miércoles, 14 de febrero de 2018

Instrumentos que se utilizan para la descripción documental


Existen instrumentos que nos ayudan en este proceso tan importante para el archivo como lo es la descripción, entre ellos tenemos:

Guías: Se utiliza a nivel de fondo, es un instrumento de consulta que brinda  información sobre un archivo como características generales de los fondos, historia de los organismos productores, relaciones entre las secciones y las series,bibliografía, horarios de apertura y servicios.

Hay dos tipos de guías:
  • Generales: Nos dan información sobre el fondo
  • Específicas: Brindan información sobre una sección o serie específica de un fondo 
 Inventarios: Se realiza con la intención de conocer el contenido del acervo documental , consiste en la enumeración de todos los elementos que forman un conjunto de documentación que se trabajara, siguiendo un orden de colocación en el archivo, mencionado conjunto de documentos puede ser desde un archivo completo, un solo fondo de archivo, hasta pieza documental. Es de gran importancia porque sirve para tener control de la documentación y además orienta e informa al investigador o usuario de nuestro archivo.

Catálogos: Es un instrumento más detallado que la guía, permite a los usuarios conocer las series, su volumen y alcance. Describe de forma ordenada y individualizada las piezas documentales de una serie, se realiza pieza por pieza.
Los catálogos contienen la fecha completa con el año, mes, día y lugar) el tipo documental, autor, destinatario, asunto, datos externos y signatura.

Además también tenemos auxiliares de la descripción los cuales son:
Listas de remisión: Sirven para cederle la custodia de los documentos legales a otra persona, sirven como acto probatorio, para realizarlas la documentación debe estar ordenada, descrita y clasificada. Es un instrumento muy sencillo y fácil de adaptar a cualquier archivo.Posee un número de orden, la cantidad de documentos que se va a transferir, la signatura que lo ubica en el espacio físico, el contenido en el cual se escribe un pequeño resumen del documento, las fechas extremas y el número de folios.

Tablas de plazos: Son para la conservación documental y sirven para la selección y eliminación de los documentos, nos dice cuando debemos depurar los documentos, en ella se establecen los tipos de documentos de la institución

Indices:  Son una serie de listas que se refieren generalmente a palabras que aclaran nombres de personas, lugares, temas y materias. Sirven de apoyo a las Guías, inventarios y catálogos.Son auxiliares de la descripción y se ordenan alfabéticamente o numéricamente. Son considerados instrumentos auxiliares de la descripción porque ayudan a ubicar de manera rápida la información que se encuentra en los fondos, subfondos, series y piezas documentales
Todos estos instrumentos son indispensables para que el archivista tenga más control sobre su archivo y pueda poner la información al servicio de sus usuarios. Por lo tanto todos estos profesionales deben conocerlos y aplicarlos en su acervo.

Fuente: https://todosobredescripciondocumental.wordpress.com/2012/10/05/instrumentos-que-se-utilizan-para-la-descripcion-documental/

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