliminación y conservación de los diferentes niveles de administración, pues muchas funciones son compartidas, debería haber una colaboración en lo que se refiere al muestreo, y tomar decisiones comunes, es decir, realizar muestreos relacionados. Por ejemplo, utilizar en las diferentes administraciones los mismos años para el muestreo cronológico, o la misma letra del alfabeto. O al revés, intentar evitar los sesgos mediante la conservación, en cada archivo de ámbito parecido, de una muestra distinta. También se podría tomar la decisión de conservar “archivos modelos”, es decir, archivos enteros que sirvieran en sí como una muestra del conjunto, por ejemplo, en el caso de archivos municipales, judiciales, etc.

Referencias

• ARCHIVES DE FRANCE. Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques. Julio 2014. Disponible en:http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7742
• CERMENO MARTORELL, Luis; RIVAS PALÁ, Elena. Valoración y selección de documentos. En: CRUZ MUNDET, José Ramón [dir]. Administración de documentos y archivos: textos fundamentales [en línea]. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos de España, 2011, pag. 215-271. [Consulta: 2015-11-27]. Disponible en: http://www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf
• HULL, Félix. Utilización de técnicas de muestreo en la conservación de registros: estudio del RAMP y directrices al respecto. Paris: UNESCO, 1981. Disponible en: http://unesdoc.unesco.org/images/0004/000474/047452sb.pdf.
• JARDIM, José María. Conception, diffusion, application du Calendrier de Conservation. En: Archivum, vol. XXXIX (1994), p. 38-46.
• LEPPÄNEN, Markku. The use of sampling in the appraisal and disposal of records. En: COMMA, 2005(1), p. 1–4.
• VÁZQUEZ MURILLO, M. Manual de selección documental. Carmona: S&C ediciones, 1995.

Fuente: http://www.ecadal.org/tag/Muestreo_documental