Oficina sin Papeles, ¿alternativa o complemento a la Custodia documental?

En anteriores artículos de esta serie monográfica sobre custodia documental, hemos tratado cuestiones tan relevantes como la importancia de las Normas ISO-UNE y la Ley de Protección de Datos española para abordar de forma sistemática los procesos de custodia y destrucción documental, tan comunes hoy día en los servicios de organización de archivo. Las empresas e instituciones están comenzando a ser conscientes de la importancia de gestionar con eficacia y eficiencia la documentación corporativa y para ello, necesitan de profesionales que racionalicen sus archivos, manteniendo en sus instalaciones la documentación de uso diario, almacenando con garantías de recuperación aquella que tiene menor uso y destruyendo, con garantías, la que está duplicada y/o ha dejado de tener vigencia.

Realmente, esta necesidad que poco a poco se va haciendo patente en las organizaciones, supone una gran oportunidad para ofrecer este servicio en régimen de externalización y consultoría documental o de archivo, ya que en muchos casos el saneamiento del archivo de la organización es clave e implicará la realización de procesos y operaciones tales como digitalización de documentos,custodia de archivo, implantación y configuración de software de gestión documental, organización de expedientes, ahorro de costes de impresión, ahorro de tiempo de acceso a la información, etc., que requieren de conocimientos especializados en gestión documental y del manejo y acceso a maquinaria específica, que implica una capacitación técnica a la que dichas organizaciones no tienen acceso en la mayoría de los casos.

Realmente no se puede decir que haya unanimidad. Hay un mercado muy competitivo, integrado por soluciones de gestión documental libres y propietarias. Pero no es así de simple, no se trata de instalar un software sin más, si no que para que su uso sea efectivo requiere un estudio previo de las necesidades de gestión de la documentación que una empresa tiene y una posterior personalización del sistema de información escogido y la formulación de una política de uso para cada caso concreto. Podemos encontrar varias casuísticas:

• Aquellas organizaciones que están temerosas de informatizar su gestión y funcionan a golpe de correo electrónico. Cada trabajador con su ordenador y en las que la documentación se duplica constantemente. Suelen apoyarse en un archivo físico en el que “nunca se encuentra nada” y solo algunos miembros saben “cómo encontrarlo todo” debido a su veteranía. Se crean “silos de información” improductivos.
• Aquellas organizaciones que han descubierto que la gestión documental puede ser una aportación de valor, aunque entran tímidamente en este nuevo mundo, contratando un software y quizá una consultoría, pero no confían completamente en lo digital, y no realizan la inversión suficiente que requeriría la implantación de una Oficina sin Papeles, de forma que informatizan su gestión documental pero mantenienen la documentación en custodia física, bien en sus instalaciones o en custodia externa. A veces, sin mucho sentido con el solo argumento del “miedo a perderlo todo”.
• Finalmente, aquellas empresas que están plenamente convencidas de laOficina sin Papeles y procuran realizar todos los procesos de digitalización, gestión, almacenamiento, preservación y difusión de los documentos, mediante el uso de tecnologías digitales como soluciones ECM, almacenamiento en cloud, etc.

La realización de operaciones de gestión con documentos en papel, e incluso su custodia física, implica contar con el espacio necesario para albergar los documentos o la externalización del servicio en una empresa especializada. También supone contar con las medidas necesarias para evitar, en lo posible, la degradación de los documentos a lo largo del tiempo.

La conservación de los documentos implicaría, a su vez, disponer decontenedores de almacenamiento y personas dedicadas especialmente a su mantenimiento, algo que en muchas empresas e instituciones no es posible por falta de formación o de tiempo del personal. La solución pasa nuevamente por externalizar el servicio, lo cual implica también un gran ahorro de costes. La ganancia en orden, productividad y en eficacia de las operaciones, compensa en muchos casos a la inversión inicial, requerida por la externalización.

La Oficina sin Papeles es un proceso de cambio en la gestión documental de una organización, que implica la digitalización de toda la documentación, su almacenemiento en un repositorio digital (gestor documental), el saneamiento de su utilización y la consulta de la misma, preferentemente, por medios telemáticos que recuperan los documentos de la red corporativa asentada sobre Internet.

Surgida en los años 40, pero denostada posteriormente por los sistemas de impresión que produjeron el efecto contrario, la idea de Oficina sin Papel se ha convertido en una filiosofía de gestión empresarial innovadora, a raíz de la aparición de los modernos sistemas de MRPs y ERPs. La versiones electrónicas de la firma y la factura han eliminado muros que antes se consideraban insalvables en relación al contrato y la factura, dos de los documentos más habituales en la gestión empresarial, incluso en lo referido a las garantías de seguridad de la informaciónque contienen.

La implantación definitiva de una oficina con cero papelsuele chocar con regulaciones gubernamentales, procesos de negocios ya establecidos y desconocimiento de las ventajas y aplicabilidad de las tecnologías de gestión documental. Aunque, en España, la adopción de la factura digital por parte del la Agencia Tributaria y el apoyo del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, ha supuesto un gran impulso, de ahí a su implantación definitiva, queda mucho camino por recorrer tanto en la administración pública como en el sector privado.

La confirmación paradójica de que los soportes magnéticos como CD y DVD han resultado ser mucho más vulnerables que el soporte papel para la impedir la obsolescencia tecnológica, y que sucesos como la operación Megaupload han convencido a algunos de que la total sustitución de documentos en papel por archivos digitales supondría el riesgo de que una operación similar, en cualquier otro servidor, privaría a las organizaciones de acceder a sus documentos digitales, ha metido el miedo en el cuerpo a muchos Directores Generales, muchos escépticos e ignorantes de las virtudes de las ventajas de la gestión documental informatizada, y ha fomentado el surgimiento de una nueva conceptualización híbrida en la que se admite la eliminación del papel en determinadas áreas (facturación electrónica, etc.), mientras que en otras se sigue manteniendo el trabajo de documentos en papel y la custodia a largo plazo, en instancias dedicadas a servir como improvisados <<Archivos Históricos>>....

Fuente: http://www.dokumentalistas.com/articulos/oficina-sin-papeles-alternativa-o-complemento-a-la-custodia-documental/