LA NORMA ISO 15489 INFORMATION AND DOCUMENTATION RECORDS MANAGEMENT: UNA PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ARCHIVÍSTICA EN LAS ORGANIZACIONES

La Norma ISO 15489 es la primera norma internacional para la gestión de documentos. Para su elaboración se tomó como punto de partida la norma australiana AS 4390 -1996: Records Management (Australian Standard for Record Management 4390), la cual estableció un conjunto de medidas y desarrolló una metodología para el diseño de sistemas orientados a la gestión de documentos de archivos electrónicos (electronic records) con garantías de veracidad. Se asentó en el modelo australiano del record continiuum^* e implementó esquemas para la captura, clasificación, flujos de trabajo, decisiones de valoración y disposición de los documentos.

ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTENIDO

La ISO 15489 ha sido preparada por el Comité Técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management, y fue concebida para la gestión de documentos producidos tanto para organizaciones públicas como privadas. Su basamento epistemológico se sustenta en dos corrientes teóricas: por una parte el modelo del Record Management norteamericano (al cual ya se ha hecho referencia anteriormente) basado en el ciclo de vida de los documentos, y por otra parte el modelo australiano del Recordkeeping que asume la perspectiva del Record Continium. En cuanto a su estructura la norma se divide en dos partes:

La primera parte de la norma (ISO 15489-1) es aplicable a la gestión de documentos de archivo (records) con independencia de su formato y soporte, por una organización pública o privada, por lo que no incluye a los documentos de valor históricos (archival documents). Provee una guía para establecer las responsabilidades respecto a los documentos de archivo, así como para el establecimiento de las políticas, sistemas y procesos que intervienen en su gestión. Provee una serie de orientación que tributan al cumplimiento de lo que establece un sistema de calidad, y está destinada a ser utilizada por los directivos en las organizaciones, profesionales de la información y de las tecnologías y en general para cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos de archivo. Además ofrece una metodología para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos auténticos, íntegros y confiables.⁶

La norma ofrece un glosario de términos y definiciones, el cual que permite la normalización terminológica y una mejor comprensión sobre la metodología que presenta. El resto de los acápites especifica los aspectos que han de tenerse en cuenta para la implementación de un sistema de gestión de documentos, los cuales se presentan de siguiente manera:

Beneficios de la gestión de documentos: se exponen aquellos aspectos que incluye esta actividad como es el establecimiento de políticas, normas, responsabilidades, competencias, procedimientos, lineamientos, así como los servicios relacionados con la gestión y uso de los documentos. Luego se exponen los beneficios para las organizaciones de llevar a cabo este tipo de sistema.
Entorno normativo: explica la importancia de reflejar el entorno normativo de los procesos en las organizaciones. Ese entorno se conforma por normas de obligatorio cumplimiento, códigos de buenas prácticas, las leyes y regulaciones sobre el ambiente organizacional en general y el específico de cada sector, así como lo relacionado con el comercio electrónico, acceso, seguridad y evidencia de la información archivística. La aplicación de estos elementos se determinará por la naturaleza de la organización o sector del que se trate.
Política y responsabilidades: en este punto aclara la necesidad de definir y documentar una política para la gestión documental con el fin de garantizar su confiabilidad, autenticidad y usabilidad, la cual deberá estar respaldada por el nivel más alto de la organización. También se refiere a los niveles de responsabilidad y las autoridades vinculadas con la actividad documental, de tal manera que se establezca de forma clara y puntual quiénes son los responsables relacionados con cada proceso de la gestión documental.
Requisitos de la gestión de documentos de archivo: aquí se ponen de manifiesto los requisitos necesarios para que los documentos puedan apoyar la continuidad de las actividades a partir de las cuales se crean, reciben y utilizan, así como facilitar la capacidad rendición de cuenta de las organizaciones, para lo cual es imprescindible que dichos documentos se mantengan auténticos, íntegros y confiables a lo largo del tiempo. Para esto los programas de gestión documental deberán tener en cuenta aspectos como: los documentos que deben ser creados en cada proceso, su forma y estructura, los metadatos que deberán crearse a lo largo de los procesos relacionados con los documentos, así como la forma en que serán vinculados y gestionados posteriormente, los requisitos para la recuperación, uso, transferencia y los plazos de retención. La organización es otro de los aspectos a tener en cuenta para mantener su capacidad para ser usados como evidencia de los actos. También incluye la evaluación de riesgos, el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, normas y políticas de la organización.
Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo: para el diseño e implementación de un sistema de gestión documental propone la metodología DIRKS Designing and Implementing RecordKeeping Systems, elaborada por el Archivo Nacional de Australia a partir de la norma AS 4390-1996.^**
La versión definitiva se publicó en septiembre de 2001. Es una metodología basada en los principios tradicionales y consta de ocho pasos que pueden realizarse de acuerdo con las necesidades de la organización. O sea, no tiene que ser aplicada de una forma lineal.¹⁰(fig.).
Procesos y controles de la gestión de documentos: incluye la determinación de los documentos a ser incorporados al sistema, registro, establecimiento de los plazos de retención, clasificación, indización, almacenamiento, acceso, trazabilidad y disposición de la información, así como la documentación de los procesos de gestión documental.
Supervisión y auditoría: orienta la realización de controles periódicos para asegurar que los procesos del sistema cumplan con las políticas y requisitos de la organización.
Capacitación: dispone el desarrollo de programas de capacitación para todo el personal vinculado a la creación de documentos, para lo cual se tendrá en cuenta sus funciones y responsabilidades.

La segunda parte (ISO 15489-2) ofrece un conjunto de lineamientos y metodología para una guía de implementación de la parte general de la norma (ISO 15489-1). Presenta una descripción amplia de la definición de responsabilidades. Por otra parte, ofrece directrices adicionales para el establecimiento de políticas de gestión de documentos, así como para definir los procesos e instrumentos principales para la gestión documental. Entre los instrumentos incluye:

Cuadro de clasificación: Para esta herramienta se deberá tener en cuenta los objetivos, estrategias, funciones y actividades de la organización, así como las etapas y operaciones de cada etapa dentro de las actividades.
Vocabulario controlado: Se recomienda el uso de un tesauro, el cual podría estar asociado a otros instrumentos, como el calendario de retención, el esquema de clasificación de acceso, entre otros, para facilitar la automatización de los procesos de gestión documental.
Calendario de retención: en este caso se recomienda respetar las leyes y reglamentos establecidos. Resulta necesario identificar los documentos que serán destruidos o eliminados definitivamente del sistema documental. Para esto se pueden trazar lineamientos y/o un calendario formalmente aprobado con los plazos de conservación.
Esquema de clasificación de acceso y seguridad: mediante este instrumento se establecen los derechos de acceso y las restricciones aplicables a los documentos.