Ventajas del Expediente Electrónico Único del Asociado

La presión por la rentabilidad, la eficiencia en la prestación de servicios y la debida transparencia son retos fundamentales del Sector Asociativo, obligado a innovar y modernizarse para poder cumplir con las expectativas de sus afiliados.

En consecuencia se está produciendo un interés renovado por lograr un verdadero “Expediente Electrónico Único del Asociado” a través de la implementación de sistemas de información específicos que permitan centralizar en un solo punto toda la información relevante de un asociado: sus datos de afiliación, documentos identificativos, su historial crediticio, sus solicitudes de servicio, la correspondencia y, en general, cualquier información o registro de transacción que haya tenido origen o destino en dicho asociado.

Este interés se ve reforzado en algunos países como Colombia, donde se encuentra actualmente en trámite una resolución administrativa de la Superintendencia de la Economía Solidaria (descargar resolución oficial) por la cual se obligaría a todas las asociaciones vigiladas (cerca de 12.000) a poner en práctica un Programa de Gestión Documental conforme a las directrices del Archivo General de la Nación, basado en los siguientes instrumentos:

a) Programa de gestión documental;
b) Tablas de retención documental;
c) Cuadro de clasificación documental;
d) Tablas de valoración documental y
e) Reglamento interno de archivo.

Según el artículo 6 de esta resolución, en la implementación de los programas de gestión documental se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de la información, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción, y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en las tablas de retención documental para cada una de las series documentales.

Cómo se implementa un Expediente Electrónico Único:

Lo primero es inventariar qué información relacionada con el asociado debe ser recogida en el expediente y en qué formato. Aquí existen varias categorías a definir:

• Datos de afiliación, algunos deberán renovarse otros serán permanentes
• Datos crediticios, normalmente se renuevan cuando se realizan nuevas solicitudes
• Correspondencia con el afiliado
• Historial de servicios, incluyendo los aprobados y los denegados
• Registros de transacciones, especialmente los ingresos y/o egresos realizados a la cédula del asociado

Para lograr un expediente único, es importante que cualquier documento sea referenciado con el código de identificación del asociado (normalmente su cédula de identidad), lo que permitirá su clasificación automática dentro de dicho expediente. Alternativamente, aquellos documentos que no estén marcados con el código de identificación deberán clasificarse manualmente dentro del expediente, como los documentos de correspondencia.

Un expediente único debe permitir conformar agrupaciones documentales de índole diversa, incorporando tanto formatos físicos (convenientemente digitalizados), como formatos electrónicos (sin necesidad de imprimirlos). Obviamente respetando los principios de orden natural y procedencia, así como garantizando técnicamente la veracidad y originalidad de la información e imágenes almacenadas.

Otro aspecto fundamental será la capacidad de generar documentos a partir de plantillas, de manera que sea posible eliminar el papel, al menos progresivamente, teniendo en cuenta que la mayoría de los formatos son producidos internamente como soporte de las transacciones realizadas o decisiones tomadas. ¿Por qué seguir generando papel en una asociación cuando la mayor parte de los documentos son de consumo interno?

Qué otras capacidades se requieren en un sistema de información:

Para poder alcanzar un “Expediente Electrónico Único” se requiere disponer de un sistema de gestión electrónica de documentos de archivo (SGEDA), capaz de gestionar toda la documentación de la entidad de una forma transversal, con la posibilidad de adicional de integrarse con otros sistemas informáticos existentes o futuros.

Recordemos brevemente las funcionalidades básicas que se necesitan:

• Ventanilla única de correspondencia (registro oficial de entradas/ salidas y digitalización)
• Repositorio virtual único y potentes buscadores
• Gestor de expedientes con workflow de trámites
• Gestión de facturas de proveedores
• Gestión de PQRs
• Gestión de pagos (comprobantes contables)
• Generador de formularios para producir documentos a partir de plantillas
• API de integración con sistema contable, facturación electrónica y otros procesos
• Gestión electrónica de los inventarios físicos (transferencias, préstamos, retención y disposición final).

Fuente: http://www.blocument.com/index.php/2016/02/11/ventajas-del-expediente-electronico-unico-del-asociado/