Beneficios de una Política de gestión de documentos y archivos

Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante para la organización. La adopción de criterios normalizados y conforme a la legislación en relación a la gestión de documentos resulta esencial para las organizaciones y para la sociedad ya que permite proteger y conservar los documentos como prueba y evidencia de sus funciones, actividades y derechos. Una Política de gestión de documentos que estructure un sistema de gestión de documentos consistente es un instrumento muy útil como fuente de información sobre las actividades de una organización o institución que puede servir, además, de apoyo a la toma de decisiones y a posteriores actividades, ya que los documentos permiten a las organizaciones y a la sociedad en general:

• Realizar sus funciones y actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable
• Prestar servicios al ciudadano y a otras organizaciones públicas o privadas
• Servir de apoyo y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones en los niveles directivos
• Proporcionar consistencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración
• Proporcionar exhaustividad y fiabilidad a la memoria corporativa
• Disponer de los documentos pertinentes para apoyar la toma de decisiones
• Ejecutar más eficazmente las actividades en el seno de la organización o institución
• Evaluar de manera fiable los resultados de la organización
• Garantizar la continuidad en caso de catástrofe
• Cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas también todas las actividades y funciones del tratamiento archivístico
• Cumplir con los requisitos de supervisión y auditoría
• Proporcionar protección y apoyo en litigios y tribunales
• Justificar derechos y deberes, tanto de la propia organización como de terceras partes
• Mejorar la seguridad de los documentos y gestionar sólidamente la información sensible de las personas o de carácter confidencial de la propia organización o de terceros
• Eficacia y ahorro en infraestructuras e instalaciones
• Transparencia y acceso a las partes interesadas presentes y futuras
• Aumentar la confianza del cliente y de la sociedad en general en relación a la integridad de la organización
• Proteger los intereses de la organización y los derechos de sus empleados
• Proporcionar pruebas y evidencias sobre actividades personales, culturales y de las organizaciones
• Cubrir las obligaciones que exigen los principios de transparencia y rendición de cuentas
• Proteger, conservar y preservar la memoria corporativa, personal o colectiva
• Identificar los documentos vitales o esenciales para la organización de manera que la organización pueda seguir funcionando en caso de graves alteraciones
• Reducir los riesgos de pérdida de datos o de destrucción de los documentos
• Apoyar y documentar las actividades de investigación presentes y futuras, las realizaciones, los resultados, así como la investigación histórica, etc.

A su vez, la falta de una correcta Política de gestión de documentos y archivos y la ausencia de un sistema de gestión de documentos sólido, puede suponer:

• El incumplimiento de los requisitos legislativos y normativos
• La desacreditación de la institución y daño en su reputación
• Incapacidad para proporcionar prueba de las actividades de la organización y la correspondiente rendición de cuentas
• Pérdida de evidencia de la actividad organizativa
• Duplicación de esfuerzos y mal manejo de recursos y activos
• Eliminación y destrucción ilegal de sus documentos
• Incapacidad para aprovechar plenamente los datos y el conocimiento corporativo así como todo el potencial de información y conocimiento de la organización
• Conducción de los negocios de la organización de manera inconsistente e ineficazmente
• Planificación estratégica deficiente y malas decisiones basadas en una información inexacta
• Pérdida de documentos esenciales o vitales ante desastres o alteraciones, etc.

Fuente: http://mgd.redrta.org/guia-de-implementacion-gerencial-politica-de-gestion-de-documentos-y-archivos/mgd/2015-01-21/124946.html