SERIE DOCUMENTAL - DEFINICIONES

SERIE DOCUMENTAL:

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Ejemplo: SERIE DOCUMENTAL: HISTORIA LABORAL

Es producida por la Oficina de Recursos Humanos y su contenido es singular, razón por la cual se considera SERIE.

SUBSERIE DOCUMENTAL:

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

SUBSERIE DOCUMENTAL: De Funcionarios de Planta

Esta clasificación obedece al tipo de vinculación de cada persona a la institución y los documentos específicos que se requieren para tal vinculación.

FOLIACIÓN

La foliación en documentos de archivo es preciso en los asuntos de organización archivística. 

Asume dos propósitos principales: 

1. ·     Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y
2. ·      Controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. 

Asimismo, permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).

De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundario (archivo central al archivo histórico).

Definiciones: 

1. Folio: Hoja.

2. Foliar: Acción de numerar hojas.

3. Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ...

7. Paginar: Acción de numerar páginas. Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos.

Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.