Registros y documentos de archivo

2.1.- Información, documentos y registros.

El objetivo de registrar algo en un escrito es la posibilidad de su posterior recuperación.

Livelton (1996) define registro como: “información registrada en una rudimentaria jerarquía lógica de términos”.

Es decir, previamente debe formar parte de la categoría información.

De este modo, Livelton también define el término información como “Inteligencia dada”, entendiéndola como inteligencia comunicada y compartida.

Esta definición de información se acerca al concepto de documento según la diplomática: “la expresión de ideas de una forma que es tan objetiva (documental) como sintáctica (gobernada por reglas de ordenación)”, nos expresa Duranti.

De esta forma, para los archiveros los términos documento y registro son sinónimos, entendiendo registro como información registrada.



2.2.- Archivos/registros.
La definición de registros para Theodore Schellenberg: “Todos los libros, artículos, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin importar la forma física o características, hechos o recibidos por alguna institución pública o privada, de acuerdo con sus obligaciones legales o en conexión con las transacciones de sus propios asuntos y conservados o apropiados para la preservación, por la institución o los sucesores legítimos, como evidencia de sus funciones, sus políticas, sus decisiones, sus procedimientos, sus operaciones u otras actividades o por el valor informativo de los datos contenidos en ellos”.

Livelton rebate esta definición afirmando que los “Registros son documentos hechos o recibidos por una institución de acuerdo a la ley o sus obligaciones específicas, y conservados por dicha institución como evidencia o información”.

En cuanto a la definición de archivo, Schellenberg los define como “Aquellos registros de cualquier institución pública o privada que se consideran de conservación permanente para propósitos de referencia e investigación y que han sido depositados o han sido seleccionados para ser depositados en una institución archivística”.

Al igual que en el caso anterior, Livelton propone otra definición: “Archivos son registros juzgados como apropiados para la conservación permanente para referencia o investigación y depositados en una institución archivística”.

A partir de aquí, se observan 4 grandes diferencias entre archivos y registros:


REGISTROS :

Conservados
Implícitamente juzgados para la conservación
Mantenidos con fines de evidencia e información
Mantenidos por el creador

ARCHIVOS :Conservados permanentemente
Explícitamente considerados adecuados
Mantenidos por referencia e investigación
Mantenidos por la institución achivística


2.3.- Caracteres y elementos.
2.3.1.- Caracteres.
Entre los caracteres de los documentos, se pueden diferenciar 2 tipos:

· Caracteres perdurables (externos e internos). Que son aquellos que no cambian a lo lago de la vida de los documentos.
· Caracteres mudables (edad del documento, valores del mismo y estado de conservación). Se trata de los que pasan por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos.

Los caracteres externos se refieren a la estructura física, como son clase, tipo, formato, cantidad y forma del documento. Mientras que los caracteres internos hacen referencia a la formulación del discurso y su contenido, tales como la entidad productora, los orígenes funcionales, fecha y lugar de producción y el contenido sustantivo.

2.3.2.- Elementos.
Los elementos que caracterizan a los documentos de archivo son:
o Génesis
o Exclusividad
o Interrelación
o Unicidad
o Integridad
o Carácter seriado
o Objetividad
o Autenticidad



2.4.- El contexto de producción.
Existen varios tipos de productores de documentos, algunos ejemplos son los siguientes:

La Administración. Que genera resoluciones, acuerdos, informes judiciales, comunicaciones, notificaciones, publicaciones, actas y certificados para dejar constancia de su actividad, denuncias, solicitudes y alegaciones.
La empresa. Ésta genera actas, acuerdos, informes y expedientes de dirección, los cuales permiten la dirección de la sociedad; además, funciones de secretaría, nóminas, pagos, expedientes de personal, libros de cuentas, informes de cuentas y correspondencia, entre otros.
Entidades bancarias.
Instituciones eclesiásticas, sanitarias, militares y de enseñanza, entre otras.



2.5.- Tipos documentales.
Según el Manual de documentos administrativos de 1995, estos documentos de las Administraciones Públicas se clasifican en:

Documentos de decisión: Resoluciones y acuerdos.
Documentos de transmisión: Comunicaciones, notificaciones y publicaciones.
Documentos de constancia: Actas, certificados y certificaciones acto presunto.
Documentos de juicio: Informes.
Documentos de los ciudadanos: Solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.



2.6.- Los expedientes.
El documento principal de la Administración es el expediente. El Diccionario de Terminología Archivística lo define como “una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.

El expediente está presenta 4 partes:

Los documentos.
La carpetilla o guarda exterior.
El extracto o resumen.
La relación de contenido.

La tramitación del expediente pasa por 4 fases:

-->INICIACIÓN. Puede realizarse:
o De Oficio. Por necesidades internas de la propia Administración.
o Por Solicitud de una persona interesada. Cuando la acción es emprendida desde fuera.

-->PROCEDIMIENTO. Se va produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el procedimiento.

-->FINALIZACIÓN. El procedimiento puede finalizar por:
o Resolución.
o Desistimiento.
o Renuncia.
o Caducidad.

-->EJECUCIÓN. Es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.

2.7.- Las series.

Entre las diferentes definiciones de serie documental, se puede destacar la del Diccionario de Terminología Archivística, según el cual se trata de un “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”.

Las series documentales se pueden clasificar bajo una serie de criterios:

- Según sea su función (funcional).
-Según las distintas estructuras administrativas de las instituciones de las que emanan (orgánica).
- Según el contenido (por materias).

El sistema de ordenación de los documentos en las estanterías será elegido teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los documentos. De este modo, se rige por unos criterios:

· Cronológica.
· Alfabética.
· Numérica.
· Por conceptos.

Fuente: http://mcosuna.blogspot.pe/2009/11/tema-2-registros-y-documentos-de.html