martes, 7 de junio de 2016

Instrumento de control: la relación e entrega o formulario de transferencia


La relación de entrega, formulario de transferencia u hoja de entrega, es el documento que acompañará a toda transferencia de fondos y debe facilitar la información sobre la documentación a transferir.
Su objetivo fundamental es permitir el control de los documentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la responsabilidad de su custodia del archivo u oficina remitente al archivo receptor.
En consecuencia, es imprescindible que el contenido de las cajas sea descrito de forma identificable, exhaustiva y pertinente, pues de lo contrario no será posible controlar si un expediente concreto ha sido transferido o no, ni permitir una recuperación eficiente de la documentación.
Es recomendable que se trate de un formulario normalizado, para que la información que se reciba en el archivo sea homogénea y pertinente. Siguiendo el modelo utilizado por la Universidad Pública de Navarra, los datos que se deben consignar son los siguientes:
1. Datos de la unidad remitente:
  • Unidad: denominación de la unidad
  • Responsable: nombre y apellidos del responsable que ejecuta la transferencia
  • Coordinador de archivo: nombre y apellidos de la persona que prepara la transferencia de documentos
2. Datos administrativos:
  • Número de unidades transferidas: indica el número total de cajas normalizadas de archivo que forman el conjunto de la transferencia
  • Fecha: recoge la fecha en la que se remite la documentación
  • Código de unidad (a cumplimentar por el archivo receptor): recoge el código de la unidad remitente en atención a las codificaciones normalizadas por el archivo
  • Número de registro (a cumplimentar por el archivo receptor): recoge el número de orden correspondiente a esa transferencia en relación con el total de transferencias recibidas por el archivo
3. Descripción de la documentación:
  • Número secuencial de caja: indica el orden secuencial de la caja en la que se aloja la documentación objeto de descripción
  • Código: recoge la indicación del código o códigos de clasificación correspondientes a la documentación que integra la caja
  • Contenido: especifica con suficiente detalle el tema concreto al que se refiere la documentación. No puede haber idéntica descripción de contenido para dos o más cajas
  • Fechas extremas: indica el intervalo temporal de los documentos
  • Signatura (a cumplimentar por el archivo receptor): indica el número definitivo de la caja en el depósito de archivo
  • Observaciones (a cumplimentar por el archivo receptor): recoge los comentarios derivados de las tareas de comprobación por parte del archivo sobre las descripciones consignadas por la unidad remitente
4. Validación:
  • Firma del responsable de la unidad remitente: indica la aprobación por parte del responsable de la salida de los documentos de la unidad con destino al archivo receptor. En el formulario definitivo que se remite por parte del archivo receptor, indica la aceptación de la información (a efectos de traslado de responsabilidad en la custodia de los documentos) y tener conocimiento de los datos administrativos y signatura de las cajas en el depósito del archivo.
  • Fecha y firma del responsable del archivo: indica la validez de la información consignada en el formulario a efectos de inventario y control de la documentación y, asimismo, aceptación de la responsabilidad de custodia de los documentos.
En el archivo receptor se deberán cotejar o verificar los datos consignados en la relación de entrega, para comprobar que la información que aparece corresponde con los documentos que se reciben, ya que, a partir de ese momento, el archivo se hace responsable de ellos. Una vez verificado, se incluyen los datos que debe cumplimentar el archivo y se firmará la relación, dando a entender el visto bueno del responsable del archivo.
La relación de entrega o formulario de transferencia debe redactarse por triplicado para de esta forma devolver una de las copias a la unidad o archivo remitente y conservar las otras dos en el archivo receptor, una en el registro general de ingresos y otra en el registro de unidades remitentes.
Mediante este instrumento de control se cumple una doble función:
  • Es el elemento que prueba el traspaso de documentación con la aceptación y validación de dicha transferencia
  • Se facilita el control y la localización de los documentos, tanto a la unidad remitente como al archivo.

Fuente: http://mgd.redrta.org/directrices-transferencia-de-documentos/mgd/2015-01-27/105124.html#top

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