EL DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO Y LA NECESIDAD DEL MANTENIMIENTO DE SU FUNCIONALIDAD EVIDENCIAL EN EL AMBIENTE DIGITAL

El concepto de record/documento archivístico, sus sinónimos en español y sus equivalentes en diferentes lenguas especialmente el inglés, han sido sujetos de intensos debates en la archivística desde la segunda mitad del siglo XX, sobre todo desde finales de los 1980's. En el inglés, como afirma Duranti, los términos record y archival document son sinónimos y especifica que el segundo resulta del uso especializado en la disciplina diplomática y de las lenguas latinas, con su traducción literal de documento archivístico. Gran parte de las discusiones en cuestión se deben a que, para la década del 50 del sigo XX, Schellenberg introdujo su Teoría de los Valores de los Documentos, según la cual el concepto record quedó reducido a aquellos documentos de activos o semiactivos que se encontraban bajo la custodia de sus creadores, mientras que los documentos inactivos o permanentes, que eran transferidos a una entidad archivística, recibían el nombre de archives. Sin embargo, en la actualidad y muy probablemente bajo el influjo de las críticas a las teorías de Schellenberg y con la aparición de un modelo claramente integrador como el del record continuum, el término record ha vuelto a ser utilizado para denominar la totalidad de los documentos archivísticos, en cualquiera de los momentos o estados en que este se encuentre. En las traducciones al español del término record, en algunos casos lo encontramos como registro (normas de calidad, informes de control interno) mientras que en otras, como es el caso de la traducción certificada de la norma ISO 15489-1, aparece bajo la denominación de documento de archivo.

Otra distinción importante es entre los términos documento archivístico y documento. Thibodeau apunta que la diferencia clave entre uno y otro radica en la especificación del contexto de la acción de la cual el documento formó parte. Lo que aclara en este sentido es que para que un documento sea considerado archivístico debe especificar el contexto de evidencia en el cual tuvo lugar, a partir de una acción dada. Precisamente el propio autor asevera que "…los documentos archivísticos son documentos acumulados en el curso de la actividad práctica", y agrega que ellos "como instrumentos y subproductos de estas actividades (…) constituyen una fuente primaria y privilegiada de evidencias de las actividades y actores involucrados en ellas".⁵

Al margen de estas consideraciones existe consenso en definir al documento archivístico como un objeto informativo que registra actos o transacciones de la sociedad y que, por tanto, posee una naturaleza funcional evidencial que le da valor administrativo y patrimonial. En consecuencia, la norma ISO 15489-1 lo define como "información creada, recibida y conservada como información y evidencia por una organización o individuo en el cumplimiento de sus obligaciones legales o en el desarrollo de sus transacciones y actividades de negocios".⁶

Se considera, en suma, que lo que define al documento archivístico es su funcionalidad como instrumento, testimonio, prueba o evidencia de los actos de la sociedad. Por eso, la definición de documento archivístico nunca ha estado determinada por su soporte o por el tipo de registro, sino por la función de la información que portaban. Su naturaleza es precisamente la de dar fe y crédito y, por tanto, tiene (o puede tener) consecuencias jurídicas, al tiempo que sirve como fuente de información para la investigación. Entonces, la escasa relación que en el discurso archivístico se ha establecido históricamente entre este tipo de documento y su soporte ha dado lugar a que las definiciones de este hayan sido consideradas "ciegas al medio", es decir, se enfocan en el propósito informativo o función del documento. Su definición no se asocia al soporte en que se registra la información, sino que se relaciona con la función que ellos cumplen socialmente.

Duranti y el equipo de investigación de los proyectos InterPARES, al proponerse definir los requisitos conceptuales para garantizar la confiabilidad y autenticidad de los documentos archivísticos electrónicos, lo definieron como "un documento archivístico que es creado en forma electrónica…", y precisaron que ambos tipos de documentos poseen un conjunto de componentes entre los cuales cabe mencionar la forma documental, su contexto identificable, su vínculo archivístico, sus anotaciones, así como personas que participan en su creación. Como se puede apreciar de lo que se trata no es de dos tipos de documentos archivísticos diferentes en cuanto a su naturaleza funcional tal y como se demostró a lo largo de las investigaciones realizadas por UBC e InterPARES. Ambos proyectos concluyeron que el documento archivístico electrónico no es diferente del tradicional en su naturaleza funcional - evidencial, solo que sus componentes se comportan o manifiestan de forma diferenciada en el ambiente digital. Las características que condicionan este comportamiento pueden resumirse como sigue:

