La Unidad documental de Archivo de una empresa tendrá que embarcarse en proyectos de establecimiento de pautas de trabajo de digitalización con fines de difusión, depósito y preservación digital. Además de recoger, almacenar y difundir, se pretende que perdure y que esté disponible y sea recuperable a lo largo del tiempo. Preservación digital o lo que es lo mismo la conservación que asegure la accesibilidad y la recuperación de materiales digitales.
Nuestra idea en esta web no es exponer de manera exhaustiva las técnicas de digitalización de documentos en soporte papel. En cualquier caso se contemplan y se realiza una aproximación que recoge información sobre los recursos necesarios que formen parte importante de un aspecto de la preservación a largo plazo de una institución comprometida en proyectos de digitalización. Se seguirá una metodología basada en informes representativos en la puesta en marcha de planes de preservación digital como los de la IFLA y su borrador de prescripciones técnicas, estándares y directrices como los de la ISO (OAIS) y su modelo cuya misión explícita es la de preservar la información de cualquier tipo o las recomendaciones de la Unesco y su carta para la preservación de objetos en repositorios digitales normalizados.
La conservación de la información digital es indudablemente cara y requerirá de un buen equipo técnico de profesionales y equipamiento que serán tratados a nivel conceptual. Por lo tanto en la selección y configuración sobre qué modelo se escogerá para orientar el proceso de digitalización para la preservación y difusión de modo que se asegure que no solo se considerarán cuestiones como el valor del material seleccionado y el interés de sub-contenido, sino también cuestiones relacionadas con la viabilidad técnica, los aspectos legales y las circunstancias de la empresa. El propósito principal será posibilitar el acceso a materiales (archivos, mapas, objetos, revistas, actas, documentos administrativos, informes.,) cuyo original solo pueda consultarse visitando su repositorio específico.
Al capturar, se deben tomar en consideración tanto los procesos técnicos implicados en la digitalización como los atributos de los documentos originales. Estos atributos pueden ser de distintas dimensiones y nivel tonal (color o blanco y negro). Los documentos originales también pueden caracterizarse por el modo en que se han producido: a mano (tinta), mecanografiados o impresos, o por métodos fotográficos o electrónicos. El control de calidad es un elemento importante en cada una de las etapas de un proyecto de digitalización. Será necesario un programa de control de la calidad para proyectos propios. Se tendrá en cuenta su almacenamiento en el repositorio y el servidor de archivo siguiendo principios de ordenación archivística o bibliotecaria e integrando metadatos en los documentos y en las agrupaciones. Destacar tres aspectos del contexto de un documento:
En primer lugar, está la información contextual contenida en el documento (por ejemplo, la firma del director de la emrpesa). En segundo lugar, está la relación entre un documento y otro en un fondo. Y en tercer lugar, está la actividad en la que se generó ese documento.
La información contextual vincula los documentos con el entorno administrativo y funcional (actividades y procesos) en que han sido producidos, así como a otros documentos.
El objetivo es proporcionar:
- La información necesaria para una comprensión completa y adecuada de los documentos;
- La información necesaria para una comprensión completa y adecuada de las actividades y operaciones a las que se refieren los documentos (por ejemplo, competencias, responsabilidad, departamentos etc.);
- Información sobre los procesos asociados a los documentos (por ejemplo, la valoración, la migración, la transferencia, etc.);
- Información para la gestión y conservación eficiente de los documentos a lo largo del tiempo;
- Información para la recuperación y el acceso eficiente de los documentos.
La información contextual también permite verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos. Esto es de especial importancia en el caso de los documentos electrónicos. Las funciones, los procesos de trabajo y el sistema de archivo de las organizaciones que los crean forman parte del contexto de sus documentos. El contexto puede conservarse mediante elementos internos del documento (por ejemplo, documentos adjuntos, información adjunta, enlaces, números y códigos de referencia) o mediante elementos externos (por ejemplo, los metadatos).
Los metadatos son una parte esencial de la información contextual. La Norma Internacional sobre Gestión de Documentos explica este concepto específicamente desde la perspectiva de la gestión de documentos como los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
Por tanto para describir imágenes digitales son necesarios lo metadatos que son datos estructurados acerca de los datos. Los metadatos también pueden definirse como datos que facilitan la gestión y el uso de otros datos.
El uso de metadatos se encuentra estrechamente relacionado con las reglas de descripción y catalogación de publicaciones impresas como ya se ha comentado. La diferencia es que en el mundo digital se necesitan categorías adicionales de metadatos para soportar la navegación y la gestión de los ficheros de datos. Los metadatos para la descripción de objetos digitales pueden incluir distintos tipos de información. El proyecto “Making of America II” de la Biblioteca del Congreso identificaba en 1998 tres categorías de metadatos:
- Metadatos descriptivos para la descripción e identificación de los recursos de información
- Metadatos estructurales para la navegación y la presentación
- Metadatos administrativos para la gestión y el proceso
Los metadatos pueden servir para diferentes propósitos, como la recuperación, la disponibilidad, la autenticidad, la fiabilidad, el mantenimiento, la conservación y la valoración. Los metadatos son particularmente importantes para los documentos electrónicos, dado que establecen “la relación entre un documento y su contexto funcional y administrativo. Por tanto, los documentos electrónicos dependen en buena medida, no sólo de que el contexto administrativo esté bien documentado, sino de metadatos que describan cómo se registra la información”
Desde el punto de vista de la empresa que produce y gestiona documentos, podrían considerarse dos categorías de metadatos:
- metadatos que proporcionan información contextual sobre las actividades; y
- metadatos que reflejan la gestión del documento después de su incorporación y almacenamiento en el sistema de archivo.
Cada una de estas categorías exige elementos de metadatos distintos.
Llevar a cabo un proyecto de digitalización significa establecer un equilibrio entre las necesidades de los usuarios reales y potenciales, la infraestructura tecnológica utilizada por el proyecto y los recursos financieros y humanos disponibles.
En el análisis de las necesidades técnicas de la construcción de un entorno de trabajo para un proyecto de digitalización se tienen en cuenta un requerimiento mínimo operativo que consta tanto de hardware como de software, factores ambos dinámicos en el desarrollo del futuro previsible.
Aunque cualquier lista de requisitos mínimos se queda casi inmediatamente obsoleta y además debe ser bastante general, el siguiente paquete básico de tecnologías de la información y de la comunicación debería ser suficiente para llevar a cabo un proyecto de digitalización a un nivel básico:
- Un Pc normal, como mínimo memoria de acceso aleatorio (RAM) dos veces mayor que la recomendada para los requisitos de oficina habituales.
- Memoria dedicada en el servidor de almacenamiento, el procesado de imágenes necesita mucha memoria. Un escáner de alta resolución. Conexión a la red.
- El soporte del software de código abierto Linux, sistema escogido para el proyecto bajo los términos del GNU Licencia Pública General constituye una comunidad de usuarios independiente de las fuerzas del mercado que limita la obsolescencia del software.
Y Koha, DSpace y Joomla como recolectores digitales, que proporcionan una nueva forma de organizar la información y publicarla en internet. Tecnologías web que generan dinámicamente una serie de páginas en un formato estándar, soportado por navegadores web comunes como HTML o XHTML. Generalmente cada página web individual es enviada al cliente como un documento estático, pero la secuencia de páginas provee de una experiencia interactiva.
Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/sistema-gestor/digitalizacion-y-conservacion/
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