Como se ha explicado en multitud de ocasiones en este blog, conferencias, entrevistas y otras publicaciones, la clave del éxito reside en un buen diagnóstico de la situación y un abordaje por fases del proyecto. Hay que entender que en estos proyectos el principal obstáculo puede ser el factor humano, más que el tecnológico y, por ello, es importante dar pasos firmes hacia delante y obtener “victorias tempranas”.
Una opción recomendable es iniciar el proyecto sin modificar el proceso actual de prestación de servicios de la entidad, pero incorporando las ventajas de la digitalización documental y la capacidad de acceso ubícuo a un repositorio único de información.
Con esta aproximación seguiremos empleando las formatos actuales (normalmente físicos), pero digitalizaremos todos los papeles generados tratando de evitar la impresión de copias cuando el documento ya se encuentre disponible en formato electrónico. Así mismo, añadiremos una ventanilla única de correspondencia en las sedes principales y trataremos de distribuir los radicados de forma electrónica, reduciendo el papel en las oficinas. Esta ventanilla contará con un escáner departamental capaz de automatizar y masificar el proceso de digitalización y una impresora de stickers para marcar cualquier documento o paquete fisico de entrada o salida.
Las solicitudes de créditos, ahorros u otros servicios, aunque se reciban en físico, se tramitarán mediante expedientes electrónicos que clasificaremos dentro del “Expediente Único del Asociado”. Cada expediente será un “caso” que tendrá una serie documental asociada, con su orden esperado y sus elementos obligatorios y opcionales. Los expedientes llevarán un flujo de trámite que se ajustará al procedimiento habitual de la entidad.
Los comprobantes de pago y otros soportes de transacciones que generalmente se procesan con un software contable, podrían ser incorporadas al expediente del asociado empleando algún mecanismo que evite su impresión (impresoras virtuales, automatismos, integraciones con el ERP, etc.).
En una segunda fase se podrían suprimir los formatos físicos y pasarlos en la mayor medida de lo posible a formato electrónico. Es el momento de pensar si se requieren más integraciones con los sistemas de información de la entidad, con objeto de evitar duplicidades y pérdidas de tiempo.
En una tercera fase podremos abordar la organización del archivo físico y cumplir con todos los requisitos legales en cuanto a conservación, retención y disposición final. Es importante haber implantado las fases anteriores para reducir la acumulación de documentos y evitar el costoso proceso de digitalización de un histórico que ya no necesitamos para el trámite del día a día. En esta fase se podría modelizar y optimizar el almacén documental de la entidad, procediendo a la carga del inventario físico en el software, la destrucción de los inventarios sobrantes y la gestión electrónica de los préstamos documentales que aún se requiera realizar.
Finalmente, estaremos preparados para abrir las puertas a nuestros afiliados, recibiéndolos en una “Extranet” que conectaremos con la página web, y a través de la cual podremos tramitar electrónicamente todas las solicitudes sin necesidad de contar con la presencia del asociado. Podremos ofrecer nuevos productos y servicios puramente virtuales y podremos ser mucho más eficientes, ágiles y reducir costos internos, haciendo partícipe al asociado en los trámites necesarios.
En conclusión, las fases recomendadas serían:
- Digitalización de los procesos físicos
- Optimización de procesos e integración de aplicaciones
- Archivo físico
- Extranet del asociado
Beneficios de un proyecto Cero Papel en nuestra asociación:
Un proyecto de esta relevancia debe abordarse siempre pensando en lograr beneficios económicos en el menor plazo posible, es decir, tratando de optimizar el retorno de la inversión (ROI) necesaria. Los proyectos de gestión documental permiten ahorrar costos considerablemente con plazos de retorno entre 9 y 18 meses, según el tamaño de la organización.
Recordemos para finalizar los principales beneficios del proyecto:
- Cumplir legislación (normatividad nacional e internacional) y/o requisitos calidad y mejores prácticas (ISO)
- Mejorar la gestión de la información y conocimiento, pivotando alrededor del expediente Único del Asociado
- Automatizar procesos, mejorar la productividad interna
- Controlar la ejecución de tareas, asignar y controlar responsabilidades
- Reducir costos, especialmente los asociados a papel y pérdidas de tiempo
- Beneficios medioambientales (política Cero Papel).
Fuente: http://www.blocument.com/index.php/2016/02/11/ventajas-del-expediente-electronico-unico-del-asociado/
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