a) Forma de registro por medio de símbolos: El contenido de un documento archivístico tradicional está registrado sobre un soporte y por medio de símbolos que pueden ser directamente comprendidos por los humanos. A diferencia de esto, el contenido de un documento archivístico electrónico es registrado en una forma y en un medio que necesita ser decodificado para ser comprendido por el hombre. El surgimiento del documento archivístico electrónico implica la transformación de este de uno comprensible para el hombre a uno «comprensible» para una máquina. Esto tiene gran influencia en el mantenimiento de la veracidad del documento archivístico en sistemas electrónicos, pues hace necesario establecer fuertes controles y referencias sobre los elementos de forma de dichos documentos, desde el propio momento de su creación.

b) Conexión entre contenido y medio: El contenido de un documento archivístico electrónico es registrado en un soporte, pero la fragilidad, obsolescencia y rápida incompatibilidad de estos trae como consecuencia la necesidad de periódicos refrescamientos y migraciones para garantizar su preservación, que permiten la pérdida de información relativa a los contextos de los documentos, vital para el control de su veracidad. Otra consecuencia importante de estos procesos es el hecho de que ejecutarlos, a diferencia de lo que ocurre con los documentos en papel, implica la destrucción del original y la consecuente imposibilidad de compararlos con los originales. Por todo esto es necesario establecer requisitos funcionales para los sistemas de creación y mantenimiento de los documentos archivísticos que garanticen que estas copias puedan ser consideradas copias veraces de los documentos originales y que mantengan sus componentes de contenido y forma que estos portaban en el momento de la creación.

c) Características de la estructura física y lógica: La estructura de los documentos soportados en papel, en tanto objetos físicos, es visible al usuario y representa uno de los elementos esenciales para la verificación de su veracidad. Sin embargo, los documentos archivísticos electrónicos "…no son entidades físicas inertes con interdependencia de sus estructuras lógicas y físicas…", lo que trae como consecuencia que estas se almacenen de forma independiente, de acuerdo a las características técnicas del software que los genera. La estructura física de un documento archivístico resulta tanto de la estructura con que el productor lo crea en la pantalla, de la que es generada por el software que lo produce, así como de la disponibilidad de espacio en el dispositivo de almacenamiento. Como resultado una buena parte de la información relativa a la estructura física del documento no es visible al creador a través de la representación que el propio sistema le muestra, y más aun, si el sistema no está diseñado con ciertas características esta información no es capturada, perdiéndose una parte de aquella que es esencial para la evaluación de la veracidad. Existe una estructura lógica, que el usuario percibe como el documento "real", y que representa sus elementos estructurales internos. Otra consecuencia importante de esta característica es que la gran mayoría de los documentos «nacidos» electrónicamente no pueden ser preservados en copias de papel, pues resulta imposible imprimir los elementos de la estructura física que aporta el sistema informático, y la garantía del mantenimiento de su veracidad depende tanto de la evaluación de sus estructuras lógicas, como de la relación entre ambas.

d) Necesidad del uso de metadatos: Las relaciones del documento tradicional con su contexto funcional y administrativo son posibles de determinar a simple vista. Sin embargo, en los documentos archivísticos electrónicos al no ser objetos físicos con interrelación entre sus estructuras físicas y lógicas el vínculo con sus contextos y su estructura tiene que establecerse a través del uso de metadatos. Así, los metadatos son los que establecen la relación entre el documento y su contexto funcional y administrativo y proporciona evidencia del acto en que el documento participa. Pero los metadatos no solo documentan dicha relación, sino que describen además cómo la información es registrada y mantienen el vínculo archivístico entre los documentos, lo que garantiza la preservación del contexto documental de estos. El análisis del comportamiento diferenciado de los elementos necesarios y suficientes de los documentos archivísticos en el ambiente digital permitió al proyecto InterPARES 1 concluir que en última instancia, "…la preservación de un documento electrónico es literalmente imposible; esto solo es posible a través de su reproducción".⁷ Tal asunción subraya la dificultad que tienen los documentos archivísticos electrónicos de constituir una "evidencia veraz" de los actos o transacciones en los que participan, lo que afecta su naturaleza funcional.